Uno studio creativo in rapida evoluzione usa Smartsheet per promuovere il vantaggio competitivo e la crescita

L‘NHL Winter Classic non è la solita partita di hockey. Dal 2008, la National Hockey League porta lo sport all‘aperto per il giorno di Capodanno, offrendo ai fan un‘esperienza visiva unica nel suo genere. Il Winter Classic è diventato rapidamente uno degli eventi più caratteristici della lega, e quello del 2024 ha puntato tutto sulle novità dell‘hockey professionistico. Le due nuove franchigie della lega, i Seattle Kraken e i Vegas Golden Knights, si sarebbero affrontate nel primo Winter Classic ospitato presso il T-Mobile Park di Seattle.

Oltre a costruire una pista di hockey su un campo da baseball, la NHL doveva offrire un‘esperienza fantastica ai fan sia per coloro che erano sugli spalti che per coloro che guardavano in diretta TV. Quell‘esperienza avrebbe incluso fuochi d‘artificio, la presenza del rapper Sir Mix-a-Lot, palloncini a forma di pesce per richiamare il vicino mercato del pesce di Pike Place, un relitto nell‘outfield e uno studio TNT sul campo per la trasmissione televisiva.

Hotopp, lo studio creativo incaricato della progettazione, della fabbricazione e dell‘installazione di tutte le scenografie fuori pista, aveva imparato qualcosa sulle sfide uniche legate al portare una grande partita di hockey all‘aperto in occasione dell‘NHL Winter Classic del 2015. Questa volta, la NHL aveva bisogno di menti che potessero intrecciare l‘inquietante marchio del Kraken con l‘ethos distintivo del nord-ovest del Pacifico. 

Data la loro precedente esperienza e l‘amore che nutrono per la loro città natale di Seattle, i membri del team Hotopp erano le persone adatte. Avevano il compito di gestire il proprio personale, la fabbricazione interna, e un‘intera flotta di fornitori, il tutto coordinandosi con la NHL sui vari punti di controllo lungo il percorso. Tenere traccia dei budget associati in tempo reale durante un progetto in rapido movimento era la chiave per mettere in scena uno spettacolo che offrisse un‘esperienza fantastica per i fan.

Verrebbe da pensare che un‘azienda di 17 persone abbia bisogno di superpoteri per gestire tutto con successo.

Meglio dei superpoteri

Quello che ha Hotopp è meglio dei superpoteri. Parliamo di Smartsheet, che l‘azienda ha iniziato a usare nel 2022. Prima di allora, Hotopp gestiva la propria attività come fanno fin troppe aziende: attraverso un mix di fogli di calcolo e cartelle di file. Questa gestione non era mai stata l‘ideale e, poiché l‘attività di Hotopp è diventata più complessa e si è ampliata dal lavoro di semplice progettazione, arrivando a includere anche fabbricazione e installazione, è diventata ancora meno utile per gestire i progetti in modo proattivo.

Hotopp usa fogli e report Smartsheet per ottenere dati in tempo reale sui suoi progetti e per condividere tali informazioni con i responsabili delle decisioni e i manager, sia all‘interno dell‘azienda che presso i suoi clienti. I dipendenti hanno creato il proprio modello Smartsheet per standardizzare l‘uso dello strumento, che è diventato rapidamente lo strumento predefinito per la gestione dei progetti. I dipendenti usano Smartsheet per tenere traccia di tutti i progetti attivi, in sospeso, in pipeline e futuri. Usano Smartsheet per tenere traccia di tutte le milestone del progetto, le stime, e gli effettivi rispetto alle stime, compresi i costi interni ed esterni.

I dipendenti hanno iniziato a usarlo con un singolo foglio per progetto. Ma, man mano che i progetti diventavano più complessi e l‘approccio a foglio singolo troppo macchinoso, sono passati a un approccio a fogli multipli, che include fogli separati per la progettazione, la fabbricazione e il reporting dei clienti. Ognuno accede ai fogli di cui ha bisogno per il proprio lavoro, e i top manager e i dirigenti accedono a tutti i fogli di un determinato progetto. Ciò consente un approccio più fluido, che i dipendenti dell‘azienda, in particolare il personale creativo, preferiscono.

L‘azienda adotta un approccio evolutivo all‘uso di Smartsheet, aggiungendo funzionalità della piattaforma quando ne ha bisogno. Ad esempio, Gary Wichansky, CEO di Hotopp, sta ora pianificando di aggiungere dashboard Smartsheet per visualizzare a colpo d‘occhio le informazioni aggregate provenienti da tutta l‘azienda, anziché limitarsi alle visualizzazioni progetto per progetto.

Più trasparenza e collaborazione

Hotopp usa Smartsheet per rendere la propria attività molto più trasparente di quanto non fosse possibile in precedenza con fogli di calcolo e file. I dipendenti lo utilizzano non solo per monitorare lo stato dei progetti, ma per collaborare a qualsiasi processo aziendale desiderino, e per farlo più rapidamente di prima.

Ad esempio, i meeting di revisione dei progetti, che in passato richiedevano quattro ore di preparazione e gestione del personale, ora richiedono 30 minuti. Inoltre, la gestione dei progetti e i dati finanziari vengono integrati più facilmente, portando a una gestione finanziaria più proattiva dei progetti.

“Con Smartsheet, chiunque in azienda può cliccare su un foglio per vedere cosa succede”, afferma Wichansky. “È semplicissimo.”

Il CEO di Hotopp apprezza anche l‘adattabilità del software. “A volte ci occupiamo di lavori strani, e Smartsheet semplifica la creazione di modelli modificati una tantum basati sul nostro modello standard, per soddisfare queste esigenze. Diciamo che Smartsheet è lo strumento con cui controlliamo il caos.”

Anche i reparti usano Smartsheet per soddisfare esigenze specifiche. Per esempio, Wichansky cita il suo reparto HR, che ha creato un foglio di assunzione per tracciare i candidati attraverso il processo di colloqui, il test delle competenze, lo stato dell‘offerta e altro ancora.

Fantastica esperienza del cliente

La maggiore trasparenza e collaborazione che Hotopp ottiene con Smartsheet si estende anche ai clienti di Hotopp, e contribuisce a offrire loro un‘esperienza cliente eccezionale. I clienti sono consapevoli dell‘alto grado di trasparenza e supervisione che Hotopp apporta ai loro progetti e apprezzano che renda più facile per loro lavorare con l‘azienda.

Ad esempio, Wichansky osserva che i clienti a volte contattano i loro account manager in Hotopp per discutere dello stato del progetto o sollevare un problema di fatturazione. Questi account manager possono spesso utilizzare Smartsheet per rispondere alle domande dei clienti mentre parlano con loro, piuttosto che doverci tornare giorni dopo.

“Usiamo Smartsheet per eliminare i punti di attrito legati al servizio clienti”, afferma Wichansky. “È così che si ottengono clienti più soddisfatti.”

Maggiore vantaggio competitivo

Rimuovere i punti di attrito intorno al servizio clienti è anche un modo per aumentare il vantaggio competitivo. Wichansky afferma di vedere un legame tra l‘uso di Smartsheet da parte di Hotopp e la crescita dell‘azienda.

“Hotopp non crescerebbe a questo ritmo senza Smartsheet”, afferma.

Wichansky riconosce inoltre che la maggiore efficienza e la gestione proattiva rese possibili da Smartsheet contribuiscono a rafforzare il rebranding della sua azienda. 

“Il modo in cui Smartsheet ci permette di lavorare con i clienti ci distingue nel mercato e ci offre un vantaggio competitivo. Ci assicuriamo che i potenziali clienti lo sappiano.”

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