PTC riduce i tempi di pianificazione ed esecuzione delle campagne marketing del 30% grazie all'automazione e all'integrazione di Smartsheet

PTC sfrutta strumenti tecnologici per ottimizzare l'efficacia delle sue campagne marketing, con l'obiettivo di migliorare coinvolgimento ed efficienza. Oltre a strumenti di automazione per il marketing come l'AI Eloqua e Motiva, il toolkit di PTC si affida a Smartsheet per migliorare flusso di lavoro ed esecuzione dei processi. Di conseguenza, il team di automazione marketing ha già ridotto il tempo dedicato alla pianificazione e all'esecuzione delle campagne marketing del 30%.

"Smartsheet si è dimostrato una piattaforma preziosa e ben strutturata", afferma Deveney Kowalczyk, Senior Marketing Automation Specialist presso PTC. "Abbiamo creato un nostro processo di richiesta di immissioni molto valido grazie a Smartsheet, e ora siamo in grado di continuare a costruire su quelle fondamenta incorporando i punti di dati chiave nelle dashboard per i dirigenti, che mostrano il corpo del nostro lavoro. Poter vedere tutto in un unico posto, avere informazioni aggiornate in tempo reale, usare diversi report, parametri e widget grafici per completare la storia ha significato un enorme risparmio di tempo. Ad esempio, ora possiamo tracciare le tendenze di marketing più importanti, come l'aumento di richieste di eventi virtuali dovuto dalla pandemia. E siccome lo usiamo ora da qualche anno, possiamo vedere dati preziosi anno per anno, cosa che prima non potevamo fare."

Dare senso a una catasta di tecnologie marketing diverse

PTC consente ai produttori globali di realizzare un impatto a due cifre con soluzioni software che consentono loro di accelerare l'innovazione di prodotti e servizi, migliorare l'efficienza operativa e aumentare la produttività della forza lavoro. Conformemente alla missione dell'azienda di usare la tecnologia per aiutare i clienti a ottenere di più, il team fa affidamento sulla tecnologia per generare un maggiore impatto per le sue campagne. Anna Poulakis, Senior Director of Marketing Automation, e Kowalczyk fanno parte del Gruppo allargato Digital Experience and Engagement (DXE) di PTC, che collabora con le parti interessate del marketing. I team multipli del gruppo offrono risorse abbondanti per l'ottimizzazione del marketing, ma in passato il processo poteva essere complesso e confusionario.

"Per implementare le attività tramite Eloqua, il membro del marketing ha bisogno di lavorare con vari team all'interno del gruppo DXE", afferma Kowalczyk. "Prima di usare Smartsheet, ciò avrebbe richiesto al membro del marketing di lavorare con diversi sistemi, processi di vari team e spesso con dati immessi duplicati per completare tutti i passaggi del processo di esecuzione. Era molto dispendioso in termini di tempo e molto frustrante per la parte interessata. Non avevano un posto centralizzato per controllare lo stato del loro lavoro, ricevere aggiornamenti e comprendere realmente l'intero processo di avvio ed esecuzione delle attività di marketing."

Poulakis ha lavorato nel gruppo per mappare la richiesta della campagna, il processo di esecuzione e monitoraggio e per progettare una soluzione Smartsheet che avrebbe ottimizzato e automatizzato il più possibile le operazioni. Il suo obiettivo era ridurre tempo e sforzi, tagliare i passaggi duplicati e identificare ed eliminare gli ostacoli e le possibilità di errore. Risultato: una soluzione end-to-end che consolida i precedenti sistemi disparati e porta avanti le richieste in modo scorrevole in un flusso di lavoro riprogettato.

"Per dominare in un mondo digitalizzato, il marketing è soggetto a una pressione crescente per distribuire di più e più velocemente. Pertanto, l'efficienza operativa digitale è diventata estremamente importante per il nostro successo", ha affermato Mariana Cogan, SVP Digital Experience & Engagement (DXE) presso PTC. "Agilità, velocità ed efficienza in organizzazioni globali richiedono un processo estremamente ottimizzato, in cui non ci sia spazio per gli sprechi. L'eccellenza operativa che abbiamo raggiunto con l'aiuto di Smartsheet ci ha consentito di consegnare un'esperienza digitale guidata dal valore che genera e si converte in ricavi."

Nel primo anno di implementazione, il team è riuscito a migliorare un processo di immissione complesso, creando un guadagno in termini di efficienza stimato di 40 ore a trimestre, solo su quella parte del nostro sistema. Kowalczyk è alla guida di sviluppo e implementazione sulla piattaforma Smartsheet per sviluppare la soluzione del team e risolvere nuovi problemi.

