Perché Digi-Key punta molto su innovazione e automazione

L'innovazione a volte avviene dove meno te lo aspetti. Thief River Falls, una cittadina nel nord-ovest del Minnesota, ospita Digi-Key Electronics, uno dei principali distributori di componenti elettronici al mondo. Con circa 4.200 dipendenti, 3,2 miliardi di dollari di vendite annuali e 880 fornitori diversi che forniscono sei milioni di parti, l'azienda serve centinaia di migliaia di clienti ogni anno.

In Digi-Key, Andrew Bourne, Senior Manager of Operational Excellence, e Pete Danos, Senior Innovation Program Leader, sono responsabili di sbloccare il potenziale di tecnologie innovative, migliorando al contempo l'efficienza dell'organizzazione. Il loro team è responsabile dell'introduzione di nuove tecnologie per mantenere Digi-Key competitiva e reimmaginare il modo in cui lavora: dall'approvvigionamento di impacchettatrici automatizzate allo sviluppo di processi migliori grazie all'automazione del flusso di lavoro.

"Il tipo di innovazione che ci intriga di più è quello correlato a tutte le interruzioni che si verificano in aree dove meno te lo aspetti", dichiara Bourne. "Cose che non avresti mai pensato sarebbero potute cambiare e, contro ogni previsione, il cambiamento è avvenuto e ha migliorato di conseguenza la vita delle persone."

Margine di miglioramento dei processi

"Quando ho iniziato a lavorare in questo reparto ero solo", afferma Bourne. "Avevo da cinque a sei progetti in corso che si trovavano nelle fasi più gravose. Rimbalzavo tra ricerche di mercato, descrizioni dei lavori, definizioni di prezzi e visite in loco. Dovevo trovare il modo per lavorare in modo più organizzato."

Per tenere traccia dei progetti, Bourne usava Microsoft Excel, un notebook e la sua memoria. "Aggiungeva un tempo considerevole e non necessario a progetti che avrebbero dovuto apportare grande valore all'organizzazione."

Con il vecchio metodo, Bourne stava spesso ad aspettare vendor e parti interessate interne, e le informazioni non erano disponibili sul posto. Man mano che i progetti progredivano e cresceva l'eccitazione, i colleghi fermavano Bourne nei corridoi, ma lui non era in grado di dare loro risposte, considerando il suo carico di lavoro pesante.

Bourne ha introdotto Danos alla guida del reparto innovazione, e la sua prima attività è stata scegliere la piattaforma giusta per l'esecuzione del lavoro per gettare le basi per la gestione di vendor, programmi e progetti, prestando particolare attenzione a garantire che la soluzione consentisse loro di condividere informazioni in tempo reale e migliorare la visibilità fino al livello esecutivo. Danos si è rivolto a Smartsheet e lo ha trovato perfetto per i loro casi d'uso.

"Uno 'sportello unico' per gestire l'intero programma"

"Si tratta di un reparto più recente, quindi vogliamo assicurarci che le basi gettate siano quelle giuste", afferma Danos. Bourne e Danos hanno lavorato con Smartsheet Solution Services per creare una soluzione personalizzata che consentisse loro di creare i blueprint giusti per i loro flussi di lavoro usando Smartsheet Control Center.

"Fintanto che si parla della nostra innovazione, Smartsheet è il punto in cui vivono tutti i nostri progetti", afferma Danos. "Lo usiamo per gestire le attività quotidiane, la pianificazione, l'aggiornamento e per tenere insieme tutti i progetti nella dashboard del reparto, che lo fa spiccare in tutta l'azienda."

"Da una prospettiva funzionale, uso Smartsheet come sportello unico per gestire l'intero programma", prosegue Danos. "È estremamente importante che la piattaforma si integri con Microsoft Outlook. Posso salvare documentazione specifica, e-mail, immagini e comunicazioni direttamente nella linea del prodotto. È bello poter andare in un unico posto e trovarci tutto."

