Box semplifica la gestione di grandi eventi con Smartsheet

Ospitare eventi aziendali è più che prenotare location e invitare i relatori. Aggiungi al mix 10.000 persone, quattro paesi e 39 milioni di utenti e hai una vaga idea di ciò che Kathleen Castaillic, senior director degli eventi globali di Box, affronta quotidianamente.

Per organizzare eventi come Boxworks e Box Dev, Castaillic aveva bisogno di uno strumento che controllasse diverse caselle. Innanzitutto, doveva essere mobile, perché gli eventi e i team che li gestiscono avvengono fuori dall'ufficio. Poi, doveva essere scalabile; Il team di Castaillic è agile ma i budget, gli orari e le tempistiche sono ampi. Infine, era necessario fornire una chiara roadmap del progetto che eliminasse alcuni degli oneri logistici del team.

Smartsheet era la soluzione a questo e ad altri problemi. Castaillic si tiene ben informata su tutto - tutto, tenendo in caldo il caffè.

Gestisci i progetti complessi

“Quando inizi a pianificare un evento che è così complesso, inizi a pensare: ‘Come si integrano tutte queste parti?’ e ciò diventa molto importante,” afferma Castaillic.

La soluzione è un repository di contenuti centralizzato. Sembra semplice, ma capire come i relatori e i temi dominanti combaciano in maniera coesiva e avvincente è un processo incredibilmente complesso. Castaillic utilizza Smartsheet per visualizzare l'ordine dei suoi relatori e tracce di contenuti. Può utilizzare la sovrapposizione del calendario per mappare il suo piano e allegare il contenuto di ciascun relatore alla propria voce. Può anche utilizzare l'integrazione di Smartsheet con Box creando Box Notes in una cartella e quindi incorporando il collegamento in Smartsheet.

Rimani sempre aggiornato

“In vista di un evento, dovevo essere fuori nel bel mezzo della pianificazione, ma dovevo anche essere consapevole di quello che stava succedendo”, dice Castaillic.

L'app mobile Smartsheet offre al team di Castaillic un modo efficace per controllare rapidamente lo stato ed elimina la necessità di riunioni ad hoc tempestive con le parti interessate. Ciò le consente di stare al centro di tutto e di avere accesso alle informazioni più aggiornate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Un’unica fonte di verità

“Avevamo sempre iniziato a pianificare Boxworks su fogli di calcolo di Excel e poi eravamo passati alla to do list. Avevo un documento Word con due colonne e caratteri a 8 punti che stampavo ogni lunedì. Avere elenchi di cose che penso archiviate da qualche parte al di fuori di me, in un posto, dove altre persone possono accedervi, è diventato estremamente importante per me”, dice Castaillic.

Castaillic non aveva modo di archiviare le centinaia di voci della to do list che venivano fuori dopo quattro anni sul posto di lavoro e cinque eventi BoxWorks. Smartsheet è diventato per Castaillic un posto in cui organizzare le sue liste di controllo in maniera molto sintetica e archiviare queste liste affinché altre persone potessero accedervi nel presente e nel futuro.

“C'è sempre una cosa che dimentichi che è così basilare che non riesci nemmeno a credere che sia successo”, ammette Castaillic.” Smartsheet lo impedisce catturando i dettagli e incastrando tutti i pezzi insieme: contenuto, calendari, relatori, team di marketing e programmi della stampa. Gli eventi sono articolati in livelli e in livelli di dettagli che devono essere tutti collegati in qualche modo e Smartsheet combina tutto alla perfezione. Questo mi fa risparmiare interi giorni nella pianificazione di eventi futuri.”