Sutherland usa la soluzione per PPM di Smartsheet e risparmia ogni anno 1 milione di dollari, offrendo alla leadership visibilità delle attività aziendali in tempo reale

Sutherland è un'azienda che si occupa di trasformazioni digitali che vanta una grande esperienza. La nostra missione consiste nell'offrire esperienze altamente studiate e ingegnerizzate a clienti e dipendenti. Da oltre 35 anni ci occupiamo dei clienti dei nostri clienti, fornendo risultati misurabili e accelerando la crescita. I nostri prodotti e le nostre piattaforme, proprietari e basati sull'intelligenza artificiale (IA), vengono sviluppati usando IP e automazione validi.

Sutherland si avvale della soluzione per PPM di Smartsheet per gestire i progetti e automatizzare i framework dei progetti in tutta l'azienda.  Le principali aree aziendali in cui Smartsheet è stato integrato con successo includono la Gestione dei progetti, le Risorse umane, l'Acquisizione di talenti e l'Eccellenza del servizio. "La nostra azienda ha uno spirito imprenditoriale.  Il cambiamento è una costante.  Avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di continuare ad essere agili", ha dichiarato Bill Lafferty, Associate Vice President, Transition Services per Sutherland. "Avevamo bisogno di uno strumento che potesse adattarsi prontamente alle nostre esigenze, e quello strumento è Smartsheet".

Sutherland è un'azienda che continua a crescere velocemente, acquisendo continuamente nuovi clienti in nuove zone di tutto il mondo. "Quando sono entrato in azienda 12 anni fa, eravamo presenti in oltre 10 paesi.  Ora ci siamo allargati e siamo presenti in oltre 20 paesi con più di 61 centri di consegna e circa 40.000 dipendenti", dichiara Lafferty. Gestire una simile crescita non è facile. "Non disponevamo di una soluzione di PPM ufficiale, quindi usavamo diversi strumenti per gestire i progetti", prosegue Lafferty. "Di conseguenza, i dati dei progetti non sono stati ben integrati, e ciò ha reso complicata la visibilità dei programmi". Tatticamente volevamo passare dal nostro approccio ai programmi e ai progetti a un approccio trasparente, che potesse fornire alle parti interessate sia interne che del cliente un unico pannello di controllo.  Così abbiamo iniziato a cercare una soluzione PPM.  Sapendo che la nostra esigenza di flessibilità e personalizzazione non legava bene con i grandi strumenti per PPM presenti nel mercato, abbiamo iniziato a cercare una soluzione PPM contenuta.  Abbiamo scelto Smartsheet come strumento preferito per la PPM per via della velocità di adozione, l'intuitività dell'interfaccia e la possibilità di personalizzarlo per adattarlo alle nostre esigenze", afferma Lafferty.

Gestione centralizzata dei progetti con la PPM di Smartsheet 

Per superare tutte queste sfide, Sutherland ha adottato la soluzione per PPM di Smartsheet, usando Smartsheet per automatizzare i flussi di lavoro dei progetti e gestire centralmente tutti i progetti interni e con interazione dei clienti. "Abbiamo consultato vari prodotti, e abbiamo scelto Smartsheet perché ha un'interfaccia utente familiare a tante persone, cosa che sapevamo avrebbe agevolato l'adozione dello strumento e aumentato subito la produttività", ha dichiarato Lafferty. 

Sutherland oggi ha oltre 5.000 dipendenti che utilizzano Smartsheet.  I gruppi di utenti primari all'interno dell'organizzazione a utilizzare il prodotto sono i nostri PMO più grandi: TNT (Transition and Transformation, transizione e trasformazione), TPMO (Technology Project Management Office, ufficio tecnologico di gestione dei progetti), HR (Human Resources, risorse umane), TA (Talent Acquisition, acquisizione talenti) e il team di Eccellenza del servizio.  Il nostro PMO utilizza Workspace basati su modelli, composti da  fogli, report e pannelli di controllo di Smartsheet per monitorare ogni giorno centinaia di progetti. "Ciascun progetto dispone di pannelli di controllo Smartsheet multipli per utenti interni ed esterni, usati dai team di leadership e dalle parti interessate dei clienti per una visibilità centralizzata dello stato di ciascun progetto", afferma Lafferty. I team HR e TA di Sutherland sono responsabili della gestione di campagne di assunzione multiple in simultanea. Smartsheet consente loro di destreggiarsi con successo tra priorità molteplici e di inserire il nuovo dipendente con un processo senza intoppi. L'organizzazione dell'Eccellenza del servizio di Sutherland si affida a Smartsheet per integrare la complessa reportistica sulla gestione delle prestazioni globali con software di analisi aziendale Power BI. 

