La commissione per la salute mentale dell'Australia Occidentale supporta la comunità e favorisce la trasparenza

La Commissione per la salute mentale dell'Australia Occidentale sta cercando di istituire dei sistemi per le persone che soffrono di salute mentale o di dipendenza da alcool o droghe e fornire servizi di qualità ai singoli individui e alle loro famiglie. Istituita dal governo nel 2010, la Commissione si prefigge come obiettivo l'elaborazione di una riforma valida a livello nazionale per rendere più moderno ed efficiente il sistema di cura per le persone affette da problemi di salute mentale. Responsabile di una serie di servizi e iniziative, tra cui prevenzione, supporto alla comunità, trattamenti e supporto ai sistemi e ai processi, la commissione ha a disposizione un budget complessivo di 1.013 miliardi di dollari per il 2020-21. Per risultati che siano efficaci ed efficienti, questa vastità di programmi e progetti richiede collaborazione tra tutti i membri della commissione e un sistema di tracciamento coerente.

"Abbiamo una missione importante, aiutare le persone dell'Australia Occidentale e i partner offrendo un'ampia gamma di erogatori di servizi di salute mentale, organizzazioni non governative e privati", spiega Jennifer McGrath. "Dalle campagne di prevenzione nei festival musicali alla gestione di nuovi alloggi provvisori in Kalgoorlie e Geraldton, la Commissione gestisce una considerevole varietà di programmi diversi per entità e portata. Ciascun programma ha necessità specifiche che il personale della Commissione cerca di soddisfare lavorando a stretto contatto con persone, comunità, servizi sanitari, ONG e molti altri enti governativi.

Individuare lo strumento giusto

Mark Weeks, Senior Project Manager nella Commissione, si occupa di efficacia, efficienza e miglioramento continuo. Con un'attenzione particolare alla gestione della pianificazione e al miglioramento delle prestazioni, il team della pianificazione aziendale ha identificato i nuovi strumenti di collaborazione che potrebbero migliorare la visibilità di tutti i programmi e aiutare i project manager.

Mentre il team lavorava con strumenti come Excel, Word e altre applicazioni Microsoft, si è aperta l'opportunità di adottare un software basato sul cloud per migliorare la visibilità e la collaborazione in tempo reale. Nel 2015 la Commissione ha proposto ai project manager l'uso di Smartsheet su base facoltativa per ampliare la gamma di strumenti a disposizione.

"In qualità di responsabile della piattaforma per Smartsheet, il mio ruolo è incoraggiare le persone a usare Smartsheet nel loro lavoro e a consultarlo come fonte di informazioni sulla gestione dei progetti, dei programmi e dei portfolio dei progetti", spiega Mark Weeks. "Come succede in questi casi, i team all'inizio hanno esitato al pensiero del lavoro in più che comporta imparare a usare un nuovo strumento, ma con il tempo hanno acquistato sicurezza e verificato come potessero ottimizzare i loro tempi di lavoro." 

L'obiettivo iniziale era supportare la gestione degli audit e dei rischi e l'implementazione della gestione dei progetti nella Commissione. Abbiamo iniziato con un unico utente e un'implementazione autonoma, per poi estendere l'uso della soluzione a tutti i project manager della Commissione per tracciare i progetti, i programmi e le iniziative in una posizione centralizzata e aggiornata in tempo reale, avere una maggiore trasparenza e migliorare la generazione dei report.

Una nuova base per la gestione dei progetti, dei programmi e dei portfolio

La commissione ha ora circa 200 utenti Smartsheet ovvero circa l'80% del personale. La soluzione viene largamente usata in tutta l'organizzazione per la gestione e la pianificazione dei progetti, dei programmi e delle operazioni, per la gestione dei rischi e gli audit interni, per la gestione delle riunioni, per produrre i report da inviare ai ministeri e il relativo tracciamento.

I vari team usano una serie di modelli preconfigurati e personalizzati che aiutano il personale a usare la piattaforma Smartsheet, semplificare i processi e comunicare con le parti interessate. I modelli sono usati in tutte le varie iniziative a cui lavora la Commissione. Ad esempio, nel programma di formazione registrato Strong Spirit Strong Mind per lo sviluppo della forza lavoro tra gli aborigeni. Smartsheet viene usato per tracciare le milestone, sapere quando le attività devono essere aggiornate e come strumento di pianificazione per ottimizzare i risultati di tutti i partecipanti.

La piattaforma Smartsheet viene usata per migliorare la produzione di report, il tracciamento e la definizione delle responsabilità di tutti i manager. Come soluzione basata sul cloud, offre un accesso sicuro ovunque ci si trovi ed è quindi molto utile per i progetti e i programmi che prevedono trasferte in tutto lo stato o in aree remote. Lavorare su un foglio centralizzato riduce il problema di controllare le versioni e assicura il soddisfacimento dei requisiti di sicurezza dei dati e di gestione dei record.

La natura dei programmi e dei progetti della Commissione comporta la stretta collaborazione con altri enti e dipendenti della pubblica amministrazione e con le organizzazioni non governative. Anziché condividere documenti statici, i project manager e i program manager possono definire accessi personalizzati ai fogli Smartsheet per fornire ai collaboratori le informazioni di cui hanno bisogno in modo sicuro. Internamente, i team della Commissione usano la piattaforma per partecipare alle riunioni e definire con chiarezza i ruoli e le scadenze dei progetti.

"È bellissimo vedere i team sparsi in tutto l'ufficio riunirsi intorno a uno schermo su cui è visualizzato il foglio Smartsheet per collaborare e partecipare alle riunioni sulla piattaforma per verificare di essere tutti allineati sugli stessi obiettivi", afferma Mark Weeks. "Quando si gestiscono progetti che determinano un cambiamento tangibile nella comunità, aiuta poter monitorare le numerose attività interessate e definire nettamente le responsabilità per i membri dei team in tempo reale e in modo centralizzato. Anche creare nuovi fogli basandosi sui modelli è facile e richiede appena cinque minuti liberando molto tempo da dedicare al lavoro."

Nelle mani dei dipendenti

Mark Weeks sostiene che la gestione dei progetti, dei programmi e dei componenti operativi da un'ubicazione centralizzata non ci ha aiutato solo nell'esecuzione, ma anche nella generazione dei report interni e nelle comunicazioni con gli stakeholder esterni. Le attività ripetitive, ad esempio la preparazione del rapporto annuale della Commissione, sono ora semplificate con l'uso di Smartsheet che aiuta il project manager responsabile a rispettare le consegne in modo coerente.

La maggiore trasparenza avvantaggia anche i dipendenti e li rende più sicuri. Lo stato e le responsabilità dei progetti e dei programmi sono infatti facili da capire e visualizzare mentre i promemoria automatizzati aiutano a rispettare le milestone e permettono di dedicarsi al lavoro di cui beneficerà l'intera comunità dell'Australia Occidentale.

"Obiettivo principale della Commissione per la salute mentale dell'Australia Occidentale è supportare le riforme in ambito di salute mentale e dipendenze da alcool e altre droghe. Dotare il nostro personale con gli strumenti giusti per collaborare e attuare i progetti e i programmi è fondamentale. Dare ai membri della Commissione una piattaforma intuitiva ed efficiente come Smartsheet vuol dire supportare meglio il loro lavoro", aggiunge Mark Weeks.

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.

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