Con Smartsheet Allies for Community Business ha decuplicato le richieste di fondi evase per le piccole e medie imprese

Allies for Community Business (A4CB) aiuta le piccole e medie imprese in Illinois e Indiana ad accedere a servizi di finanziamento, formazione e collaborazione. Ciò include l'accesso a sovvenzioni e prestiti a fondo perduto, formazione individuale e di gruppo e servizi di licenza e approvvigionamenti. Smartsheet è la piattaforma che ha permesso ad A4CB di gestire il processo dalla richiesta iniziale al ricevimento dei fondi, sempre nel rispetto della sicurezza e dell'integrità dei dati, anche quando il livello dei fondi cresceva con un fattore di 10 volte l'anno.

"Crediamo fortemente che piccole e medie imprese più forti rafforzino anche le comunità a cui appartengono", dichiara Brad McConnell, CEO di Allies for Community Business. "Abbiamo fornito servizi a circa 1300 piccole e medie imprese nel 2019 e aiutato oltre 37.000 nel 2020. Un obiettivo reso possibile quasi completamente grazie a Smartsheet."

McConnell è a capo di un team che offre supporto a quegli imprenditori solitamente sottorappresentati, ispanici o afroamericani, donne e persone con basso reddito. A4CB collabora con diversi partner finanziari pubblici e privati per offrire quante più sovvenzioni possibili e prestiti di piccole somme che in genere non sono erogati dalle banche e per offrire scadenze più flessibili.

Per sostenere questo sforzo, l'organizzazione fa affidamento sulla distribuzione accurata della tecnologia. McConnell racconta che prima di adottare Smartsheet, in A4CB si usava una combinazione di fogli di calcolo, piattaforme di gestione dei progetti e altre risorse, comprese le e-mail o semplicemente carta. La difficoltà di gestire un programma di finanziamento con strumenti separati li ha spinti a cercare un'unica piattaforma in cui l'intero processo potesse essere integrato, dall'inizio alla fine, proteggendo l'integrità dei dati e migliorando l'efficienza.

"Prima della A4CB, ho lavorato su un progetto per il municipio di Chicago dove Smartsheet era lo strumento usato per organizzare l'enorme quantità di documenti necessari per gli audit", ricorda McConnell.

"Intanto, la nostra direttrice delle strategie e delle operazioni, Isabel Velez Diez, stava sperimentando diverse piattaforme ed era giunta alla conclusione che Smartsheet fosse lo strumento più adatto a soddisfare le nostre necessità. È cosi che ha iniziato a promuoverne l'uso sia per la gestione dei programmi con i clienti sia per la gestione dei progetti interni, in modo che tutto il lavoro fosse svolto su un'unica piattaforma, Smartsheet appunto."

Una soluzione completa dalla progettazione del programma alle sovvenzioni

A4CB usa Smartsheet per strutturare il processo di richiesta dei finanziamenti, dal primo passo che consiste nel creare una partnership con uno sponsor finanziario fino alla fase finale di stanziamento dei fondi all'azienda. Dopo aver collaborato con enti come il commissariato di polizia o organizzazioni private per la concessione di prestiti, McConnell e i suoi colleghi creano moduli Smartsheet che le aziende possono usare per formulare la loro richiesta.

I dati immessi nei moduli di richiesta online popolano in modo automatico un foglio su cui gli amministratori del programma possono effettuare operazioni come filtrare i dati o ordinarli per individuare chi può essere dichiarato idoneo e chi invece deve presentare ulteriore documentazione.

A4CB usa i pannelli di controllo Smartsheet per condividere le informazioni con gli sponsor finanziari e altre parti interessate coinvolte nel programma. Le informazioni bancarie fornite sono conservate in modo sicuro e usate per accreditare i fondi direttamente sui conti delle imprese che hanno diritto a riceverli.

"Per fare un esempio, per i sussidi erogati dalla città di Chicago per il settore dell'ospitalità, abbiamo sviluppato pannelli di controllo basati sui fogli operativi Smartsheet", racconta McConnell. "Possiamo condividere i progressi in tempo reale in modo che la polizia della città di Chicago possa valutare l'idoneità dei richiedenti."

"Ancora più importante, abbiamo potuto condividere la distribuzione di 10 milioni di dollari per le persone che la Città ha ritenuto più in difficoltà, ispanici e afroamericani, donne e in genere persone a basso reddito. Abbiamo potuto aggiornare in tempo reale i dati visualizzati che fornivamo ai nostri partner, che a loro volta potevano segnalare al Sindaco e ai media chi stavamo aiutando, perché e con quale priorità, senza incorrere in errore."

La reportistica dei dati è stata più importante che mai nel 2020, quando la pandemia da COVID-19 ha causato un terremoto economico senza precedenti e sollecitato lo sviluppo di programmi di sostegno alle imprese costrette a chiudere e perdere la clientela. Nel 2019, A4CB ha erogato 3,8 milioni di dollari in prestiti e sovvenzioni; nel 2020, questa cifra è salita vertiginosamente a 396 milioni di dollari, con 15 diversi programmi di supporto d'emergenza e risorse di lungo periodo per le piccole e medie imprese.

