HR Spectacles adotta Smartsheet, migliorando l'efficienza e la soddisfazione dei clienti

Creare una cultura inclusiva e incentrata sui dipendenti e responsabilizzare i membri del team richiede lavoro, competenze ed esecuzione metodica. Nelle Filippine e oltre, HR Spectacles svolge questo compito per innumerevoli organizzazioni di tutti i settori. Dal 2018, l'azienda funge da sportello unico per tutte le potenziali esigenze di risorse umane (HR), fornendo servizi come soluzioni di gestione salariale in outsourcing, gestione del ciclo di vita dei dipendenti e headhunting dei dirigenti. "La nostra visione è quella di elevare il valore delle risorse umane in tutte le organizzazioni, principalmente nelle Filippine, dove le risorse umane sono ancora prevalentemente viste come una funzione amministrativa piuttosto che strategica. Di recente abbiamo guadagnato terreno con organizzazioni più grandi e aziende all'estero", afferma Chris Matsumoto, CEO di HR Spectacles.

Immergersi in Smartsheet

Matsumoto ha conosciuto Smartsheet da un cliente. "Ero molto incuriosito e ho iniziato a giocarci anch'io", ripensa. "Inizialmente, HR Spectacles utilizzava altre soluzioni di fogli di calcolo di cui il nostro team non si accontentava. I file erano separati dai dati e volevo creare una piattaforma centralizzata per riunire tutto.

All'inizio l'azienda usava Smartsheet per attività semplici come le notifiche automatiche per le scadenze e la gestione dei database dei dipendenti. Una volta scoppiata la pandemia da COVID-19, il team era pronto ad adattarsi rapidamente alla nuova realtà.

"Ci sono voluti sette giorni per passare al lavoro a distanza. L'unico motivo per cui siamo riusciti a farlo è perché stavamo già usando Smartsheet e altre app", spiega Matsumoto. "Siamo stati anche in grado di dare fiducia ai nostri clienti digitalizzando i loro processi come l'onboarding, la valutazione delle prestazioni e i sondaggi, per citarne alcuni. La sicurezza del lavoro è stata una delle principali preoccupazioni per alcuni dei dipendenti dei nostri clienti ed erano grati per la nostra prontezza e approccio proattivo. Durante la pandemia abbiamo permesso a 800 dipendenti in diverse organizzazioni di prosperare."

Tale resilienza è valsa anche a HR Spectacles un titolo nelle Olimpiadi della produttività, una competizione del Dipartimento del lavoro e dell'occupazione delle Filippine, per l'eccezionale continuità aziendale.

Immergersi più in profondità per un maggiore impatto

Nel 2022, HR Spectacles ha deciso di dare un'occhiata più da vicino a ciò che Smartsheet poteva fare per l'azienda. "Abbiamo tenuto fino a una dozzina di sessioni di formazione con il team Smartsheet per fare brainstorming su nuove idee e processi. È stato allora che ho capito che la nostra attività sarebbe stata basata su Smartsheet per i successivi tre/cinque anni, quindi ho dovuto dotare il mio team di queste conoscenze."

Matsumoto ha creato un team Smartsheet dedicato composto da quattro persone. "Circa il 50-60% delle loro responsabilità comporta lo sviluppo di soluzioni in Smartsheet", spiega. "Si avvicinano a ciascun reparto, trovano i loro punti deboli e cercano di trovare soluzioni che possano essere integrate in Smartsheet. Ad esempio, il nostro programma attuale è quello di creare una dashboard per ogni reparto, in modo che possano facilmente aprire un link e presentare i loro risultati durante il reporting." Il processo di creazione da zero delle soluzioni ha attirato molte menti curiose. "Ho molti giovani in questa squadra e si stanno divertendo moltissimo", aggiunge Matsumoto. "Adorano guardare i video della Smartsheet Academy e capire cosa costruire." 

Team istruito e veloce

Il secondo compito del team di utenti Smartsheet dedicato all'interno di HR Spectacles è quello di formare l'intera azienda. "Ogni settimana teniamo una sessione di 30 o 45 minuti in cui ci insegnano qualcosa su Smartsheet", afferma Matsumoto. "Questo è fondamentale perché se tutti sono esperti in Smartsheet, la nostra avanzata è molto più veloce."

Così come la squadra.

"Il mio team è diventato più efficiente in ogni funzione e ogni flusso di processo richiede una frazione di tempo", afferma Matsumoto.

"Sfruttando gli strumenti di automazione di Smartsheet, abbiamo ridotto le attività amministrative manuali di oltre il 95%, il che ci consente di generare report sui clienti più rapidamente e di mantenere il nostro team agile ed efficiente."

Le iniziative di apprendimento hanno favorito una cultura del miglioramento continuo. I membri del team condividono in modo proattivo informazioni e risultati, sfruttando tutto il potenziale di Smartsheet. Questo apprendimento collaborativo ha rafforzato la capacità di HR Spectacles di implementare principi "kaizen", guidando una crescita costante e perfezionando i processi operativi.

Prepararsi per la scalabilità

Un processo che è stato completamente trasformato è l'onboarding dei dipendenti dei loro clienti. "Andavamo all'ufficio dei clienti con moduli cartacei e ci voleva la maggior parte della giornata", ricorda Matsumoto. "Ora ci vogliono poche ore e possiamo fare tutto online con moduli e dashboard. Questo ci ha permesso di risparmiare quasi il 54% del nostro tempo. E il nostro team può sfruttare il tempo libero per soddisfare i nostri clienti o innovare con nuove soluzioni."

HR Spectacles ha persino semplificato procedure altamente complesse come una valutazione delle prestazioni a 360 gradi in cui ogni persona valuta più individui. "La situazione con molti valutatori diventa complicata, quindi il mio team imposta i calcoli necessari con una serie di fogli, report e dashboard in Smartsheet", aggiunge Matsumoto. "Sono rimasto davvero impressionato dall'approccio proattivo del mio team. Dopo aver effettuato valutazioni automatizzate su Smartsheet per oltre un anno, possiamo affermare con sicurezza che ora abbiamo impiegato solo la metà del tempo necessario all'inizio."

Feedback entusiastico da parte dei clienti

Ma i più grandi vincitori sono i clienti stessi. "Creiamo una varietà di flussi di lavoro delle risorse umane per i nostri clienti, a seconda dell'ambito specifico delle risorse umane che stiamo gestendo per loro", illustra Matsumoto.

"I nostri clienti sono rimasti molto colpiti dalla personalizzazione del nostro lavoro, e questo ha aggiunto un valore reale al nostro servizio."

Con un team dedicato di innovatori Smartsheet, HR Spectacles continua ad alzare gli standard. "Apprezzo il feedback positivo che riceviamo dai nostri clienti e questo ci mantiene motivati a continuare a innovare in questo settore", conclude Matsumoto.