Celerion automatizza la gestione della ricerca clinica e l'onboarding dei dipendenti usando Smartsheet e Brandfolder

Con oltre 40 anni di esperienza nella conduzione di oltre 6.000 studi, Celerion è un'azienda di ricerca clinica (CRO) che aiuta i clienti del settore farmaceutico e delle biotecnologie a portare i loro farmaci sul mercato, testando la sicurezza del prodotto. L'azienda ha 1.000 dipendenti nelle sue tre sedi principali: Lincoln (Nebraska) e Phoenix (Arizona) negli Stati Uniti e Belfast in Irlanda del Nord. 

Celerion arruola volontari sani in studi di ricerca per testare la sicurezza di nuovi farmaci prima che vengano approvati dalla U.S. Food and Drug Administration (FDA). Questi studi rivelano importanti informazioni sul farmaco in fase di test.

"Siamo quelli che creano le raccomandazioni che vedete sulle confezioni delle medicine, come "assumere durante i pasti" o "non consumare latticini entro X ore dall'assunzione". Quindi, prima che la medicina arrivi alle persone che ne hanno bisogno, ci assicuriamo di comprendere cosa fa a un corpo sano. Si chiama Fase 1 del processo di ricerca", spiega Angie Badgett, Senior Director del Lincoln Clinical Site presso Celerion. 

Scoprire il potere dell'automazione

Inizialmente, Celerion ha contattato Smartsheet per sviluppare un toolkit di gestione dei progetti tramite Control Center. "Ci serviva per le timeline dei nostri studi, per le informazioni di contatto dei clienti e per tutti gli aspetti essenziali che vi aspettereste di vedere in una suite di servizi di gestione", racconta Badgett. 

Ma con la pandemia da COVID-19, è emersa la difficoltà di tenere traccia di tutti i dipendenti che lavoravano da remoto e in ufficio. "Era il caso più totale, ma abbiamo realizzato rapidamente che potevamo utilizzare Smartsheet per creare un tracker principale per COVID-19 per la nostra azienda", ci racconta.

"Nel dicembre 2020, con l'aiuto di un consulente Smartsheet siamo passati dalla carta e da Microsoft Excel a Smartsheet. Mi sono immediatamente innamorata dell'automazione e della visibilità del software".

Celerion ha iniziato a espandere l'uso di Smartsheet a tutte le operazioni, ma si è presentata una nuova sfida. Nel maggio 2022, Celerion è stata contattata da un nuovo cliente che doveva eseguire uno studio che avrebbe coinvolto 200 partecipanti in due diversi siti. "I nostri studi solitamente coinvolgono circa 60 partecipanti, quindi questa era un'opportunità per dimostrare ulteriormente le nostre capacità", spiega Badgett "Dovevamo offrire ai nostri clienti la sicurezza di poter condurre lo studio con successo".

Ottenere la fiducia attirando partecipanti a tempi record

Dopo un brainstorming con il team, Badgett ha deciso che questa occasione era il caso d'uso perfetto per Brandfolder.

"Abbiamo usato Brandfolder per creare un repository centrale per tutti gli asset di marketing dei nostri studi, che ci ha permesso di semplificare la pubblicazione del nuovo studio. Questo ci ha permesso di pubblicizzare rapidamente lo studio e raccogliere tutti i partecipanti necessari", spiega Badgett. 

L'ambito di Brandfolder si è ampliato immediatamente. "In precedenza usavamo cartelle e drive obsoleti in SharePoint per ospitare materiali di marketing aziendale e questo ha portato alla proliferazione di asset, all'utilizzo di asset non aggiornati e a problemi di versione e controllo", spiega Badgett. "Una volta viste le funzionalità degli insight, del controllo delle versioni, delle funzionalità di autorizzazione di Brandfolder, abbiamo eseguito la migrazione dei materiali di presentazione ai clienti, dei modelli, delle presentazioni PowerPoint e di altri documenti sulla piattaforma.

