Changeosity offre ai clienti dashboard Smartsheet complete ma semplici

Changeosity, una advisory boutique, aiuta le piccole e medie imprese a migliorare e far crescere il loro business. “Le nostre principali aree di competenza includono lo sviluppo di strategie, la promozione della leadership, il miglioramento della cultura e dei valori organizzativi, l‘implementazione di programmi di gestione del cambiamento e la garanzia di una governance efficace”, spiega Krysta Fox, Chief Executive Officer presso Changeosity. 

L‘azienda aveva bisogno di una soluzione che consentisse a Changeosity di offrire un approccio PMO (Project Management Office) ai suoi clienti.

“Ho provato così tanti strumenti sul mercato, ma nessuno di loro soddisfaceva i nostri criteri: di solito dovevo fare un sacco di lavoro noioso da me o finiva comunque per essere troppo complicato per i nostri clienti.”

Olistico, ma semplice

La chiave era trovare un equilibrio tra facilità d‘uso e completezza: “Dovevamo guidare diversi leader aziendali, molti dei quali non avevano idea di cosa fossero i diagrammi di Gantt o la gestione dei progetti”, afferma Fox. “Mentre insegnavamo a questi nuovi agenti del cambiamento a gestire i progetti, dovevamo introdurre elementi come la gestione del rischio senza complicare le cose. D‘altra parte, dovevamo presentare un risultato professionale e impressionante alla leadership.” 

Fox, guidata da Accienta, Gold Partner di Smartsheet, si è presto resa conto che Smartsheet si adattava perfettamente, consentendo al team di produrre risorse straordinarie e facili da usare. “Abbiamo ottimizzato i modelli Smartsheet per semplificare tutto in un unico posto e fornire ai nostri clienti competenze di gestione dei progetti che non avevano mai avuto prima”, afferma Fox.

Un buon esempio è stato un programma di gestione dei cambiamenti della durata di un anno che Changeosity ha gestito con una ditta di costruzioni. “Si trattava di 12 progetti”, spiega Leoney Panday, Administrative and Marketing Manager di Changeosity. “Grazie alla capacità di Smartsheet di consolidare i dati provenienti da vari fogli in una dashboard centrale, siamo stati in grado di creare facilmente piani di progetto e dashboard per ogni progetto. Tutto quello che dovevamo fare era creare una dashboard per un progetto e duplicarla e modificarla per gli altri 11, risparmiando innumerevoli ore.”

Aiutare i clienti a dare un senso ai dati

L‘idea di personalizzare dashboard e altri asset si è rivelata utile anche in altre occasioni. “Collaboriamo con il team di leadership di un cliente da quattro anni”, afferma Fox. “Nel corso del tempo, si sono accumulati molti contenuti strategici, valutazioni psicometriche, feedback di coaching e dati sulla gestione del rischio. Hanno trovato difficile navigare in questo vasto bacino di informazioni, una lotta comune per i leader C-suite.” Pertanto, Changeosity ha creato dashboard personalizzate per ciascun leader, con un hub centrale su Smartsheet dove ora possono accedere a tutto ciò che riguarda strategia, leadership, governance e gestione del cambiamento.

“Sono molto orgogliosa di dare potere a queste organizzazioni. Non ho mai avuto quel tipo di supporto quando ero una dirigente di livello C”, aggiunge Fox.

Trasformare la cultura, portare responsabilità

Changeosity ha presto visto una nuova opportunità per sfruttare Smartsheet: il team ha creato modelli strutturati per ordini del giorno e verbali delle riunioni, consentendo di monitorare rapidamente le decisioni e le azioni. “Abbiamo collegato i documenti rilevanti provenienti dai drive dei clienti in Smartsheet, formando un pacchetto completo di board review. L‘ordine del giorno e i verbali delle riunioni sono tutti gestiti all‘interno di Smartsheet.” 

Dopo aver generato i verbali delle riunioni del consiglio in modo efficiente, tutti i dettagli vengono immediatamente contrassegnati e integrati in Smartsheet, dove tutte le decisioni e le azioni vengono tracciate. “Questo ci consente di preparare tutto per la revisione del presidente entro il giorno dopo la riunione del consiglio“, aggiunge Fox. “Entro 48 ore, i verbali definitivi vengono inviati al cliente per l‘approvazione e la distribuzione, il che è un turnaround molto rapido.” Con azioni provenienti da più fonti, Changeosity si è affidata a Dynamic View per combinare tutto in report personalizzati rilevanti per ciascun dipendente. “Questo ci ha dato la possibilità di rivedere un elenco consolidato di attività, che ha reso la responsabilità più semplice”, continua Fox.

Secondo Fox, questo approccio ha portato a trasformazioni significative all‘interno delle organizzazioni dei clienti.

“Non si tratta solo di belle dashboard. Si tratta di rispettare gli impegni. La nostra soluzione basata su Smartsheet aiuta le persone a ricordare cosa devono fare, rimuovendo gli ostacoli che incontrano nell‘esecuzione delle attività. Aiuta i nostri clienti a cambiare cultura e a controllare costantemente Smartsheet per assicurarsi di mantenere le promesse.”

Piccolo team, grandi risultati

È importante sottolineare che Smartsheet ha anche trasformato la cultura e il ritmo all‘interno di Changeosity, rendendo il team più veloce ed efficiente. “È tutto automatizzato e non dobbiamo mai preoccuparci di allegare il documento giusto o di inviare report”, afferma Fox. “Quando abbiamo un nuovo cliente, abbiamo già molte cose pronte, riducendo al minimo i tempi di configurazione.”

Fox trova difficile calcolare quante ore il team ha già risparmiato, ma ha altri modi per valutare l‘efficienza del team. “Posso creare una dashboard davvero impressionante in un paio di minuti, qualcosa di simile a quello che produrrebbero le grandi società di consulenza”, afferma. “Sono sicura che i nostri clienti sarebbero scioccati nello scoprire quanto sia piccolo il nostro team, considerando ciò che siamo in grado di fare. Il segreto è usare la tecnologia per moltiplicare la nostra produzione.”