Negli Stati Uniti la General Services Administration ha ridotto i tempi e i costi di migliaia di dollari con le automazioni e le visualizzazioni Smartsheet

Negli Stati Uniti la General Services Administration (GSA) ha la responsabilità di gestire correttamente i fondi provenienti dai contribuenti sia in termini di budget dei progetti sia in termini di prestazioni ed efficienza dell'organizzazione. L'iniziativa Integrated Award Environment (IAE) nell'ambito del Federal Acquisition Service (FAS) prevede programmi speciali, tra cui la gestione della risposta governativa alla pandemia da COVID-19, l'American Rescue Plan Act del 2021 e la gestione federale dei rimborsi sulla piattaforma SAM.gov. Smartsheet aiuta il programma IAE a snellire le comunicazioni e gli aggiornamenti, a visualizzare in modo più efficiente i dati e lo stato dei programmi e a fornire report chiari e tempestivi a tutti i dirigenti e responsabili che formano la gerarchia del governo federale.

"Siamo un programma con mandato presidenziale ed è a livello presidenziale che dobbiamo riferire i nostri risultati", spiega Tracie D. Strack, Special Projects Manager per l'IAE. "Smartsheet ci permette di farlo. Invece di sottoporre una presentazione con 30 diapositive, possiamo raccogliere i dati e le metriche su un pannello di controllo e fornire il link per visualizzarlo, in modo che le persone con cui dobbiamo parlare abbiano esattamente le stesse nostre informazioni ed esattamente quando ne hanno bisogno."

Il programma IAE fa parte dell'Office of Systems Management del FAS ed è responsabile della gestione dei sistemi usati per i rimborsi federali. Tra le attività di cui si occupa, ci sono i programmi speciali come i sostegni economici a chi è stato colpito dalla pandemia da COVID-19 nell'ambito dell'American Recovery Plan Act of del 2021 (ARPA-21) e la gestione e il consolidamento dei sistemi nell'intera organizzazione.

Quando Strack ha iniziato a lavorare per la GSA nel 2016, Smartsheet era già stato adottato come soluzione preferita. Avendo lavorato per 25 anni nell'esercito, Strack conosceva meglio Microsoft Project e il suo primo impulso è stato quello di richiederne l'uso al posto di Smartsheet. Strack però si è resa ben presto conto che per il mondo complesso che doveva disciplinare il programma IAE, Smartsheet offriva una soluzione migliore per integrare e strutturare i dati dei progetti e comunicare in modo chiaro con tutta la catena di comando.

"Smartsheet mi permette di visualizzare i progetti in modo più efficiente", sostiene Strack. "Mi permette di mantenere il controllo sulla gestione della configurazione, ma anche di far partecipare altre persone. Con gli strumenti precedenti, come i fogli di calcolo, non potevo sapere quali utenti potessero apportare modifiche senza che io lo sapessi, e non sempre ne ero avvisata. Oppure potevo passare ore alla ricerca di un'informazione senza trovarla mai, mentre in Smartsheet tutti i dati sono esattamente dove penso debbano essere. È tutto molto più naturale."

Una piattaforma che offre efficienza e ordine

Smartsheet viene usato negli uffici IAE per supervisionare e tracciare una varietà di progetti federali, come le iniziative di finanziamenti previste dalla ARPA-21. Strack ha potuto assegnare ai programmi ARPA-21 un unico numero di tracciamento che poteva essere seguito e gestito nell'intera organizzazione, a differenza del sistema precedente che usava numeri di tracciamento diversi nelle varie fasi del progetto. In un altro progetto, Strack ha potuto raccogliere le informazioni provenienti da migliaia di fogli di calcolo distinti riunendoli in un'unica soluzione Smartsheet e fornendo ai dirigenti insight più chiari per l'intero programma.

Quando Strack ha iniziato a lavorare all'iniziativa IAE, si usavano ben 10 piattaforme per supportare SAM.gov, il sito che offre un portale centralizzato alle aziende abilitate a stipulare contratti con il governo federale. Un progetto di migrazione di lunga durata ha ridotto questo numero a sette e si sta lavorando per consolidare ulteriormente il sistema. Strack ha usato WorkApps, una soluzione Smartsheet, per creare workspace dedicati per i team di assistenza che forniscono supporto ininterrotto per queste piattaforme, inviando avvisi automatici che possono essere visualizzati sui dispositivi mobili dei membri del team per velocizzare le notifiche e le risoluzioni.

