FGMK migliora flusso di dati e trasparenza

FGMK semplifica la gestione degli audit

FGMK , azienda che offre servizi professionali d'eccellenza, aveva un problema: i processi obsoleti e gli strumenti datati distraevano il team dal lavoro che avrebbe dovuto essere prioritario: servizi al cliente d'eccellenza.

Con oltre 1.000 ingaggi di reportistica audit e di bilanci all'anno, e decine di migliaia di richieste di informazioni, FGMK era alla ricerca di un modo migliore per gestire le comunicazioni e le richieste amministrative correlate a questi processi, spesso manuali ed eseguiti in un foglio di calcolo, un documento di testo o un thread di e-mail. Dopo essere incorso in problemi legati alle responsabilità e a rompicapi sulle versioni, il team di FGMK ha capito che doveva esserci un modo di gestione migliore.

"Abbiamo scoperto che i team dedicavano molto tempo al lato amministrativo di un audit piuttosto che erogare effettivamente il servizio al cliente, apportando quel valore aggiunto effettivo per il quale sono sul campo", dichiara Michael Fernandez, Director of Quality Control presso FGMK.

Avevano bisogno di una soluzione che li aiutasse a liberare i dipendenti dal carico amministrativo manuale, ottimizzando l'immissione di documenti e diminuendo l'andirivieni di conversazioni tramite e-mail. "Dovevamo semplicemente migliorare il nostro flusso di dati. Dovevamo migliorare la collaborazione. Dovevamo migliorare la comunicazione, sia internamente che esternamente", afferma Fernandez.

"Smartsheet ci è sembrato qualcosa che potesse migliorare la nostra efficienza e tagliare il processo manuale", continua Fernandez, "possiamo usare le notifiche e la natura collaborativa, rapida e consultabile a colpo d'occhio della piattaforma per fare le cose più velocemente, in modo migliore e riallocare inoltre le nostre risorse".

"Nessuno sposta il traguardo"

Eliminando le domande ripetitive e delineando con chiarezza i processi di comunicazione, FGMK ha creato una singola fonte di verità in Smartsheet. Ora hanno un sistema di registrazione trasparente che offre visibilità in tempo reale sui processi di audit tra i membri dei team e i clienti, che possono collaborare in tempo reale.

"Ora i problemi di comunicazione sono ridotti al minimo, e penso che i nostri clienti lo apprezzino veramente, perché le informazioni vengono date anticipatamente, "nessuno sposta il traguardo", per così dire. Sanno che quello che vedono è quello che ricevono, e ciò consente loro di avere un quadro chiaro di cosa hanno bisogno; così noi possiamo fare ciò di cui abbiamo bisogno", afferma Fernandez. "Penso che il livello di collaborazione e trasparenza con i nostri clienti sia stato il più grande vantaggio per noi, e il feedback che abbiamo ricevuto finora lo ha provato. Le reazioni dei nostri clienti sono state straordinariamente positive. Non solo apprezzano il cambiamento nei nostri processi, ma riconoscono che FGMK cerca continuamente nuovi modi di migliorare, puntando sempre all'innovazione."

Una ristrutturazione "sbalorditiva" del processo

FGMK ha ridotto notevolmente il tempo dedicato al processo di pianificazione e programmazione annuale degli audit, mantenendo al contempo l'elevato livello di efficacia che si aspetta dalle sue risorse, grazie al tracciamento coerente e collaborativo in Smartsheet. Usando la visualizzazione Gantt, possono vedere chiaramente dove i dipendenti si imbattono in conflitti di programmazione, dove potrebbero essere sovraccaricati e dove risiedono eventuali buchi. Ciò ha consentito loro di riallocare facilmente le risorse e garantire che siano in carreggiata per rispettare le scadenze.

"In passato abbiamo tenuto un meeting sulla programmazione che ha coinvolto tutti i nostri partner, il reparto di programmazione, e che è durato un intero giorno. Tutti quelli il cui tempo è fatturabile stavano lavorando a un processo amministrativo interno", afferma Fernandez. "Quest'anno, usando Smartsheet e la visualizzazione Gantt, i nostri team hanno prepopolato alcune di queste informazioni, io e un partner le abbiamo buttate giù, e abbiamo concluso in circa tre ore. È una notevole quantità di tempo che viene risparmiata dall'amministratore e ridistribuita ai clienti!"

"Quando pensi al tempo fatturabile che hai risparmiato e che hai potuto riallocare al lavoro del cliente, è sbalorditivo osservare come possiamo farlo usando un solo foglio, rispetto alle centinaia di ore dell'anno precedente", dice Fernandez.

La punta dell'iceberg

Grazie alla flessibilità nella creazione di flussi di lavoro personalizzati, alla visibilità in tempo reale ottenuta nelle liste di richieste dei clienti, e al continuo miglioramento sui processi grazie all'uso di moduli di feedback, FGMK ha iniziato a espandere l'uso di Smartsheet in tutta l'organizzazione, incluso il processo di revisione interna, che consisteva in oltre 300 valutazioni nei soli primi sei mesi di utilizzo.

"Da sei a sette mesi dopo, stiamo già pensando a come continuare a espanderci, a cos'altro fare. Perché man mano che internamente tutto diventa sempre più scorrevole, abbiamo la sensazione che sia solo la punta dell'iceberg. Quello che era inizialmente partito come uno strumento per agevolare le nostre pratiche di audit e responsabilizzazione a essere più efficienti, è diventato una piattaforma preziosa per tutte le nostre aree di pratica, inclusa l'area Entrepreneurial Services and Tax Practice. Immaginiamo un futuro in cui tutti i nostri professionisti, operanti in tutte le linee di servizio, usino Smartsheet al suo pieno potenziale", afferma Fernandez.

Con la recente aggiunta di Smartsheet Dynamic View, FGMK sta scoprendo un nuovo modo di gestire gli accessi, consentendo la condivisione sicura di informazioni selezionate del foglio con membri del team e clienti, garantendo la sicurezza e la protezione dei dati sensibili.

"In FGMK "Identificare le opportunità. Offrire soluzioni" è la nostra tagline", afferma Fernandez. "Questo principio va a braccetto con ciò che stiamo facendo con Smartsheet, perché man mano che lo usiamo troviamo sempre più opportunità per continuare a migliorare noi stessi e, di conseguenza, offrire vantaggi ai nostri clienti."

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