"Usando Smartsheet siamo riusciti a consolidare tutti questi passaggi di vari sistemi in un unico processo di richiesta coerente", afferma Kowalczyk. "Abbiamo creato moduli di richiesta che acquisiscono le informazioni critiche necessarie per tutti i team inclusi in DXE. Questi moduli alimentano il nostro tracker delle attività principali, che agisce da sistema di registrazione per tutte le attività e offre dettagli sul progetto e aggiornamenti sullo stato in un unico posto. Usiamo flussi di lavoro e notifiche automatizzati per eseguire le richieste in modo scorrevole e inviare aggiornamenti con punti di controllo importanti a tutte le parti interessate."

App Premium e integrazione a sostegno di necessità aggiuntive

La soluzione del gruppo DXE include una serie di dashboard personalizzate in base al pubblico, per supportare i report delle attività di team specifici e regionali, dashboard per i dirigenti e panoramiche di tecnologie quali la reportistica basata su AI Motiva. Poiché tutti i dati vengono immessi in tempo reale da un'unica fonte aggiornata, il processo decisionale e la pianificazione aziendale risultano migliori e più accurati.

"Lo scorso anno ho incaricato Deveney di creare una vista per la dirigenza semplice e in tempo reale di tutte le attività a cui stava lavorando il team", afferma Poulakis. "In passato, se dovevamo preparare un caso per una richiesta di budget, avrei dovuto chiedere al team di fare qualche calcolo: osservare il volume di attività che avevamo eseguito nell'ultimo anno e dividerlo per questi criteri. Si trattava sempre di progetto "matematico", con immissione manuale dei dati e controllo dei dati in caso ci fossero errori. Richiedeva sempre un sacco di tempo e non era efficiente. Ora abbiamo questa dashboard che mi mostra tutto in tempo reale, e basta fare solo un altro passo per mostrare visivamente le tendenze."

Poulakis e il suo team sfruttano i vantaggi offerti dalle app Premium e dalle integrazioni di Smartsheet con altre piattaforme tecnologiche. App Premium come DataMesh, Dynamic View e Pivot App semplificano l'estrazione delle informazioni da un foglio e la loro reimmissione in un altro per adattarle alle necessità di parti interessate specifiche. L'integrazione con Slack e Microsoft Teams consente al team di automazione marketing di fornire a vari gruppi le informazioni necessarie nel canale più adatto a loro.

"Abbiamo appena acquisito un team che utilizza l'app Calendario al posto di Google Calendar", afferma Kowalczyk. "Hanno visto che era un'interfaccia più semplice per loro per apportare modifiche; inoltre, tutte queste informazioni sono ora in Smartsheet, quindi potevano usare l'integrazione Slack per fornire regolarmente informazioni chiave al team delle vendite, per una migliore abilitazione. Portare l'uso di Smartsheet al livello superiore si è rivelato estremamente utile con queste fantastiche app Premium come DataMesh, Pivot App e Dynamic View. Eliminano le supposizioni immettendo le formule giuste, dato che le app eliminano tantissimo lavoro manuale. Basta solo un altro passo per mantenere il nostro lavoro più automatizzato e risparmiare tempo su tutta la linea."

Un uso recente di Dynamic View è stato spronato dal mix eterogeneo di attività di campagne, dati i riaggiustamenti causati dalla pandemia da COVID-19 ai piani precedenti. Un marketing manager del team voleva assicurarsi che il carico di lavoro del suo team venisse distribuito equamente, anche quando il bilanciamento delle attività richieste per la campagna variava in modo da includere un maggior numero di webinar e un minor numero di eventi in presenza. Kowalczyk ha lavorato con lui per creare una dashboard che utilizzasse Dynamic View per visualizzare le nuove richieste in modo che potesse assegnarle direttamente dalla dashboard in base al carico di lavoro corrente del team, semplificando la correzione di eventuali squilibri prima di sovraccaricare i singoli membri del team.

Generare impatto oltre il team marketing

Smartsheet sta avendo un impatto presso PTC ben oltre il gruppo DXE. Poulakis è fiera che l'implementazione di Smartsheet nel suo team sia stata riconosciuta in due importanti pubblicazioni del settore e in un podcast, e che sia stata presentata come una storia changemaker in occasione di un meeting aziendale che ha coinvolto l'intera società (una delle poche storie che ha dato un riconoscimento ai team che hanno avuto un notevole impatto all'interno dell'organizzazione). Ritiene che qualsiasi azienda che ritenga di dover integrare strumenti tecnologici oppure di ottimizzare i processi possa avere un impatto usando Smartsheet come base su cui poggiare i propri sforzi.

"Se stai eseguendo campagne e hai grandi volumi da gestire e molte parti interessate, consiglio fortemente Smartsheet come strumento con cui gestire tutto e creare automazione", afferma Poulakis. "Siamo dei veri patiti di processi e senza Smartsheet non potremmo fare quello che facciamo, nel modo in cui lo facciamo. Poter servire le nostre parti interessate tempestivamente, essere in grado di eseguire le operazioni in modo efficiente... È lì che le cose si fanno complicate. Dal punto di vista sia della strategia che dell'esecuzione, è stato per noi uno strumento fantastico."

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