lumenomics migliora la visibilità, semplifica le comunicazioni e consente di risparmiare 200.000 dollari gestendo i progetti di installazione dell'illuminazione con Smartsheet

lumenomics è un'azienda di illuminazione naturale incentrata sull'uomo con sede a Seattle, Washington, specializzata nella progettazione, installazione e manutenzione di sistemi di illuminazione per edifici commerciali. L'azienda si affida a una tecnologia intelligente per aiutare i proprietari di edifici a gestire più facilmente l'efficienza energetica e massimizzare l'uso della luce naturale.

La diversità è una parte fondamentale del modo in cui lumenomics conduce i propri affari. L'azienda è in mano a donne e comunità LGBT, con una forza lavoro composta per il 41% da minoranze etniche e per il 46% da donne. "Il mio obiettivo personale è includere individui che in genere non si trovano nel settore delle costruzioni", afferma Marti Hoffer, fondatore, CEO e presidente di lumenomics. "Molti dei nostri ruoli di leadership e gestione sono ricoperti da donne, persone di colore e dalla comunità LGBTQ".

Ogni giorno, lumenomics si affida al software Smartsheet per gestire i progetti di progettazione e installazione, nonché per comunicare e collaborare senza problemi. "Adoriamo Smartsheet, perché lavora mentre noi dormiamo", dichiara Hoffer. "È sempre in funzione dietro le quinte, assicurandoci che tutti i nostri progetti siano aggiornati." lumenomics si affidava da tempo a e-mail e fogli di calcolo per la gestione dei progetti e la comunicazione interna e con i clienti. Ciò rendeva difficile organizzare efficacemente le informazioni sul progetto e creare report per i team di leadership. "Non avevamo una buona visibilità sullo stato dei progetti", afferma Hoffer. "I nostri dipendenti presso le sedi dei clienti avevano dozzine di messaggi di testo con foto di impianti di illuminazione, il che rendeva difficile creare rapidamente report. Ciò significava che i clienti a volte erano insoddisfatti perché non ricevevano gli aggiornamenti in tempo."

Per risolvere il problema, lumenomics voleva trovare un modo migliore per gestire i progetti. "Avevamo bisogno di strumenti agili e dinamici", afferma Hoffer.

Monitoraggio di tutti gli impianti di illuminazione dall'inizio alla fine con Smartsheet 

Hoffer ha trovato la soluzione alle sfide dell'azienda con Smartsheet, che ha scoperto nel 2019. "Ho deciso che mi piaceva questo strumento e ho passato ore ogni giorno a lavorare per ricostruire la nostra attività con Smartsheet", afferma. Il resto dell'azienda ha presto adottato Smartsheet, con i project manager e i team di contabilità, finanza e marketing che si sono affidati al software per monitorare i progetti dall'inizio alla fine.

I project manager di lumenomics sono gli utenti più accaniti di Smartsheet, che si affidano all'app mobile Smartsheet nei cantieri per aggiornare i dati dei sopralluoghi e le foto degli apparecchi di illuminazione e riferire ai manager nell'ufficio principale. Ogni foglio Smartsheet contiene una colonna per indicare il completamento del progetto, contrassegnato come "finito" quando i project manager hanno completato un processo di controllo qualità. In tal modo si va a generare in un report di completamento che viene presentato ai leader, contenente informazioni chiave sul progetto e foto in miniatura che mostrano l'installazione dell'illuminazione finale.

"I dirigenti possono utilizzare Smartsheet per vedere rapidamente lo stato di ogni progetto, e possono anche approfondirne i dettagli a colpo d'occhio", afferma Hoffer. 

Una volta che un progetto è stato contrassegnato come completato in Smartsheet, il team di contabilità dell'azienda utilizza un'integrazione tra Smartsheet e Acumatica, la soluzione di pianificazione delle risorse aziendali di lumenomics, per eseguire un calcolo che mostra la percentuale di completamento per ciascun lavoro. Inoltre, i dipendenti della produzione manifatturiera di lumenomics usano le dashboard Smartsheet per vedere rapidamente in quale fase si trovano i prodotti per tende a rullo sul piano di assemblaggio. "Usiamo Smartsheet sul campo per visualizzare un programma aggiornato, e tutti i nostri team possono verificarlo all'interno dello strumento", afferma Hoffer.

Visibilità approfondita degli ordini e comunicazione più solida 

Con Smartsheet, lumenomics dispone di una soluzione semplice e facile da usare per tracciare tutti i progetti. "Se pensi a una mappa che mostra la posizione di tutti i corpi illuminanti in un edificio, e sono numerati, Smartsheet mostra tutti gli apparecchi in una griglia perché tutti possano vederli", afferma Hoffer. "Quindi, i project manager sul campo allegano semplicemente una foto che mostra il lavoro completato per ogni numero. Possono anche fare commenti su ogni apparecchio di illuminazione e contrassegnarlo come finito o meno. È davvero così facile e semplice." 

Una migliore visibilità porta anche a una migliore comunicazione tra i team. Ad esempio, un project manager può lasciare un commento in Smartsheet affinché i responsabili dell'installazione possano vedere quali progetti sono stati completati. "In precedenza, la comunicazione dal campo all'ufficio avveniva tramite messaggi di testo", afferma Hoffer.

"Se gestivi 30 progetti attivi e avevi 100 foto per ogni progetto sul tuo telefono, diventava tutto estremamente difficile. Ora, il reparto contabilità può vedere uno stato aggiornato in Smartsheet e determinare rapidamente perché un progetto ha superato il budget, ad esempio. Ci aiuta a comprendere meglio i progetti dal punto di vista del budget."

Aggiornamenti più rapidi e facili per i clienti

lumenomics sta sfruttando una maggiore visibilità e dati di progetto più accurati per aggiornare i clienti più velocemente e più facilmente sull'avanzamento delle installazioni. "Abbiamo un cliente del settore sanitario per il quale ci occupiamo di rivestimenti per finestre e possiamo cercare in Smartsheet e dirgli quali ordini sono in fase di taglio del tessuto e quanta produzione è ancora necessaria", afferma Hoffer. "Possiamo anche dire loro esattamente quando prevediamo di spedire gli ordini. In precedenza, non potevamo fornire immediatamente queste informazioni ai clienti. Ora possiamo."

Più di 200.000 dollari di risparmio

Grazie all'uso di Smartsheet per tracciare progetti e budget, lumenomics riduce anche i costi operativi.

"Abbiamo avuto una grande installazione con 30 diversi progetti e stakeholder dislocati in cinque fusi orari", afferma Hoffer. "In passato, ciò richiedeva 4-5 project manager, ma Smartsheet ci consente di ridurre questo numero del 75% perché semplifica il tutto e offre a tutti visibilità sull'intero processo. Ridurre il nostro organico del 75% significa risparmiare più di 200.000 dollari su quel lavoro, il che porterà a un aumento dei guadagni per noi."

In futuro, lumenomics prevede di espandere l'uso di Smartsheet per supportare la crescita continua del business. "Man mano che cresciamo e continuiamo a collaborare con Smartsheet, speriamo di utilizzare più strumenti e funzionalità premium", afferma Hoffer. "Il nostro obiettivo è sempre quello di rendere la gestione dei progetti più efficiente ed economica, e Smartsheet ci aiuta in questo."

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