Resource Management by Smartsheet dà a Cornerstone una visione più chiara della pianificazione delle risorse per soddisfare le esigenze di tecnologia nel settore dei viaggi

I viaggi d’affari sono stati drasticamente interrotti dalla pandemia da COVID-19, con le prenotazioni che in generale sono bruscamente crollate e nuove regole e restrizioni in atto per la salvaguardia della salute. Cornerstone Information Systems fornisce software e servizi per la gestione dei viaggi ai suoi clienti, tra cui agenzie di viaggi e travel manager aziendali.

Concentrandosi su soluzioni che stanno aiutando i clienti ad adattare i loro programmi di viaggio di fronte alla crisi sanitaria globale, Cornerstone è più impegnata che mai. Con Resource Management by Smartsheet, Cornerstone può migliorare la produttività e organizzare le risorse per soddisfare le mutevoli esigenze dei clienti.

Creare prodotti tecnologici per supportare il piano dei clienti

"Non abbiamo rallentato; anche se le nostre transazioni sono diminuite, il nostro lavoro non lo è stato", afferma Laurie Reese, vicepresidente esecutivo del Servizio Clienti in Cornerstone. "E questo perché le persone stanno scoprendo il valore nei dati e nei prodotti che abbiamo.

"Possiamo aiutare i clienti nel momento in cui sarà possibile tornare a viaggiare, dare informazioni ai viaggiatori se dovranno fare una quarantena o un test per COVID-19 e aiutare i travel manager delle compagnie a sapere dove si trovano i loro viaggiatori e ad approvare gli spostamenti. Abbiamo spostato leggermente il nostro focus per accertarci che le persone possano avere accesso ai dati di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno bisogno, e per sostenerle nel reinserimento nel mondo dei viaggi nazionali e internazionali."

Prima che iniziasse la pandemia da COVID-19, Cornerstone ha creato prodotti tecnologici che aiutano i clienti a semplificare e automatizzare i loro programmi di viaggio aziendali. Questi prodotti sono completati da servizi che offrono ai clienti un risparmio di tempo e di fatica e possono essere personalizzati per migliorare l'esperienza di ogni viaggiatore.

Quando la pandemia ha portato alle cancellazioni dei voli e a lockdown localizzati, i clienti hanno avuto bisogno di assistenza per tenere traccia del valore dei biglietti non utilizzati o per rimanere aggiornati sui requisiti di test e isolamento nelle destinazioni finali. Cornerstone sta sviluppando nuovi prodotti e perfezionando quelli esistenti per soddisfare queste esigenze.

Previsione delle risorse più accurata con Resource Management by Smartsheet

I prodotti dell'azienda sfruttano l'automazione e l'analisi dei dati per fornire risultati veloci ed efficaci ai clienti, ma la gestione interna dei progetti faceva affidamento su processi manuali inefficaci. Le richieste e gli aggiornamenti erano inseriti in e-mail o fogli di calcolo o perfino in registri di progetto scritti a mano. Il team dei servizi ai clienti ha introdotto Smartsheet per trasformare i propri processi, favorire la crescita e migliorare l'efficienza.

"Potrei citare molti episodi risalenti al 2002, al periodo che chiamavamo della "cartella blu", in cui scrivevamo manualmente i nostri progetti e ci passavamo la cartella di scrivania in scrivania", ricorda Jenny Tracy, Customer Services Facilitation Manager presso Cornerstone.

"Smartsheet è così automatizzato; è molto più in linea con ciò che facciamo come azienda impegnata nell'automazione e nei dati, e ci dà l’opportunità di provare a essere più efficienti. Nel tempo abbiamo cercato di renderlo più efficace, unendo tutti i pezzi del mosaico, dal momento in cui si chiude una vendita in Salesforce fino alla fine del progetto. Questo è proprio ciò che Resource Management by Smartsheet ha fatto per noi."

Cornerstone ha iniziato a usare Smartsheet per la gestione, la supervisione e la tracciabilità temporale dei progetti. Tuttavia, avevano bisogno di un qualcosa di più per prevedere e pianificare l’utilizzo delle risorse. Reese e Amy Burns, direttrice della Customer Experience, hanno partecipato a Smartsheet ENGAGE 2019 e hanno scoperto Resource Management by Smartsheet. Hanno pensato che avrebbe potuto aiutarle nella previsione delle risorse, un elemento essenziale per la chiusura delle vendite con i nuovi clienti.

