Oryx Energies usa Smartsheet per migliorare la visibilità del progetto, ottimizzare le operazioni e promuovere la sua espansione in Africa

 Oryx Energies è uno dei più grandi fornitori indipendenti di energia del continente africano. Grazie alla sua piattaforma integrata, Oryx Energies controlla la catena di fornitura dall'acquisto dei prodotti fino al punto di vendita. Fondata nel 1987, la sua storia trentennale ha visto l'espansione della società in 17 paesi dell'Africa subsahariana, nonché la costruzione di una reputazione solida in termini di qualità, affidabilità ed eccellenza operativa. Oryx Energies si adatta continuamente alle necessità di carburante in continua evoluzione, continuando a servire clienti, aziende e operazioni marine in modo affidabile.

Gestire in modo strategico il successo

Pianificare, implementare e consegnare iniziative di crescita strategica è sempre un processo complesso. Come parte di un piano aziendale triennale, chiamato ORYZON22 e attuato dal CEO Moussa Diao, Oryx Energies puntava a ottimizzare le operazioni, aumentare i profitti,  riallocare i ricavi nel suo portafoglio di investimenti e tracciare la strada per il successo. Questo modello operativo è stato chiamato ENERGIZE e, data la sua portata e complessità, Oryx Energies aveva bisogno di una piattaforma di collaborazione completa che offrisse visibilità sullo stato dei progetti e la possibilità di allocare le attività e di gestire le priorità in termini di risorse. In passato il personale di Oryx Energies aveva gestito il lavoro con fogli di calcolo Excel multipli, che a volte generavano situazioni difficili da gestire. Era chiaro che serviva uno strumento più potente. Quando Fateme Weyeneth, Legal e Compliance Manager, è stato incaricato di costituire e avviare il PMO (Project Management Office) di ENERGIZE per la comunicazione dei progressi in tutte le aree di business per garantire l'allineamento tra i paesi, sapeva che qualsiasi strumento da usare in Oryx Energies avrebbe dovuto essere intuitivo e semplice da usare per tutti i dipendenti. 

Una piattaforma intuitiva per la collaborazione 

Oryx Energies, per avviare le fasi di pianificazione iniziali di ENERGIZE, ha scelto Smartsheet: il suo nuovo strumento di gestione dei progetti di strategia aziendale. Smartsheet è stato usato per fornire informazioni dettagliate sull'esecuzione dei progetti e portare alla luce sia le prestazioni dei progetti che i risultati del team in qualsiasi dato momento, con dashboard automatizzate per permettere a dirigenti e dipendenti di mappare i loro progressi. 

"Nel risolvere l'attuazione della strategia B2C nel Gruppo, sapevamo di dover gestire una grande quantità di dati e processi con diverse scadenze da monitorare", ha affermato Sidy Bane, Group B2C Business Line Manager presso Oryx Energies. "Smartsheet si è giustamente rivelato lo strumento perfetto per controllare tutto da un'unica posizione e osservare tutto con pochi clic." 

Questa implementazione precoce ha dimostrato rapidamente il valore ad ampio raggio di Smartsheet. Guillaume Desenne, Lubricants Business Line Manager, concorda, affermando: "Smartsheet ci ha consentito di impostare un sistema di reportistica centralizzato e semplice da usare per identificare i ritardi e comunicare i successi, grazie a una dashboard chiara sulle prestazioni del progetto."

Quindi, con l'aiuto di Agile Management Experts (AMX), un partner Platinum di Smartsheet con sede in Europa, Oryx Energies ha usato Smartsheet per modernizzare alcuni processi interni principali di gestione dei progetti. 

Fateme Weyeneth, in collaborazione con i project manager e gli sponsor, ha supervisionato la messa in opera, notando che l'aspetto intuitivo di Smartsheet aiutava a incoraggiarne l'adozione da parte dei dipendenti e a prevenire complicazioni, mentre le dashboard creavano visibilità e allineamento tra team e luoghi. 

"Per ciascun paese, sai esattamente cosa deve essere fatto. Ciò consente a tutti di vedere con precisione le prestazioni dell'azienda in qualsiasi dato momento", aggiunge Blaise Edja. "Ora riusciamo a comprendere appieno i nostri progetti: a che punto siamo e l'avanzamento in ogni fase." 

Migliore visibilità del business

Un fattore chiave per il successo di ENERGIZE   è stata la possibilità di tracciare le decisioni aziendali e i piani d'azione il più rapidamente e accuratamente possibile. Con Smartsheet, Oryx Energies ha ottenuto informazioni dettagliate chiare su come procedevano determinati progetti strategici in ORYZON22 in qualsiasi dato momento, in diversi mercati. Le dashboard in tempo reale garantiscono a dirigenti e dipendenti l'accesso ai parametri di successo dell'azienda. Questa visibilità migliorata si è rivelata particolarmente utile durante il lockdown; come affermato da Haja Rajaonarivo, HR Manager del Gruppo, "siamo riusciti a migliorare il lavoro con i colleghi in remoto, in modo molto coordinato."

