Karyopharm ottiene farmaci innovativi sul mercato più velocemente con Smartsheet

Gli scienziati, i tecnici di laboratorio e i project manager di Karyopharm Therapeutics Inc. hanno un obiettivo ambizioso: creare farmaci per trattare in modo più efficace il cancro, i disturbi autoimmuni e altre principali malattie. Fare una grande differenza nella vita dei pazienti significa gestire attentamente i minimi dettagli: tutto, dall'impostazione efficiente e la certificazione di una sperimentazione clinica all'aggiornamento dei registri quando l'ufficio di un ricercatore ottiene un nuovo numero di telefono.

“Abbiamo studi attivi che comprendono oltre 350 diversi centri come ospedali, piccole cliniche e scuole di medicina in oltre 20 Paesi”, dichiara Oscar Gonzalez, Responsabile della pianificazione programmi in Karyopharm. “È necessaria molta organizzazione per raggiungere i nostri obiettivi, ed è veramente un atto d’amore. Le persone qui hanno una passione per quello che stanno facendo e per quello che, in definitiva, stiamo cercando di fare per i pazienti”.

La conduzione di sperimentazioni cliniche richiede un'attenta progettazione, l'approvazione formale dei test da parte dell'autorità nazionale di regolamentazione competente come Food and Drug Administration (FDA) negli Stati Uniti, formazione e certificazione in ogni centro clinico in cui verranno condotte le sperimentazioni e monitoraggio accurato dei progressi della sperimentazione, compresi eventuali eventi imprevisti. I ritardi in qualsiasi momento del processo possono in definitiva ritardare la revisione e l'approvazione del farmaco per la disponibilità commerciale.

“Molti di questi progetti possono superare i due o tre anni”, afferma Gonzalez. “Devi mantenere una relazione costante e un impegno costante, e ciò include anche l'inserimento di informazioni dal nostro gruppo di affari medici e dai nostri amministratori di ricerca clinica medica, in modo da poter meglio adattare le nostre proiezioni o il nostro obiettivo finale”.

Quando Gonzalez si è unito a Karyopharm, gran parte di questa gestione delle informazioni è stata fatta con fogli elettronici inviati avanti e indietro via e-mail, lasciando al personale o ai team clinici informazioni contrastanti o obsolete. Karyopharm ha preso in considerazione l'adozione di un sistema di gestione dei progetti ampiamente utilizzato, ma il vasto numero di persone che necessitavano dell'accesso per rivedere o inserire dati ha reso le licenze per la soluzione proibitivamente costose.

Smartsheet ha fornito una posizione centrale per le informazioni sul progetto con l'accesso flessibile e sicuro necessario per gestire i dati medici da tutto il mondo.

Informazioni in tempo reale

Con Smartsheet, Gonzalez può creare fogli con le informazioni su ogni sperimentazione clinica e concedere l'accesso al personale CRO o ai team clinici in modo che possano fornire i propri aggiornamenti in tempo reale come disponibilità del centro, arruolamento dei pazienti, progressi verso le scadenze o effetti collaterali o problemi di salute che i pazienti possono riscontrare nel corso di una sperimentazione.

Ha anche creato pannelli di controllo per aggregare dati da fogli diversi, in modo che lui e i project manager per sperimentazioni specifiche possano immediatamente visualizzare gli aggiornamenti di stato fondamentali, ad esempio se un centro ha raggiunto il suo obiettivo di iscrizione o sta esaurendo i materiali di consumo come i kit di laboratorio.

I pannelli di controllo si sono dimostrati così popolari con le parti interessate di Karyopharm che è in corso un progetto per configurare schermi in grado di trasmetterli in streaming al personale in tutta la sede dell'azienda - come afferma Gonzalez, paragonabile a un terminal Bloomberg per il processo di sviluppo dei farmaci di Karyopharm. È un modo innovativo per tenere tutti informati, il che non è solo una strategia di comunicazione intelligente ma anche una questione di conformità normativa.

“Questa è un’azienda farmaceutica. Siamo soggetti a ispezioni in qualsiasi momento”, afferma Gonzalez. “È importante per tutti avere un'idea di ciò che sta accadendo su tutta la linea, non solo nell'ambito del loro ruolo immediato. Queste informazioni vengono discusse durante le riunioni della leadership di sviluppo ogni settimana, dove effettivamente uso molto Smartsheet”.

Migliore comunicazione

Uno dei maggiori vantaggi che Gonzalez vede con Smartsheet è che mantiene importanti aggiornamenti dalle caselle di posta in entrata delle e-mail dello staff di Karyopharm. In un settore in cui non è raro che un singolo membro del personale abbia migliaia di e-mail non aperte in un dato momento, avere un modo più diretto per fornire informazioni fa risparmiare tempo e fatica a tutti.

Aiuta anche a garantire che l'azienda possa essere a conoscenza delle scadenze imminenti; ad esempio, quando l'ultimo paziente in un centro clinico ha assunto l'ultima dose di un farmaco sperimentale, l'orologio inizia a ticchettare sulle scadenze per la comunicazione dei dati di sperimentazione agli enti regolatori. E rende più facile confermare che tutta la documentazione necessaria è stata raccolta e verificata prima che sia tempo di presentare il farmaco per l'approvazione commerciale.

Gonzalez non ha solo creato una preziosa risorsa di informazioni per Karyopharm, ma si è anche creato un nome all'interno dell'azienda risolvendo uno dei maggiori problemi che stavano affrontando. Avendo dimostrato il valore di Smartsheet per i team delle operazioni cliniche, è ansioso di aiutare gli altri team ad adottare la soluzione e ottimizzare i propri processi.

“Quando capisci il sistema puoi fare quasi tutto”, dice Gonzalez. “Può estrarre metriche o informazioni che pensavi fossero disponibili solo dal data mining. Non solo mi consente di visualizzare l'intero programma, ma mi ha dato uno scopo e una piattaforma per ottimizzare le funzionalità di questa azienda in un modo che non avrei mai pensato fosse possibile. Non avrei mai pensato di poter avere questo tipo di impatto in un'azienda; Sostanzialmente, Smartsheet mi ha indicato la strada".