"Dal punto di vista della pianificazione, possiamo velocizzare i progetti con un paio di clic", usando Control Center, aggiunge Bourne. "Basta scegliere un semplice modulo di intake, poi il percorso del progetto, e puoi iniziare in pochi minuti con un sistema veramente potente."

Il team ha anche condiviso i vantaggi di Control Center con il reparto IT di Digi-Key. "Se andiamo indietro di sette mesi, erano alle prese con manager multiprogetto che facevano un grande lavoro", afferma Danos. "Ogni persona gestiva il progetto in modo leggermente diverso da un altro, ed era una sfida tenere insieme tutte le informazioni."

"Abbiamo mostrato loro che, con un minimo di operazioni preliminari e determinando i modelli e il modo in cui si vogliono gestire i progetti, si può lavorare seguendo tutti lo stesso schema. Ogni volta che mettiamo qualcosa nel calderone, lanciamo i progetti da Control Center, e nel giro di cinque minuti conosciamo tutti gli artefatti che ci servono per spiccare il volo."

Non appena hanno mostrato le capacità di Smartsheet appena scoperte alle parti interessate, "i team hanno iniziato a usarlo, e ora stanno adottando la piattaforma per programmi aggiuntivi come strumento base per il successo dei loro reparti", aggiunge Bourne. In effetti, la gestione dei progetti per il loro stabilimento da 2,2 milioni di metri quadrati, attualmente in costruzione, è stata gestita tramite Smartsheet.

"Smartsheet è la mia rete di sicurezza"

Usando Smartsheet, il team ha potenziato la responsabilizzazione relativamente ad attività, progetto e programma grazie alla maggiore trasparenza dello stato del programma, tramite dashboard, l'app per dispositivi mobili e relative integrazioni. "All'interno del nostro reparto, al quale fanno eco gli altri reparti, Smartsheet ci consente di essere onesti", afferma Bourne.

"Lavorando su diversi progetti su larga scala, con un occhio puntato su una visione strategica olistica, si può offrire un terreno fertile per ridurre le attività che vengono tralasciate. Smartsheet è la mia rete di sicurezza. Non sussiste la possibilità che sfugga qualcosa di rischioso o che le attività procedano senza preavviso, perché le nostre dashboard mettono tutto in evidenza ogni giorno. Ciò offre un livello di comfort e affidabilità che in passato non veniva sempre offerto ai nostri clienti interni."

In aggiunta, il team usa spesso l'app Smartsheet per dispositivi mobili per lavorare, qualunque cosa debba fare. "L'esperienza su dispositivo mobile è stata per me un grande fattore distintivo", afferma Danos. "La facilità d'uso, in termini di dispositivo mobile, che sia il mio telefono o il mio iPad, è davvero determinante. Quando sei in bilico tra sette progetti, hai bisogno di accedere alla piattaforma, lavorare velocemente ovunque tu sia e rispondere all'istante."

"Vado negli uffici degli executive con una frequenza settimanale, e ho sempre con me il mio iPad", aggiunge Bourne. "Metto insieme la dashboard del programma per mostrare loro a che punto sono i progetti, e le informazioni più importanti per loro. So che i dati sulla dashboard sono in tempo reale, aggiornati e intuitivi."

Quindi, ora, quando le parti interessate fermano Bourne e Danos nei corridoi chiedendogli dello stato generale del programma, "Non solo posso dare una risposta, ma posso essere certo che l'informazione è accurata", afferma Bourne. "Questo perché Smartsheet dispone di eccellenti consulenti nel proprio personale, e i suoi sviluppatori hanno fatto un lavoro veramente spaziale nel creare questa soluzione."

Danos concorda: "Smartsheet è un'azienda che ascolta gli utenti e ha veramente a cuore le necessità dei clienti, piuttosto che elaborare supposizioni obsolete su cosa pensano serva loro."

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