KEXP accelera la produttività con Smartsheet
KEXP ha migliorato la produttività e la raccolta fondi usando Smartsheet. L'azienda si è liberata dei raccoglitori ad anelli e ha creato calendari accessibili per i contenuti di marketing e liste di donatori e moduli web per automatizzare e ottimizzare le operazioni.
Industria
- Media e produzione
Dimensione dell'organizzazione
- Mercato medio (200-1999)
Regione
- America del Nord
Platform Capabilities
KEXP: automazione dei processi per consentire agli artisti di creare arte
KEXP è una rete di intrattenimento no-profit con sede a Seattle con ascoltatori in tutto il mondo. Con DJ e musicisti creativi, la rete offre un'esperienza ricca e usa Smartsheet come ausilio alla sua missione.
"Tenevo realmente il calendario dei contenuti in questo raccoglitore ad anelli con fogli che dovevo perforare. Un metodo più che arcaico. Ora tutto viene archiviato direttamente e anno dopo anno, rimanendo accessibile a tutti."
Responsabile dei contenuti digitali
Con sede a Seattle, KEXP ha un pubblico sparso in tutto il mondo e anche nello spazio. Con DJ esperti, i musicisti più creativi sia indie che affermati, e attenzione a offrire un'esperienza edificante come organizzazione no-profit, la rete di intrattenimento ha la missione di aiutare le persone a scoprire e apprezzare nuovi stili musicali.
Un periodo di crescita di cinque anni, sebbene eccitante, ha posto a KEXP anche una sfida. La stazione aveva bisogno di coordinare il lavoro di progetto e di gestire i contenuti tra i team. La comunicazione in passato consisteva in centinaia di e-mail a show impossibili da tracciare, e il metodo di tracciamento su carta dell'azienda non consentiva di rispettare le priorità.
Aveva bisogno di un modo per organizzare e tracciare le informazioni. La soluzione è stata Smartsheet.
Produttività e visibilità migliorate
Janice Headley, Digital Content Manager per KEXP, ha creato il calendario dei contenuti usando Smartsheet. "La creazione di un calendario dei contenuti era qualcosa di assolutamente necessario e che avevamo provato a fare in tanti modi diversi", afferma. "Ma nessuno strumento offriva tutte le funzioni che cercavamo. Finché non ci siamo imbattuti in Smartsheet: uno strumento fantastico. Tenevo realmente il calendario dei contenuti in questo raccoglitore ad anelli con fogli che dovevo perforare. Un metodo più che arcaico. Ora tutto viene archiviato direttamente e anno dopo anno, rimanendo accessibile a tutti."
Usando Smartsheet, i fogli si aggiornano automaticamente tra loro, ricordano automaticamente ai collaboratori di inserire le informazioni e possono essere rivisti dai superiori a colpo d'occhio.
Sforzi di raccolta fondi potenziati
Oltre a organizzare il flusso di lavoro e il calendario dei contenuti, KEXP usa Smartsheet per le raccolte fondi.
"Creo le liste di donatori alla richiesta dei nostri team di raccolta fondi; il modo con cui si poteva richiedere la lista di donatori consisteva semplicemente nell'invio di una mail a me indicando i parametri e cosa si voleva escludere o includere", afferma Andy Klatt, KEXP Information Specialist. "Quando finalmente abbiamo incontrato Smartsheet, ho visto i forum sul web e che c'era l'opportunità di creare e pubblicare i moduli per i nostri team di raccolta fondi e che, in qualunque momento fosse servita loro una lista, bastava compilassero il modulo. Non avrei più dovuto fare avanti e indietro e chiedermi se si trattasse di un'e-mail o di posta ordinaria."
Risparmio di tempo prezioso
Dopo aver implementato Smartsheet, il team di KEXP ha realizzato che in passato aveva perso un sacco di tempo in tentativi di coordinamento e comunicazione.
"[Smartsheet] ha eliminato tantissime e-mail non necessarie che apparivano continuamente", afferma Klatt. "Venivano poste le stesse domande. Smartsheet mi aiuta a gestire il mio lavoro e mi dà un'idea di quanto lavoro sto attualmente svolgendo."
Il verdetto? "È una cosa bellissima", dichiara Headley.
