GenCon adotta una piattaforma in linea con le sue ambizioni

GenCon ha iniziato la sua attività di impresa edile con piccoli progetti nel settore sanitario, come la sostituzione della pavimentazione nelle camere di degenza. Attualmente, ha ampliato il suo campo di attività fino a includere complesse ristrutturazioni di sale operatorie, ristrutturazioni di spazi di terapia intensiva adiacenti ad aree con pazienti attive e allestimenti per uffici di grandi aziende.

Occupando una posizione privilegiata, che consente a GenCon di impegnarsi in progetti di piccole e medie imprese, a cui di solito i maggiori appaltatori edilizi non sono interessati, sta anche sfruttando la sua grande esperienza nel settore sanitario per diversificare i progetti legati agli uffici aziendali e quelli associati all'accoglienza. Smartsheet occupa un ruolo chiave nell'assicurare che i processi aziendali possano essere scalati e usati a supporto di un piano strategico di espansione.

"Il settore edile a Boston è in forte espansione, con numerosi appaltatori ufficiali nell'area", dichiara Travis Lefebvre, Responsabile di Engineering in GenCon. "Attualmente, siamo ancora un'azienda di medie dimensioni nella sanità, un settore notoriamente difficile da penetrare. Questo ci pone in una posizione esclusiva per farci carico di quei progetti, dal valore variabile dai 50.000 ai 5 milioni di dollari, che altre imprese non vogliono o che non sono qualificate a fare".

"Ci distinguiamo dalle altre aziende per la nostra politica orientata al cliente. La nostra massima priorità è assicurarci che la totalità dei clienti sia soddisfatta del nostro operato. Costruiamo solide relazioni con i clienti e questo ci permette di continuare a crescere e a espandere la nostra rete con la fidelizzazione, ma diversificando anche il nostro portfolio clienti".

Tutte le informazioni in "un unico spazio condiviso"

Un altro elemento cruciale del piano di crescita di GenCon prevede di snellire e professionalizzare le sue operazioni commerciali. Come fa notare Lefebvre, i progetti edili di piccola o grande entità, senza distinzione, di solito richiedono le stesse attività di base; quindi, la chiave per economizzare è creare processi più efficienti, eliminando le ridondanze e abbattendo i compartimenti stagni. Smartsheet consente di centralizzare i dati aziendali importanti e tutta la documentazione aggiornata, offrendo sia ai dipendenti che alla dirigenza un'unica posizione di accesso alle informazioni cruciali, favorendo quindi il processo decisionale e migliorando le efficienze complessive.

Analogamente a molte aziende del settore edile, GenCon si serve di Procore per gestire la documentazione di costruzione e i dettagli di progetto e di CMiC per la contabilità. Lefebvre e gli altri membri del team dirigenziale hanno riconosciuto la necessità di una piattaforma di esecuzione del lavoro che fosse in grado di integrare i dati di questi due sistemi specializzati e prevenire eventuali errori di comunicazione tra i vari team e all'interno degli stessi.

"Il grande vuoto nella nostra struttura era la collaborazione", afferma Lefebvre. "Sapere di avere tutte le informazioni necessarie in un unico spazio condiviso, senza diverse versioni su cui dover lavorare simultaneamente e senza dover duplicare gli sforzi, assicura la massima tranquillità allo staff esecutivo. I nostri punti dolenti erano la fatturazione per i proprietari e il monitoraggio generale dei progetti".

Uso dei dati per promuovere i progetti

Grazie a Smartsheet, GenCon ha potuto eliminare queste lacune, creando un database principale dei progetti che mostrasse informazioni accurate e aggiornate sullo stato e le esigenze di ogni progetto in corso. Con Smartsheet Data Shuttle, GenCon estrae i dati da Procore e CMiC trasferendoli in Smartsheet, per creare un registro unificato dei progetti ed eseguire analisi di alto livello. I dati del registro vengono trasferiti nelle dashboard dell'esecutivo, in modo che i vertici possano visualizzare lo stato di progetti e attività, tenere traccia delle entrate e monitorare livelli e pianificazione in termini di organico.

Tra le altre funzioni che semplificano i flussi di lavoro di GenCon è incluso DataMesh, che collega la piattaforma dell'azienda con quella di una consociata per creare una vista unificata dello stato attuale dei progetti di collaborazione. GenCon usa le dashboard per organizzare procedure e documentazione legate alla sicurezza, processi associati alle risorse umane e formazione per i dipendenti con una dashboard chiamata GenCon University.

GenCon sfrutta i flussi di lavoro automatizzati per semplificare diverse attività. A seguito dell'inoltro di un ordine, gli ordini di forniture per ufficio e biglietti da visita vengono inviati al personale dedicato per l'approvazione. Una casella di suggerimenti virtuale registra i consigli dei dipendenti in materia di innovazione e miglioramento, inviandoli poi ai capi squadra in base al contenuto delle idee. Lefebvre ritiene che GenCon abbia almeno 17 flussi di lavoro automatizzati configurati nel foglio master.

Una piattaforma potente che aiuta a ridurre lo stress

I dipendenti che non hanno ancora familiarità con Smartsheet possono rimanere intimiditi dalle potenti capacità della piattaforma, dichiara Lefebvre. Ma non appena approfittano della formazione offerta, si rendono conto di quanto possa semplificare loro la vita. Lefebvre gestisce l'intero processo di onboarding dei nuovi dipendenti e, durante i follow-up, tutti elogiano le dashboard Smartsheet dell'azienda per l'aiuto offerto loro nel prepararli sin dall'inizio al successo.

"Per quanto complesso possa essere Smartsheet, vale la pena familiarizzare con il software, capire le sue immense capacità e il contributo che può dare al nostro lavoro", dichiara Lefebvre. "In passato, dovevamo perdere parecchio tempo in attività come cercare nelle e-mail la versione di un subappalto, forse vecchia di due anni, e magari nemmeno più valida. Tutto questo ormai è acqua passata". Abbiamo creato una sezione per i moduli e i modelli nella dashboard per i nostri dipendenti, ed è l'unico posto dove possono andarli a prendere. Ti indica anche la data dell'ultimo aggiornamento, e praticamente è tutto dentro al sistema".