"Abbiamo iniziato con 12 utenti e cinque raccolte. Nell'arco di 90 giorni il numero delle raccolte è cresciuto fino a 12 e quasi tutti i nostri 700 dipendenti hanno accesso standard alla libreria almeno per vedere e scaricare asset nell'ambito di Brandfolder. Con il repository centralizzato, siamo certi che i nostri team utilizzino sempre i materiali di marketing o le presentazioni con diapositive più aggiornati e accurati".

Gestire l'onboarding con l'automazione 

Nello stesso anno, i dipartimenti di risorse umane e delle operazioni hanno lanciato un'iniziativa congiunta per utilizzare Smartsheet nella procedura di onboarding delle nuove assunzioni. "Avevamo una procedura di onboarding manuale veramente complessa e per i manager era una vera e propria impresa assumere una nuova risorsa", afferma Badgett. Per esempio, il manager doveva fornire manualmente l'accesso a tutti gli asset rilevanti e dedicava del tempo alla creazione di un programma di onboarding da zero, questo portava a frustrazione e minor produttività", spiega Badgett.

Il team Celerion ha realizzato che tutti gli asset di cui aveva bisogno di includere nel toolkit Smartsheet potevano essere agevolmente ospitati in Brandfolder. Quindi ha creato un'API e ha connesso Smartsheet a Brandfolder per creare un toolkit per nuove assunzioni accessibile con un solo clic.

"Usare Brandfolder e Smartsheet per l'onboarding dei nuovi dipendenti elimina la confusione da un momento caotico per antonomasia. Il nostro kit di onboarding per nuove assunzioni è completamente automatizzato", spiega Badgett. "Il programma prevede le nuove assunzioni con 7 giorni di anticipo, a seconda del titolo di lavoro di ciascuna assunzione, seleziona e crea una dashboard automatizzata con i requisiti tecnici relativi e genera un elenco di attività".

"I nuovi dipendenti possono addirittura completare la loro formazione da cellulare usando l'app per dispositivi mobili Smartsheet e i manager possono vedere con facilità chi ha visualizzato e scaricato gli asset necessari per l'onboarding nell'ambito di Brandfolder, dettaglio che fa capire cosa è stato completato (e cosa no)".

I nuovi strumenti danno anche visibilità a livello esecutivo. "Abbiamo eliminato il 99,9% della carta necessaria per la documentazione di formazione", afferma Badgett. "Uno dei più grandi vantaggi dell'uso di Control Center per una procedura come questa è che tutto, a partire dal livello del toolkit fino ai report e alle dashboard a livello esecutivo. In questo modo le persone a qualsiasi livello dell'azienda possono rimanere aggiornate sullo stato delle nuove assunzioni e sulla formazione accedendo alle nostre dashboard Smartsheet".

Un flusso di lavoro più rapido ed efficiente 

Usare quotidianamente Smartsheet ha rivelato ulteriori vantaggi. Celerion ha utilizzato la piattaforma per ospitare asset ricercati e legati al brand per marketing, vendite e team operativi. "Ora possiamo avere parametri di qualità riguardo tutti i nostri siti clinici in qualsiasi momento, a portata di clic. Inoltre, grazie a WorkApps, possiamo gestire facilmente l'accesso a tutti i nostri asset, attività che in passato richiedeva moltissimo tempo", spiega Badgett. "Anche i programmi di tracking dei visitatori e delle riunioni ora sono più lineari, poiché tutte le azioni sono centralizzate e visibili in tutte le posizioni e in qualsiasi momento".

Poiché ora Celerion è un utente a elevata automazione, sono già in corso i piani per migliorare l'adozione dei nuovi strumenti in altre aree dell'attività aziendale. "Per la nostra fase successiva vogliamo usare Control Center per gestire i programmi di ricerca visto che c'è molta variabilità nella nostra azienda", rivela Badgett. "Inoltre, adotteremo WorkApps per portafoglio per il nostro toolkit di formazione per le nuove assunzioni".