"Avere Resource Management è molto importante perché lo sviluppo di un grande progetto coinvolge tante persone", afferma Tracy. "Quindi quando arriva il progetto successivo, Laurie e Amy guardano alla fase di sviluppo e possono fare le loro valutazioni, "Jodi sta facendo questa attività e non può essere spostata; sarà disponibile il 30 novembre, ma forse Jerry avrà un po’ di tempo prima; Mark è in vacanza per un'altra settimana." Poter avere una visione complessiva delle date disponibili e non può aiutarci a stabilire quando si aprono spiragli per indirizzare le persone giuste su un nuovo progetto."

Miglioramenti permanenti dei processi di un progetto

"All'inizio Smartsheet ci ha permesso di creare modelli e rafforzare il processo di un progetto", sostiene Burns.

"Il passaggio successivo è stato integrare il processo Control Center, che ha chiuso il ciclo tra processo di vendita e processo di implementazione dei progetti: poter inserire il progetto, accelerarlo, assegnare le risorse e disporre realmente della collaborazione e della visibilità per tutti in azienda. E il terzo elemento è Resource Management ed essere in grado di progettare il reperimento delle nostre risorse. Resource Management by Smartsheet ha ridotto il carico di lavoro per il reperimento di risorse di circa il 90%."

La previsione più accurata delle risorse è particolarmente importante perché molti clienti hanno messo i progetti in attesa nei primi giorni della pandemia. Resource Management by Smartsheet offre una visione sui progetti che sono in attesa e quelli che sono in fase di stallo, ci dice se le persone assegnate ai vari progetti sono in aspettativa o sono state riassegnate. E mentre i clienti prendono decisioni su quando riavviare i progetti, i manager possono ricomporre o creare più rapidamente nuovi team di progetto.

Tracy afferma che avere una visione più chiara della disponibilità di risorse è inoltre importante per soddisfare le esigenze dei clienti, oltre che per conseguire gli obiettivi di profitto dell’azienda. I manager possono tenere traccia dell’attività in relazione al budget e garantire che venga offerto il servizio più completo possibile.

Maggiore efficienza con l’automazione di Smartsheet

"Abbiamo un processo chiamato SOW Express originariamente creato in Salesforce", dichiara Tracy. "Le persone potevano comprare pacchetti di ore di progetto, e noi potevamo fare il lavoro in riferimento a questi. Era una sorta di automazione, ma una volta entrato in gioco Smartsheet, l'automazione è diventata reale.

"I clienti potrebbero non comprendere a pieno la nuova efficienza che abbiamo sviluppato, ma basta che guardino ai loro dati per vedere quanto più velocemente possiamo metterci al loro servizio. E abbiamo una dashboard che mostra le ore disponibili e ci garantisce di non sprecare migliaia di dollari."

Un’esecuzione più efficace dei progetti aumenta i profitti

Mentre Resource Management by Smartsheet aiuta Cornerstone a tenere traccia e visualizzare i dati in modo più dettagliato, l’azienda sta iniziando un’analisi più approfondita del tempo necessario per l’esecuzione dei progetti. Con una migliore comprensione sia delle ore di lavoro che della velocità di esecuzione dei lavori fatti in passato, Cornerstone ha la possibilità di pianificare in modo ottimale i progetti futuri migliorando i profitti e l'efficienza dei processi.

Tracy ammette di essere stata inizialmente scettica su Smartsheet, ma si è convinta quando ha constatato quanto la piattaforma fosse facile da imparare e da utilizzare. Con le lezioni della Smartsheet Academy e i tutorial online, è stata in grado di formarsi rapidamente le competenze necessarie e ottenere la Smartsheet Product Certification. Adesso è fiduciosa di potere affrontare progetti più complessi.

"Smartsheet è stato uno di quegli strumenti che probabilmente non avrei neppure sfiorato prima senza un po’ di esitazione", afferma Tracy. "Le capacità di Smartsheet sono enormi, ma questo non deve distogliere lo sguardo dalla sua semplicità di utilizzo.

"Penso sia possibile coinvolgere le persone. Personalmente, sono stata abbastanza fortunata ad avere manager come Amy e Laurie che mi hanno aiutata a vincere le mie paure. "Quindi se volete dare un’occhiata a Smartsheet, è meglio lavorare all'interno della piattaforma per vedere quanto sia realmente straordinaria."