Ogilvy ottimizza la gestione dei progetti con Smartsheet

Essendo una delle più vecchie e grandi agenzie di comunicazione di marketing al mondo, Ogilvy crea campagne di comunicazione innovative per i principali marchi. La natura essenziale della pubblicità e della comunicazione si è evoluta in modo significativo da quando l'agenzia è stata fondata nel 1948, e il ritmo dei cambiamenti è in continua accelerazione. Non è facile per un leader consolidato cambiare marcia e spostarsi rapidamente verso un nuovo scenario della comunicazione, ma Smartsheet sta aiutando Ogilvy a seguire questo percorso.

“C'è molto scombussolamento nel settore; l'intero modello pubblicitario è cambiato e, come istituzione di grandi dimensioni, può essere difficile stare al passo”, dichiara Mame McCutchin, direttore del programma in Ogilvy. “I nostri marchi più grandi sono come noi: Anche loro non cambiano all'improvviso, ma si aspettano che li guidiamo con tecnologia e cambiamenti nel nostro modo di lavorare. Su tutti i fronti, molte volte Smartsheet ha rappresentato la soluzione”.

“Tutto a portata di mano”

Il team di McCutchin si sta evolvendo dai vecchi modelli pubblicitari di stampa e trasmissione verso una nuova strategia di comunicazione digitale che crea coerenza di marchi e di messaggi in un'ampia varietà di canali online. Dai video pubblicitari sui servizi di intrattenimento in streaming alle GIF animate di 6 secondi nei social media, le campagne di oggi richiedono più strumenti visivi, più elementi multi-canale e più risorse di dati rispetto al passato. McCutchin e il suo team utilizzano Smartsheet per monitorare le risorse di comunicazione integrate nei progetti dei clienti, permettendo loro di visualizzare immediatamente lo stato di ogni dettaglio e di consegnare i progetti in maniera puntuale.

“Ogni cosa è davvero a portata di mano”, dichiara McCutchin. “Si potrebbe dire: abbiamo a disposizione un percorso condiviso, ma hai bisogno di una torcia e di una mappa per trovare ogni cosa. Questo è un modo molto più semplice per guardarti intorno e accedere ai tuoi dati. È semplicemente più efficace”.

Grazie a Smartsheet, McCutchin è in grado di verificare che le giuste versioni dei file di immagine digitali siano pronte per essere condivise con i clienti ed è in grado di monitorare l'avanzamento verso le scadenze per ciascun elemento. Può allegare moduli di rilascio che confermano che i modelli e i soggetti interessati abbiano approvato l'utilizzo delle loro immagini ed elementi vocali nella campagna. Le viste dei pannelli di controllo le permettono di visualizzare lo stato di più elementi alla volta per assicurarsi che i membri del suo team dispongano di ciò che è necessario per risolvere i problemi, sia che si tratti di cambiare una lampadina nel luogo di lavoro che di abbreviare i passaggi e i tempi di inattività in un processo di produzione. Soprattutto, i suoi colleghi possono monitorare e aggiornare il proprio lavoro e intraprendere azioni in qualsiasi situazione o problema, il che è particolarmente importante quando i progetti vengono condivisi tra uffici globali.

“Una delle prime cose che ho fatto con il mio team è stata la definizione di una pianificazione di ciò su cui dovevamo cominciare a lavorare, di quando dovevamo cominciare a lavorare e della scadenza del nostro lavoro. Smartsheet è straordinario per questo”, sostiene McCutchin. “Le persone possono utilizzare il filtro per guardare solo i propri marchi ed io posso avere una visione d'insieme. Ci aiuta a mantenere il conto delle attività, con la casella di spunta: Abbiamo terminato? È stato consegnato? Sì. Le persone possono lasciare commenti e allegati molto utili per noi. Per la prima volta in questo progetto abbiamo una visione completa dell'intera dimensione”.

La “tranquillità di Smartsheet”

Oltre a monitorare le campagne, McCutchin utilizza Smartsheet per gestire i dettagli finanziari del team, come le spese rispetto ai budget dei clienti e le richieste di spese non fatturabili. Ha inoltre stabilito un hub di onboarding per il team, raccogliendo documenti e contatti in un'unica posizione permettendone la consultazione ai nuovi assunti durante la fase iniziale del loro ruolo. Quanti più dettagli raccoglie e condivide utilizzando Smartsheet, tanto più il suo team più lavorare con fiducia, sapendo che le risposte alle domande più importanti sono facili da trovare.

“Ora c'è un grado di tranquillità che non avevamo prima che questa pianificazione fosse completata; questo è molto importante per il team”, sostiene McCutchin. “Oggi ognuno di noi ha la stessa visione di ciò che si deve fare; tutti i remi sono in acqua e procedono nella stessa direzione. In precedenza, non sapevamo mai cosa ci aspettasse dietro l'angolo; ora con Smartsheet ci concentriamo tutti sullo stesso piano e abbiamo lo stesso punto di vista. Chi non vorrebbe la “tranquillità di Smartsheet” nella propria vita?”

Un team più tranquillo è un team più produttivo e motivato, e McCutchin ha riscontrato che la “tranquillità di Smartsheet” ha permesso di consegnare in modo puntuale prodotti di marchio mediatico di alta qualità, ai clienti di Ogilvy. Ha potuto anche constatare che apre linee di comunicazione tra i team e all'intero di essi, permettendo una maggiore trasparenza nella collaborazione tra creatori e strateghi, tra diverse parti del mondo. Quando tutti i membri del team dispongono dei dati di cui necessitano, i problemi di comunicazione si riducono e si crea un maggiore senso di appartenenza al progetto in tutti quelli che vi partecipano.

McCutchin sta lavorando per sviluppare un foglio che offrirà una trasparenza simile ai clienti, una vista di pannello di controllo che mostrerà il completamento del progetto rispetto all'ambito di azione, analogamente alle aziende di utenze che mostrano ai clienti la quantità di energia che stanno utilizzando rispetto ai mesi precedenti o alle medie locali. Ha osservato che il settore si sta dirigendo verso una maggiore trasparenza; grazie a Smartsheet, è in grado di aiutare Ogilvy ad aprire la strada e definire uno standard di comunicazione chiara e di fiducia. Ciò non solo crea soddisfazione nel cliente, ma aumenta anche la soddisfazione professionale di ogni membro dell'agenzia.

“Quando stai inseguendo qualcosa e ti affanni a completare il tuo lavoro, quello non è il tuo lavoro migliore, non è il meglio di te”, sostiene McCutchin. “Rimanere al lavoro fino a mezzanotte, non è una cosa buona per nessuno. Ogni tanto fare tardi può essere entusiasmante, ma quando diventa una routine è solo una seccatura. Invece, riuscire a ottimizzare un progetto, completare un'attività e sentire di essere stati produttivi e di aver svolto un buon lavoro, è una sensazione ineguagliabile”.