Forterra ha ottenuto efficienza operativa grazie alla visibilità dei progetti a livello aziendale

In ogni angolo del Regno Unito ci si ritrova vicino a un edificio costruito con mattoni, blocchi, argilla o cemento di Forterra. La storia dell'azienda di prodotti per l'edilizia inizia nell'Ottocento e ad oggi Forterra porta avanti la sua missione di innovazione edilizia. 

Nell'edilizia, l'efficienza è fondamentale. Ma Forterra ha notato che i suoi team di progetto impegnati in diverse discipline stavano consegnando e registrando i progetti in modo non omogeneo, danneggiando il flusso del progetto e la timeline. La soluzione, ha riconosciuto Forterra, era quella di istituire un PMO (Project Management Office, Ufficio di gestione dei progetti) che raccogliesse tutti i contenuti necessari e standardizzasse i processi quotidiani. Per avere successo, il PMO aveva bisogno di un set di strumenti a cui tutti i membri del team potevano accedere, in grado di fornire visibilità sull'andamento del progetto a livello di portafoglio e che poteva essere usato da tutta l'azienda. In poche parole: una soluzione robusta di gestione end-to-end del portafoglio di progetti.

Adattabilità e consistenza

"All'interno del dipartimento IT, la nostra filosofia è quella di delegare il più possibile, quindi facciamo affidamento su partner di fiducia che ci aiutano a risolvere i problemi", dice John Wyldbore, Responsabile IT Demand & Innovation di Forterra.

Avendo già usato Smartsheet all'interno del dipartimento IT, il team di Forterra ha deciso di concentrarsi su Smartsheet Control Center per un'adozione più ampia. Smartsheet Control Center aiuta a gestire modifiche di ogni tipo, grazie al provisioning automatizzato, agli aggiornamenti globali e ai report sul portafoglio aggregato.

I lavori sono iniziati insieme a Cheeta Transformation, il loro partner tecnologico, tracciando tutti gli elementi tipici di un progetto Forterra. Poi, il team ha estrapolato le metriche principali che dovevano essere prodotte e riportate. Grazie alla scalabilità e alla replicabilità di Control Center, il team ha creato un set standard di documenti di progetto necessari per ogni dipartimento. Qualsiasi project manager dell'azienda può accedere a questi modelli e usarli senza apportare modifiche di rilievo.

Per garantire un reporting e una gestione di progetto efficaci, a Forterra servivano due elementi chiave: individuare le metriche o le milestone corrette e comunicare in maniera continua queste informazioni all'interno dell'azienda. Smartsheet Control Center aiuta a centralizzare questa funzionalità. Si possono inviare aggiornamenti agli utenti principali tramite report generati automaticamente e pannelli di controllo di un progetto. I pannelli di controllo sono stati ideati su misura per diversi tipi di pubblico, mostrando solo i risultati più pertinenti e gli aggiornamenti in tempo reale.

Grazie a questa maggiore visibilità di progetto, per Forterra è stato possibile dare maggiore priorità alle attività interne.

"Ho chiesto al nostro team di aiutarci a capire meglio il numero e la natura delle iniziative di cambiamento che si svolgono in contemporanea e che si contendono le risorse", dice Matt Day, Direttore IT di Forterra. "Questo era importante non solo per garantire l'effettiva applicazione delle modifiche, ma anche per capire come integrarle all'interno dell'azienda senza alterare le operazioni quotidiane". 

Lavorare meglio

Dopo cinque mesi dalla nascita del PMO, la vita dei project manager di Forterra è molto cambiata. Al momento in Smartsheet vengono gestiti più di 70 progetti e il loro stato di avanzamento viene registrato in maniera uniforme. Questa armonizzazione ha assicurato più trasparenza dei progetti, dando agli utenti completo accesso agli ultimi aggiornamenti. 

"Si nota che il PMO è molto utile per Forterra", afferma Alison Robb, Consulente di Cheetah Transformation. "Questa è l'importanza di Smartsheet e delle versioni personalizzate: fa ciò che serve a Forterra. Non è limitato alla versione originale di uno sviluppatore di software. È un modo totalmente flessibile di lavorare, che non prevede la scrittura di codice". 

Oggi, i pannelli di controllo si aggiornano automaticamente in tempo reale in tutta l'azienda, per chiunque faccia parte di un progetto, dal team esecutivo all'amministratore di progetto. Tutto ciò permette ai project manager di dedicare più tempo a quello che sanno fare meglio, ovvero dare valore a Forterra attraverso una gestione dei progetti di successo.  

"Smartsheet sta diventando un'applicazione fondamentale per tutti i nostri utenti all'interno dell'azienda, non solo per i progetti, ma anche per la vita di tutti i giorni", sottolinea Wyldbore. "Abbiamo preso il concept dei pannelli di controllo dei project manager dal lavoro del PMO e l'abbiamo presentato a un pubblico più vasto, non solo attraverso i dati del nostro PMO. Sicuramente ci sta aiutando a diventare un'azienda più dinamica".