"Pubblicando i nostri pannelli di controllo su WorkApps, forniamo ai team di supporto un accesso istantaneo ogni volta che ne hanno bisogno", spiega Strack. "E li aiutiamo a essere produttivi anche quando i membri del team non hanno una licenza Smartsheet o non sono ancora migrati alla nuova soluzione."  

Una delle finalità più essenziali per cui si usa Smartsheet è la generazione di report. Poiché i pannelli di controllo sono aggiornati continuamente con dati in tempo reale, forniscono informazioni sempre accurate e ciò li rende uno strumento più efficace per briefing e presentazioni rispetto alle slide, che non permettono di condividere dati dal vivo.

"I nostri pannelli di controllo sono impostati in modo da essere aggiornati ogni tre-cinque minuti", racconta Strack. "Quando lavoro con i dirigenti e lo schermo lampeggia, spiego loro che Smartsheet sta automaticamente prelevando nuovi dati per elaborarli; non dobbiamo fare nulla."

Aver riconquistato mezz'ora al giorno contribuisce a una reale riduzione dei costi

Gli avvisi automatici fanno risparmiare tempo, e il tempo è denaro. Strack ricorda che era costretta a dedicare, insieme agli altri quattro direttori IAE incaricati di riferire i dati, circa 30 minuti al giorno per compilare e inviare manualmente le e-mail in cui chiedeva aggiornamenti o ricordava ai colleghi le attività da svolgere. Queste richieste e questi aggiornamenti sono ora automatizzati tramite Smartsheet, con un risparmio di 12,5 ore a settimana che, convertite in paga oraria, si traducono in oltre 70.000 dollari all'anno risparmiati.

Queste ore possono anche essere reimpiegate per lavorare direttamente ai progetti, risolvere i problemi dei clienti o risolvere le anomalie del sistema in tempi più brevi. La possibilità di concentrarsi di più sullo sviluppo dei progetti anziché sul lato amministrativo contribuisce a rendere il flusso di lavoro più efficiente.

Un altro vantaggio di Smartsheet è che permette di visualizzare gli elementi e i dati del progetto in un modo più efficace per ciascuna persona interessata. Mostra le attività in Visualizzazione cartellino, griglia o Gantt e offre grafici o diagrammi di sviluppo che applicano alle informazioni le nuove strutture analitiche per generare insight sempre attuali.

"Il mio modo di pensare non è convenzionale", dichiara Strack. "Con Smartsheet ho ora la possibilità di riorganizzare l'enorme volume di informazioni che ricevo in un'ottica completamente diversa. I dati devono sempre essere interpretati, ma ora quello che raccontano è molto più chiaro. Per una persona neurodiversa come me, Smartsheet offre l'opportunità di presentare i materiali e i dati in un modo totalmente diverso da prima e ciò ha sicuramente rafforzato le mie abilità comunicative." 

Soddisfare i requisiti di sicurezza cloud di FedRAMP

Strack al momento sta lavorando su due implementazioni Smartsheet: la versione originale della piattaforma e la versione per il governo che è stata autorizzata dal Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP). Ciò vuol dire superare la valutazione di sicurezza di FedRAMP e ottenere l'autorizzazione per i prodotti e i servizi cloud, rendendoli disponibili alle agenzie federali statunitensi.

Smartsheet fornirà funzionalità complete, incluse 10,000ft, Control Center e molte altre per l'ambiente governativo e Strack ritiene che ciò aumenterà notevolmente l'adozione e la diffusione alla GSA e negli altri uffici federali.

"Quando viene presentato un nuovo strumento, nessuno vuole veramente cambiare", dichiara Strack. "Ma quando saremo migrati alla piattaforma Smartsheet Gov, penso che tutti desidereranno usarla. Offrendo dati sicuri e informazioni in quantità che non avevamo mai avuto, Smartsheet ha decisamente migliorato l'esperienza. Poterlo usare in FedRAMP significa che il Ministero della Difesa, l'esercito e la Marina Militare possono aprirsi a una miriade di possibilità per la gestione dei dati."

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