Una piattaforma che riduce i rischi

La capacità di proteggere le informazioni bancarie è un esempio delle funzionalità di sicurezza offerte da Smartsheet che A4CB considera essenziali per la sua gestione dei programmi. Oltre ai protocolli di tecnologia, Smartsheet fornisce mitigazione dei rischi per l'intero ambito di lavoro che si svolge alla A4CB. McConnell rivela che l'organizzazione ha rivisto la documentazione di sicurezza della piattaforma e la sua struttura per integrare, supportare e gestire il controllo delle versioni dei dati.

"La sicurezza è importante, ma l'integrità dei dati lo è, se possibile, ancora di più", sostiene McConnell. "Gestire in modo inefficiente tutti i dati che raccogliamo, valutiamo e usiamo per l'erogazione dei fondi significherebbe mettere noi e i nostri partner, inclusi lo stato e la città, in un notevole rischio finanziario e fiduciario che semplicemente non sarebbe tollerabile. Non siamo nella posizione di poterci permettere l'eliminazione accidentale di un foglio di calcolo e la perdita definitiva di tutti i dati acquisiti. È assolutamente inaccettabile nell'ambiente in cui lavoriamo."

Assicurando l'integrità dei dati e l'efficienza, Smartsheet offre molto di più che una semplice riduzione dei tempi di lavoro e dello sforzo profuso nella gestione amministrativa, diventando invece una parte integrante della capacità di A4CB di offrire progetti.

"A mio modo di vedere la questione è molto semplice", dichiara McConnell. "Senza un set di strumenti che ci permettesse di gestire tutti questi programmi molto complicati, urgenti e importanti, non avremmo potuto neanche immaginare di portarli a termine. Non avremmo osato intraprendere questo percorso e non avremmo pensato di poterci riuscire. Penso che ci saremmo tirati indietro rispetto all'enorme rischio organizzativo che altrimenti avremmo dovuto affrontare."

A4CB usa Smartsheet anche per gestire i processi interni. Una soluzione semplice ma molto utile traccia i progressi raggiunti dai team nelle varie iniziative. McConnell ha creato un modulo con elenchi a discesa che i membri dei team dirigenziali possono usare per aggiornare lo stato del loro lavoro.

I dati vengono inseriti in un modulo che permette a McConnell di vedere con facilità le attività che sono state svolte nei tempi stabiliti e quelle che sono pericolosamente in ritardo. È facile così convogliare risorse o ore di lavoro dove servono di più e ridistribuirle in base alle necessità che si vanno delineando.

I pannelli di controllo incoraggiano i partner a chiedere più dati

I partner che supportano i programmi A4CB si affidano all'organizzazione per ricevere informazioni su come i fondi vengono stanziati alle imprese. Il loro interesse verte in particolare sulla soddisfazione degli obiettivi, ossia su come raggiungere i gruppi demografici, i quartieri, i settori desiderati o altre priorità. I pannelli di controllo Smartsheet permettono a McConnell e ai suoi colleghi di fornire senza sforzo informazioni dettagliate su come il lavoro viene portato avanti.

"I dati vengono popolati automaticamente sui pannelli di controllo e ciò fa un'enorme differenza in termini di efficacia delle comunicazioni con i nostri partner", afferma McConnell. "Sono molte le parti coinvolte da questi programmi di emergenza che desideravano conoscere i dati in tempo reale. In passato abbiamo trascorso lunghe giornate di lavoro per soddisfarli. I partner delle istituzioni pubbliche devono riferire giornalmente sui progressi dei programmi ai funzionari eletti e ora è sufficiente fornire loro un link e dire "crea un collegamento sul desktop e usalo ogni volta che vuoi sapere qualcosa". Questo semplice clic ha trasformato radicalmente il loro lavoro."

McConnell racconta che i report ricavati dai pannelli di controllo hanno avuto talmente tanto successo che i partner hanno iniziato a chiedere insistentemente ancora più informazioni. Sebbene i requisiti di riservatezza del programma impediscano ad A4CB di soddisfare il desiderio dei partner di vedere tutti i dati sottostanti, l'organizzazione sta comunque pensando a come presentare in modo più efficace le informazioni e aiutare chi eroga i fondi a venire incontro alle esigenze della comunità.

"La pubblicazione dei pannelli di controllo e la facilità con cui possiamo fornire questo tipo di riepiloghi di dati ha indotto tutti, e non poteva essere altrimenti, a chiederne ancora di più", racconta McConnell.

"Ciò ci parla di un reale desiderio di condividere in tempo reale dati che siano visivamente strutturati e di avere visibilità sui dati sottostanti che li supportano. Abbiamo pensato attentamente a come fornire ai nostri partner dati più granulari in tempo reale di quanto non facciamo al momento. Ma sono proprio questi i problemi che vorremmo avere tutti, offrire ai propri partner risultati migliori di quanto si fossero mai aspettati."

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