Tanium automatizza i processi per gestire in modo più efficiente gli endpoint della rete e offrire sicurezza a un base di clienti in rapida crescita

Tanium aiuta le maggiori aziende internazionali del settore pubblico e privato a gestire e proteggere gli endpoint della rete, dando loro la visibilità necessaria per individuare e risolvere i problemi legati a conformità, licenze, configurazione, autorizzazione e sicurezza. Con la pandemia da COVID-19, che ha costretto milioni di dipendenti a lavorare da remoto, la sicurezza degli endpoint è diventata ancora più importante, e Tanium è cresciuta rapidamente per rispondere alle esigenze dei clienti. Smartsheet aiuta Tanium a scalare i suoi processi operativi, come la gestione dei progetti, in modo da offrire maggiore efficienza e coerenza, consentendo al personale di supportare i colleghi senza sovraccaricare i loro team e sistemi.

"Diventare più efficienti non significa automatizzare al di là delle esigenze di una posizione", afferma Hunter Outlaw, nuovo program manager per l'IT presso Tanium. "Se lavoriamo tutti a pieno regime, e a volte anche più che a pieno regime, è ovvio che la qualità ne risenta. Dobbiamo interagire con numerosi referenti e anche un'attività semplice come l'invio manuale di un promemoria a un appaltatore può avere un effetto moltiplicatore e far perdere molto tempo. Poter automatizzare le notifiche e le richieste permette di ridurre il carico di lavoro a una quantità gestibile, in modo da potersi dedicare all'innovazione e valorizzare di più il proprio lavoro."

Standardizzare i processi personalizzando allo stesso tempo i singoli progetti

Outlaw è entrato in Tanium come membro del team di gestione degli immobili e degli impianti e ha scoperto Smartsheet mentre era alla ricerca di uno strumento capace di standardizzare la gestione dei progetti. Ha subito apprezzato Smartsheet Control Center che gli permetteva di creare modelli coerenti ma anche facilmente personalizzabili per adattarli alle esigenze specifiche di ciascun progetto. Altra caratteristica considerata impagabile era la possibilità di creare una vista unificata di tutte le attività svolte nel team con le attività principali di ogni giorno ben evidenziate. Oggi Outlaw adotta un approccio simile per i progetti e i programmi IT, definendo processi che possono essere personalizzati con facilità per automatizzare e far avanzare tutti i compiti di una sequenza complessa.

"Puoi avere tutti i tipi di strumenti che vuoi per gestire i progetti in un determinato settore, ma la verità è che i progetti sono tutti diversi", dichiara Outlaw. "Si può forse pensare che le attività degli immobili commerciali siano tutte uguali, ma puoi trovarti a dover demolire e ricostruire un parcheggio di 320.000 metri quadri come a realizzare un data center per ambienti sterili. Le soluzioni preconfigurate non possono tenere conto di tutti i dettagli che caratterizzano i vari progetti. Con Smartsheet posso organizzare gli elementi e creare modelli, ma anche avere la libertà di aggiungere una riga o cambiare il titolo di un'attività principale, e di conseguenza di tutte le sue attività secondarie, senza doverlo chiedere a un programmatore, anche avessi l'autorità o il budget per farlo."

Di recente, Outlaw ha lavorato con il team Governance, Risk, and Compliance Management (GRC) di Tanium per esaminare in parallelo i report sui rischi. Il processo esistente prevedeva report sui rischi a compilazione manuale tramite e-mail, telefonate, messaggi istantanei e anche incontri in presenza. Dopo aver valutato e ridisegnato il processo di gestione dei rischi, il team GRC ha sviluppato una soluzione Smartsheet basata su modulo con requisiti di dati coerenti che utilizza percorsi automatizzati per ordinare i problemi in base alla loro urgenza e inviarli alla persona più competente per risolverli. Smartsheet consente al team di mettere in relazione gli indicatori del business e abbinarli con dati in tempo reale provenienti dai sistemi di proprietà di Tanium. Ciò crea un quadro olistico del rischio di cui è quindi possibile tracciare le relazioni con gli altri rischi e il contesto.

