Bioforum rende la ricerca medica più efficiente, visibile e affidabile.

Nel 2008, Bioforum ha dato vita a Data Masters, un'organizzazione di ricerca clinica (CRO) innovativa e orientata ai dati, incentrata su raccolta, standardizzazione e reportistica efficienti dei dati relativi alle sperimentazioni cliniche. Da quel momento, l'organizzazione ha supportato oltre 400 sperimentazioni cliniche di oltre 100 organizzazioni, da startup a multinazionali farmaceutiche. Il team interdisciplinare dell'azienda offre soluzioni su misura, per consulenze, gestione dei dati, biostatistica, programmazione statistica e medical writing. 

Il team gestisce ogni giorno diversi progetti, sequenze temporali e parti interessate esterne. Attività quali la gestione manuale del budget e dell'approvvigionamento richiedono molto tempo, che viene tolto alle attività più importanti. Bioforum voleva una soluzione per la gestione dei progetti per rendere più efficienti i suoi processi. "Avevamo bisogno di una piattaforma che potesse essere condivisa con team esterni, qualcosa che potesse aiutarci a gestire le sequenze temporali complessive di un progetto e semplificare almeno un po' la vita al nostro team su base giornaliera", ricorda Adri Erasmus, Direttrice Project Management and Operations team presso Bioforum.

Preparare il terreno 

Considerando Smartsheet primariamente come uno strumento di gestione dei progetti, il team ci ha messo un po' prima di esplorare il pieno potenziale della soluzione. "Non conoscevamo tutte le funzioni che Smartsheet aveva da offrire", spiega Erasmus. "Abbiamo iniziato a guardare cosa facevano le altre aziende e a esplorare non solo le gestioni dei progetti, ma anche le gestioni operative del nostro reparto di gestione dei dati. E ci si è aperto un mondo". 

Bioforum si è rivolta a Rocket Business Solutions, consulente di Smartsheet specializzato in flussi di lavoro digitali, il cui consulente capo delle soluzioni è Werner Wasserman. Utilizzando una metodologia esclusiva, incentrata sulla struttura e l'integrità dei dati,  Rocket Business Solutions aiuta le aziende a destreggiarsi in processi complessi con agilità e indipendenza. Con oltre dieci anni di esperienza nell'implementazione di Smartsheet, una certificazione professionale e due software creati internamente (Mission Control e Rocket Dashboards), Rocket Business Solutions è in grado di strutturare e ristrutturare progetti sia nuovi che passati con soluzioni di alto livello e semplificatrici, con una spesa minima.

Insieme, hanno delineato tutti i tipi di dataset di cui avrebbe avuto bisogno Bioforum per poter svolgere il proprio lavoro e hanno realizzato gli elementi costitutivi per tutti i progetti, per poi iniziare a configurare Smartsheet nei vari team. Rocket Business Solutions ha notevolmente accelerato l'mplementazione della soluzione, ha semplificato le operazioni per gli utenti di Bioforum e ha contribuito a massimizzare l'adozione con un approccio collaborativo, incentrato sull'utente e agile. "Il loro approccio strutturato ci ha permesso di definire la scalabilità e di migliorare l'esperienza dell'utente finale", ha affermato Erasmus. 

"Ho realizzato che una delle maggiori sfide per Bioforum era garantire che tutti dedicassero la giusta quantità di tempo a ciascun progetto, secondo il budget", ha detto Wasserman. Come ricorda Erasmus: "Avevamo questo enorme foglio Excel che dovevo aggiornare manualmente. Ci volevano circa tre settimane per inserire tutto, e un'altra settimana per rivedere". Per alleggerire questo carico di lavoro, il team ha implementato un'integrazione API e ha iniziato a inserire i dati in Smartsheet in tempo reale. In tal modo è venuta meno la necessità di controllare manualmente che non ci fossero discrepanze nell'approvvigionamento dei progetti. "Ora mi basta una chiacchierata di un'ora per risolvere tutto", ha concluso Erasmus. 

Raccolta e presentazione semplici dei dati

Con Smartsheet, raccogliere tutti i dati pertinenti ed elaborare un feedback privo di duplicati, errori e interferenze è diventato un processo indolore. "Abbiamo creato un sondaggio all'interno di Smartsheet in cui i dipendenti si fornivano reciprocamente un feedback", ha spiegato Johan Vermeulen, Direttore del team di Clinical Data Sciences di Bioforum. Ha aggiunto: "Oltre ad aver alleggerito lo sforzo manuale, Smartsheet ha anche creato un ambiente di lavoro più intelligente. Ciò ci aiuta a prendere decisioni aziendali migliori". Erasmus concorda: "Ti dà una visione completa a 360 gradi. Possiamo tracciare problemi, gestire la qualità e semplificare l'approvvigionamento. Si è evoluto in uno strumento per noi indispensabile".

Un'altra attività critica per Bioforum, rilevata da Wasserman, è la presentazione dei report alle parti interessate esterne. Come ha condiviso con noi Erasmus: "Molti dei nostri sponsor usavano già Smartsheet, e ne apprezzavano l'accessibilità e l'intuitività. Aver adottato la soluzione si è rivelato la scelta giusta anche per i team esterni. Posso consentire l'accesso a un foglio con sequenze temporali e aggiornarlo durante il meeting, e quello che inserisco popola anche gli altri fogli. È una cosa che semplifica veramente tanto la vita a un project manager". 

Maggiore efficienza, integrità e visibilità

Essendo venuta meno la necessità di eseguire manualmente le attività grazie a Smartsheet, il team Bioforum ha potuto collaborare senza intoppi e risparmiando tempo. "Ora che ciascuno ha accesso ai fogli, ai parametri, ai verbali e agli ordini del giorno dei meeting pertinenti, abbiamo realmente migliorato la nostra efficienza", ha spiegato Erasmus. "Probabilmente abbiamo risparmiato il 40-60% del nostro tempo. I nostri dipendenti possono dedicarsi a compiti più significativi. Una di loro si occupava, non senza difficoltà, della gestione di tre sperimentazioni cliniche. Ora ne gestisce sette".

Bioforum ha eliminato anche il rischio di errori umani. "Poiché circa il 90% dei dati entrano automaticamente nel database, non abbiamo più duplicati", dichiara Erasmus. "L'affidabilità dei nostri dati dal lato delle operazioni è migliorata dell'80%".

La centralizzazione e l'accuratezza hanno inoltre apportato maggiore visibilità, permettendo a Bioforum di prendere decisioni più informate relativamente ad assunzioni e altri aspetti. "Ora il team dirigenziale può vedere tutto a livello di studio o di dipendente, o suddividere le informazioni per mese. Ora possiamo mostrare facilmente che stiamo lavorando a pieno regime, ad esempio. La dirigenza in passato non aveva mai avuto un tale livello di visibilità", ha affermato Erasmus.

Cambiamento e innovazione continui

Uno degli obiettivi dell'azienda prevede la creazione di un archivio della formazione con documenti, che consenta ai dipendenti di accedere alla documentazione e di indicare di averla già letta prima di essere assegnati a un progetto. Ciò per aiutare Bioforum in termini di conformità con i requisiti normativi.

Andando avanti, Bioforum esplorerà ancora più a fondo le possibilità offerte da Smartsheet, tra cui i pannelli di controllo a livello di progetto e le analisi automatizzate delle prestazioni.  "Fortunatamente, nel nostro settore il cambiamento è parte del nostro DNA. Finora ci siamo adattati agevolmente e continueremo a farlo", ha concluso Vermeulen.

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.