Sutherland usa flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet per gestire e aggiornare automaticamente i processi di approvazione, con notifiche inviate in automatico da Smartsheet per avvisare i titolari dei progetti in merito a pianificazioni e date importanti. Inoltre, Sutherland integra la PPM di Smartsheet con il suo software di tracciamento dei progetti JIRA.

Utilizzando licenze con restrizioni, Sutherland consente inoltre a terze parti di accedere a Smartsheet, in modo che i clienti esterni possano gestire le revisioni e le approvazioni dei progetti. Tutti i dati dei progetti vengono gestiti all'interno di un workspace Smartsheet, con un file di indice che estrae i dati da fogli multipli all'interno del workspace a fini di reportistica.

Maggiore visibilità in tutta l'azienda

Sutherland ha migliorato la visibilità dei progetti organizzandoli mediante la PPM di Smartsheet. "In fin dei conti, è solo una questione di visibilità", ha confermato Lafferty. "Ora abbiamo un singolo pannello di controllo, di modo che possiamo osservare l'intero portafoglio di prodotti e vedere tutto in tempo reale". 

Sutherland può ora comunicare con i leader dell'azienda in modo più semplice ed efficiente. "Grazie alla migliore visibilità ottenuta in Smartsheet, possiamo presentare informazioni concise sul progetto in un formato coerente, cosicché i nostri team di leadership possano prendere decisioni tempestive e maggiormente informate", ha proseguito Lafferty. Ad esempio, Sutherland può essere più proattiva in termini di attività aziendali. Al kickoff di un nuovo progetto, i relativi responsabili si concentrano inizialmente sui rischi e sui problemi comuni che potrebbero insorgere. "Grazie alle informazioni a nostra disposizione in Smartsheet, possiamo determinare le sfide aziendali e identificare rapidamente le cause alla radice", afferma Lafferty. "Quei dati ci danno una prospettiva unica sulle attività aziendali, che ci permette di trasformare proattivamente l'ambiente creando soluzioni vincenti sia per i clienti che per noi".

Impostazione del progetto ridotta da 45 minuti a 10 secondi, per un risparmio annuo di 1 milione di dollari 

Grazie all'automazione offerta dalla PPM di Smartsheet, l'organizzazione Servizi di transizione di Sutherland ha eliminato i processi manuali richiesti in passato durante la creazione di un nuovo progetto. "L'impostazione di un nuovo progetto richiede ora circa 10 secondi, rispetto ai 45 minuti prima di adottare la PPM di Smartsheet", ha affermato Lafferty. "Complessivamente, ciò ci consente di risparmiare 25 ore a settimana, che si traducono in un risparmio annuo di circa 129.000 dollari". L'organizzazione ha eliminato anche la necessità di un venditore terzo che fornisse funzioni di rete di dati tra più fogli di calcolo.

Altri team Sutherland stanno riscontrando risparmi economici e maggiore efficienza grazie a Smartsheet. Il team di Eccellenza del servizio di Sutherland sta inoltre sfruttando i vantaggi offerti dalla PPM di Smartsheet per guidare progetti di miglioramento che hanno generato un risparmio annuo di 1 milione di dollari. Il team HR di Sutherland ha riscontrato efficienza nelle retribuzioni grazie alla PPM di Smartsheet, acquisendo 10.000 entrate al giorno, con un tasso di eccezione inferiore al 10% nell'accuratezza delle retribuzioni. 

Soluzione temporanea di monitoraggio della puntualità creata in 48 ore

La rapidità di pensiero ha tenuto Sutherland in gioco quando uno dei suoi venditori di soluzioni per il monitoraggio della puntualità di recente ha subito interruzioni.  Un team di esperti ha realizzato una soluzione sostitutiva temporanea per le operazioni in Nord America all'interno di Smartsheet, distribuendola nell'azienda in 48 ore. Sutherland ha usato il sistema per il tracciamento della puntualità fino a quando la soluzione ufficiale non è tornata disponibile. "È un valido esempio di come usiamo Smartsheet per intervenire rapidamente e risolvere problemi aziendali anche notevoli", ha dichiarato Lafferty.

L'azienda sta ora pianificando di aumentare l'adozione di Smartsheet nell'intera azienda. "Notiamo un grande slancio su Smartsheet e sempre più persone in azienda riconoscono ora che Smartsheet può rispondere alle loro specifiche necessità aziendali", afferma Lafferty. "Fino ad ora, dal mio punto di vista, non c'è stato un solo problema che non siamo riusciti a risolvere con Smartsheet".

L'azienda sta ora pianificando di aumentare l'adozione di Smartsheet nell'intera azienda. "Notiamo un grande slancio su Smartsheet e sempre più persone in azienda riconoscono ora che Smartsheet può rispondere alle loro specifiche necessità aziendali", afferma Lafferty. "Fino ad ora, dal mio punto di vista, non c'è stato un solo problema che non siamo riusciti a risolvere con Smartsheet".

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