"Prendendo tutte le informazioni relative a un problema specifico e incanalandole, aumenta la velocità con cui possiamo analizzarle", afferma Outlaw. "Invece di estrarre le parole chiave da un paragrafo o leggere tra le righe, abbiamo menu a discesa che ci aiutano a capire cosa preoccupa realmente il mittente: quale dei nostri obiettivi è a rischio? Quale asset è interessato? Quali sono le implicazioni? Possiamo quindi generare report e agire sui dati molto più velocemente, possiamo mettere i dati in relazione e organizzarli in modo da poter osservare subito le tendenze."

L'automazione favorisce l'assunzione della responsabilità

Outlaw afferma che l'automazione in Smartsheet migliora l'assunzione di responsabilità, in quanto funge da componente standardizzato che supporta la creazione dei processi nell'ufficio di gestione dei progetti, o PMO (Project Management Office).  I team possono creare soluzioni che assegnano automaticamente le attività a persone specifiche in base a criteri definiti. In molti casi la soluzione delinea i processi per l'esecuzione di un'attività. I meeting possono essere utili per approfondimenti e per decidere insieme quali approcci adottare, non solo per individuare chi si dovrà assumere la responsabilità di stabilire le azioni da intraprendere in futuro.

"Un vantaggio reale correlato direttamente ai costi è l'effetto sociale ridondante", fa notare Outlaw. "A tutti noi può capitare di dover svolgere un'attività molto complessa. Se nessuno ci dice esplicitamente: 'È una tua precisa responsabilità e questa è la procedura da seguire', l'attività può finire per scivolare in fondo all'elenco delle priorità. Non perché non sia importante, ma perché non capiamo chi debba agire, cosa fare e quanto tempo richiede. Puoi usare Smartsheet per creare punti di controllo della qualità e punti decisionali per dire 'Questa attività è in attesa, qualcuno deve assumersene la responsabilità e fare X, Y e Z'. Ciò favorisce l'assunzione di responsabilità ed elimina la possibilità di dissonanze cognitive. Anche se sembra un elefante, almeno so in quanti bocconi posso mangiarmelo."

Molti progetti Tanium richiedono una collaborazione tra team diversi, quindi definire i ruoli che devono gestire le singole attività evita che si crei confusione su quale team sarà responsabile della fase successiva. Definendo i processi in dettaglio e associandoli con sequenze automatizzate in Smartsheet, Tanium semplifica ciò che può essere semplificato nei carichi di lavoro complessi.

"Credo sia normale sentirsi attratti dalla via più facile", dichiara Outlaw. "Ma, in qualità di leader nella creazione di strumenti e orientato al successo, è tuo dovere cercare di allineare 'la via più facile' all'obiettivo aziendale. Se devo chiedere di fare qualcosa, deve essere più facile farlo che non farlo. Creare una sequenza ordinata di eventi con flussi di lavoro di automazione e approvazione aiuta proprio a realizzare questa situazione."

Pianificazione della crescita con dati strategici in tempo reale

Outlaw ritiene che la visibilità sia uno dei risultati più importanti della gestione dei processi standardizzata e ottimizzata. Tanium usa le dashboard per aggregare e visualizzare i dati in modo che le parti interessate possano vedere i progetti a rischio e le prestazioni in termini di budget e possano sviluppare le tendenze che incidono sul business. Poiché queste dashboard rappresentano informazioni in tempo reale, i dipendenti non devono più interrompere ciò che stanno facendo per rispondere alle domande.

"Penso che chiunque usi Smartsheet dedichi appena cinque minuti alla creazione di una pagina con le metriche", afferma Outlaw. "Metriche molto semplici, ad esempio il budget stabilito rispetto alle spese sostenute, il numero di attività a rischio o i tipi di progetti che il team riceve. Questi dati possono aiutarti a vedere le tendenze che sono più importanti, soprattutto se si sviluppano i processi a partire dai risultati. Se abbiamo una curva di crescita costante per i progetti IT, so che probabilmente avremo un paio di mesi molto intensi e che devo prepararmi adeguatamente, cosa di cui avrei potuto non accorgermi. Chiarisci capire prima gli obiettivi che vuoi raggiungere e crea la tua soluzione in modo che fornisca informazioni in tempo reale, non avrai più dati errati o obsoleti, né dovrai aspettare che le informazioni ti vengano fornite da altri prima di poter prendere una decisione."

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