Herotel lavora su un progetto di collaborazione aziendale facilitato da Smartsheet

Herotel è un'azienda di telecomunicazioni sudafricana che opera in oltre 605 città e periferie della regione. Fornisce servizi di rete wireless a banda larga fissa e su fibra, VOIP e Wi-Fi. 

Per offrire una rete Internet più estesa e migliore agli utenti sudafricani, Herotel riunisce 33 fornitori di servizi Internet (ISP). Dopo la loro unione, ha avviato il processo di allineamento di ciascuna entità con protocolli Herotel standard e di unificazione di processi diversi. 

Raccolta dei processi 

"Partendo da 33 entità differenti unificate in un solo ambiente, ciascuna di esse continuava a utilizzare la propria piattaforma per eseguire varie funzioni. Avevamo molteplici sistemi di contabilità, piattaforme di telefonia e sistemi operativi sul campo in uso. C'erano vari documenti Word o Excel, o addirittura le informazioni venivano semplicemente scritte a mano o inserite in un'e-mail", ricorda Michelle Basson, Head of Digital Innovation presso Herotel. È lì che è entrato in gioco Smartsheet. 

"Non avevo mai usato Smartsheet prima, ma avevo provato altri strumenti per la gestione di programmi", racconta Basson. "Il mio responsabile di linea disse: 'C'è questo nuovo strumento che vogliamo implementare in azienda. Proviamolo in un ambiente operativo e vediamo che succede.' A quel tempo, ero coordinatrice di progetto, e il manager chiese a me di provarlo per il kickoff di un progetto regionale. Ero affascinata da questa nuova piattaforma. Mi resi conto che Smartsheet era un sistema di gestione dei progetti che potevamo iniziare a usare partendo da zero". 

Passare a Smartsheet è stato un cambiamento drastico, ma Basson ne ha riconosciuto subito il valore. "Per natura tendiamo a continuare a fare quello che sappiamo fare e il passaggio a Smartsheet non faceva eccezione, ma sapevo già dalla prima settimana di prova che Smartsheet era l'applicazione che avrebbe cambiato la nostra azienda e interconnesso il personale", ha affermato.

Una soluzione potente 

Herotel ha anche dovuto riallineare il branding tra tutte le aziende e i reparti precedenti, inclusi uffici, veicoli e uniformi. Trattandosi di uno sforzo a livello di organizzazione, il team doveva garantire comunicazioni senza intoppi. Inoltre, dovevano assicurarsi che nessuno duplicasse il lavoro e di utilizzare le risorse aziendali in modo efficiente. Smartsheet ha fornito la cosiddetta "unica fonte di verità" per tutte le persone coinvolte.

"La cosa geniale di Smartsheet è che può inserire le informazioni esternamente e consentire a tutti di metterci del proprio e apportare modifiche utili. Il cambiamento non piace a tutti, ma Smartsheet è diventato un comodo ausilio al cambiamento", dichiara Basson.

Parte del processo di adozione è consistita nel far provare lo strumento alle persone in autonomia. "Ricordo quel periodo iniziale di formazione su Smartsheet", continua Basson. "Ho creato fogli per tutti nei workspace, li ho resi amministratori e ho lasciato che ci giocassero un po', esplorando o vedendo cosa potevano fare. Dopo un po' di tempo, hanno iniziato a realizzare il potenziale di Smartsheet". 

Per illustrare il valore di Smartsheet, Basson racconta di quando si è imbattuta per la prima volta nei moduli. "Prima di Smartsheet, avrei mandato e-mail a trenta persone chiedendo loro di rispondermi, e avrei dovuto controllare tutto il tempo la casella di posta e stilare un elenco con le loro risposte", ha affermato.

"La prima volta che ho mandato un modulo Smartsheet, ho immesso la mia mail, ho aggiunto il link al modulo e chiesto alle persone di rispondere compilando il modulo. Me ne stavo lì seduta, guardando con impazienza il foglio, e ho visto le informazioni che iniziavano ad arrivare. Non potevo crederci. Il cervello mi andava in fumo: che cosa avevo fatto per un'intera vita? E-mail su e-mail, e poi, all'improvviso, 30 persone avevano risposto a questa richiesta nel giro di un giorno. Non dovevo inserire dati in una griglia né niente di simile: le informazioni popolavano automaticamente i campi in un unico ambiente".  

Uno strumento che dà risultati 

Smartsheet ha anche consentito ai team di Herotel di monitorare i risultati e le scadenze del progetto molto più velocemente. Le informazioni del progetto sono diventate molto più trasparenti e accessibili. "Rendere più visibili i target mensili ha fatto un'enorme differenza. Diciamo che abbiamo un target pari a mille e che dobbiamo raggiungerlo entro tale giorno. Se non sei sulla buona strada, si attivano i flag e tutti vengono allertati e si attivano per rispettare la scadenza", prosegue Basson. Una tale trasparenza e la maggiore collaborazione hanno portato a un miglioramento pari al 50% nel rispetto delle scadenze e nel raggiungimento dei target mensili. Inoltre, hanno ridotto del 60% il numero di e-mail di coordinamento inviate all'interno dell'azienda. 

Con tutte queste funzioni, Smartsheet è diventato una parte talmente integrante del lavoro di Basson, che non può immaginare di non utilizzarlo. "Se dovessi mai spostarmi in un'altra azienda o reparto, o ricoprire un altro ruolo, in cui non viene usato Smartsheet, troverei il modo di implementarlo. Credo che le persone semplicemente non siano consapevoli delle capacità che offre, e voglio colmare questa lacuna", dichiara Basson.