Anche la misurazione del successo rispetto a pianificazione e obiettivi è notevolmente migliorata. Oryx Energies finora ha  eseguito oltre 25 progetti tramite ENERGIZE, che sono stati tutti standardizzati. Piani di lavoro e dashboard con segnali a semaforo, attività e date del proprietario possono essere gestiti in periodi di 14 giorni per adattarli alla struttura dei progetti Oryx Group. 

Ottimizzazione delle operazioni

Con Smartsheet, Oryx Energies ha ottimizzato le operazioni e ha reso più facile la risoluzione dei problemi prima ancora che si verifichino, mentre gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) e le timeline sono molto più semplici da visualizzare.

Mentre Smartsheet veniva messo in opera dagli headquarter di Ginevra, la flessibilità della soluzione ha avvicinato tutti i vari uffici di Oryx Energies, in Svizzera e in Africa, portando rapidamente tutti  sulla stessa lunghezza d'onda. In aggiunta, avere cadenze di quindici giorni per capire eventuali problemi potenziali e ascoltare i feedback ha creato unità tra la sede e le filiali, ciascuna delle quali ha potenziato operazioni e lavoro di squadra.

Raggiungimento di obiettivi strategici

L'obiettivo di Oryx Energies è di rispondere alle necessità energetiche di consumatori e aziende di tutta l'Africa subsahariana e, con una base crescente di clienti, è completamente preparata ad affrontare la sfida posta dalla domanda aumentata; il che significa che iniziative strategiche come ORYZON22 ed ENERGIZE sono più cruciali che mai. Fortunatamente, la chiara visione del progresso offerta da Smartsheet aiuta a individuare e risolvere eventuali problemi che potrebbero bloccare un risultato o l'avanzamento durante un progetto principale. 

"Per rispondere alla crescente richiesta di energia in Africa, abbiamo bisogno di essere organizzati e ben preparati. Ora siamo sulla buona strada", afferma Moussa Diao. "Adottiamo un approccio coerente, con KPI e parametri standard che ciascuna filiale deve raggiungere a vantaggio delle prestazioni complessive dell'azienda."

Inoltre, per lui Smartsheet è stata la chiave per raggiungere gli obiettivi strategici di Oryx Energies: "Definendo nuovi processi e strumenti, abbiamo sfruttato la capacità di Smartsheet di gestire con precisione azioni specifiche e milestone, garantire chiarezza sulla proprietà e tracciamento sistematico dei progressi… Oltre a offrire una soluzione operativa per la gestione dei progetti molto efficiente, Smartsheet è stato fondamentale per promuovere il coinvolgimento del gruppo e del team in un progetto su larga scala." 

Coordinamento per l'innovazione

Con l'implementazione di successo di Smartsheet a sostegno di ORYZON22 ed ENERGIZE, ora sono state messe in atto altre soluzioni in diversi luoghi e reparti, ciascuna con dashboard, progetti, report e fogli propri. Ciò ha incluso, ad esempio, il lancio di una nuova retail visual identity, il miglioramento dell'eccellenza operativa, della gestione delle soluzioni IT e anche l'ottimizzazione del processo HR. La versatilità della piattaforma e la capacità di consegna ininterrotta rispetto a nuovi casi d'uso sono diventate evidenti in tutti i reparti, come fa notare Vlera Hetemi, AMX Solutions Consultant. 

"Abbiamo implementato soluzioni per tutte le linee aziendali, attraverso le quali siamo riusciti ad automatizzare reportistica, approvazioni e attività ordinarie, creare maggiore visibilità e promuovere l'efficienza in tutta l'organizzazione", afferma Vlera. "Siamo lieti di sostenere Oryx Energies nello scoprire il pieno potenziale di Smartsheet." 

Oryx Energies ora dispone di una soluzione in grado di semplificare processi complessi e standardizzare piani d'azione, comunicazione e processi per tutti i progetti. L'automazione offerta da Smartsheet ha interconnesso le persone all'interno dell'organizzazione, indipendentemente dalla loro lingua e dal territorio in cui operano.

Blaise Edja afferma: "Smartsheet ci consente di gestire e monitorare molti progetti contemporaneamente. Senza la piattaforma, sarebbe difficile. In passato, usando Excel, dovevamo gestire fogli di calcolo multipli provenienti da vari stakeholder con viste diverse. La coordinazione era più complicata, in quanto dovevamo consolidare diverse fonti di informazioni. Ora, con un unico e semplice strumento, chiunque può seguire lo stato del progetto." 

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