In che modo InterContinental Hotels Group gestisce i programmi globali

Quando Monica Harper di IHG (InterContinental Hotels Group) ha iniziato a usare Smartsheet nel 2014, è stato uno dei suoi obiettivi chiave in termini di prestazioni. "Il mio VP mi disse di prendere Smartsheet, imparare a usarlo e poi insegnarlo ad altri", ricorda. Arriviamo al 2018: Smartsheet non rientra più nell'ambito professionale di Harper, ma lei continua ad affidarsi alla potente piattaforma per l'esecuzione del lavoro, a formare i colleghi in modo che diventino esperti e definisce tutto questo "il mio secondo lavoro non retribuito, perché quando le persone vedono cosa ha fatto Smartsheet per me, vogliono sapere cosa può fare per loro."

Divulgatrice entusiasta di Smartsheet, Harper condivide la sua esperienza e le sue conoscenze tramite sessioni di formazione per team e personali e creando fogli che offrono soluzioni per le necessità più urgenti, sia all'interno del suo reparto che al di fuori. "Solo questa settimana ho tenuto due sessioni frontali", afferma, sottolineando di aver formato oltre 100 persone in IHG, azienda che opera con oltre 5.500 marchi alberghieri leader del settore come InterContinental, Regent, Kimpton, Crowne Plaza, Holiday Inn e altri in tutto il mondo.

Attualmente brand manager associata presso il reparto loyalty della struttura ricettiva, Harper mantiene il suo impegno con Smartsheet: "È uno strumento che ho scelto di usare e continuo tuttora a utilizzare per lavorare con le persone perché è un prodotto che adoro, e penso sia la soluzione ideale sotto tantissimi punti di vista."

Conosciuta per le sue capacità organizzative, Harper ha usato Smartsheet di recente per sviluppare un portale dedicato ai team per inserire le nuove risorse e conservare le conoscenze aziendali. "Ho usato Smartsheet per inserire informazioni come numero di telefono, preferenze, taglia, calendario, contatti di emergenza (praticamente tutto) per aiutare le persone a conoscersi tra loro, entrare in contatto e fare varie cose", spiega. "È uno sportello unico per il nostro team", che è cresciuto rapidamente da 12 a 60 persone.

Grazie alla trasformazione aziendale che ha attraversato recentemente IHG, altre organizzazioni hanno saputo dei fogli per i team di Harper, così ne ha creati altri quattro per supportare altri gruppi che stavano affrontando gli stessi cambiamenti. "Ho documentato molto il mio lavoro in Smartsheet", afferma Harper, che è la responsabile di 305 fogli. "Sono riuscita ad attuare la transizione con qualcuno in un giorno per un processo, e tutto questo usando un solo foglio."

Smartsheet ha aiutato Harper a superare una delle sue più grandi sfide: co-condurre un programma per tracciare gli accreditamenti degli hotel a livello mondiale. Mentre i lead globali si erano "incastrati" sul loro servizio di archiviazione cloud esistente, Harper ha vinto la loro resistenza mostrando come Smartsheet potesse tracciare tutti i vari moduli, la corrispondenza e la cronologia dei cambiamenti. "Sono riuscita a farli passare a Smartsheet una volta mostrato loro i vari report, le diverse dashboard che avremmo potuto creare", afferma. "Usano ancora quel sistema di tracciamento."

Harper ha raggiunto lo stesso successo con la formazione Smartsheet. "Quando riesci a far aprire a qualcuno Smartsheet e inizia a esplorarlo, si rivela molto semplice da usare e intuitivo", afferma. "Non forzo nessuno a usare la soluzione: mi piace semplicemente presentarla e dire "ecco quello che può fare". È così versatile, con lo strumento di tracciamento, il calendario, il diagramma di Gantt, le corsie, la vista corrente... brevi accenni delle sue tantissime funzionalità."

Oltre a descrivere i molteplici progetti Smartsheet che hanno migliorato efficienza, trasparenza, velocità, collaborazione, comunicazione e produttività in IHG, Harper condivide esempi che non hanno niente a che fare con il lavoro, ad esempio tracciare i progetti di miglioramento della casa, le tasse, lo sviluppo professionale e altro ancora. Il verdetto finale di Harper: "Uso Smartsheet in così tanti modi a livello sia professionale che personale!", afferma. "È uno strumento che ha tutto quello che serve a me e al mio team."