EmberPoint acquisisce una migliore business intelligence e ottimizza le sue operazioni con Smartsheet

Fondata nel 1999 a Tokyo, Giappone, EmberPoint Corporation è il più grande fornitore di MailPublisher, la piattaforma di invio di e-mail giapponese. Dopo aver stabilito partnership ed essersi integrata con aziende globali per decenni, EmberPoint ha rilanciato la sua attività come fornitore nazionale, con l'obiettivo di garantire a clienti e utenti la miglior comunicazione possibile. Questa vision ha spinto l'azienda a elaborare processi interni altrettanto eccellenti.

In quel periodo, EmberPoint usava Excel e Fogli Google per gestire i processi customer-facing, come le richieste di preventivi e le domande di iscrizione. Esisteva già un sistema per farlo, ma si presentavano sempre gli stessi problemi. 

"Il modulo di ordine per l'iscrizione creato in Excel si basava sul presupposto che il cliente avrebbe ricevuto un modulo stampato e timbrato, caratteristica esclusiva del Giappone. Era necessario caricare manualmente il modulo nel sistema di gestione interno e questo era poco efficiente e soggetto a errori", afferma Yamashita.

EmberPoint ha iniziato a usare Smartsheet nel 2017 per la WBS di progetto, per gli elenchi delle cose da fare, per la gestione del budget, per la compilazione dei libri mastro in conformità con ISO 27001 e altro e ha deciso di ampliarne l'uso ai processi aziendali interni, che si basavano ancora su Excel e Fogli Google. Smartsheet veniva usato anche per i processi SaaS di generazione dei preventivi, di iscrizione e di approvazione e persino per la gestione dei contratti.

"Con grande soddisfazione, posso affermare che Smartsheet è uno strumento flessibile, che si integra facilmente con soluzioni SaaS esterne, e che possiamo personalizzare secondo le nostre esigenze specifiche", continua Yamashita. "Ovviamente ci sono stati eccezionali miglioramenti dei processi".

Iscrizioni semplici e veloci 

"I fattori critici di successo erano la digitalizzazione degli ordini tramite l'utilizzo di Forms e l'integrazione automatica delle firme elettroniche", spiega Yamashita. In passato, i clienti dovevano compilare un modulo Excel e allegare un file PDF scansionato del documento stampato con un sigillo, una prassi profondamente radicata in Giappone.

Così facendo, però, i file PDF dei moduli non potevano essere considerati come dati. Quindi lo staff di EmberPoint era costretto a trascrivere manualmente il contenuto nel sistema interno, una procedura poco efficiente e che richiedeva molta attenzione per evitare errori di trascrizione.

Inoltre, all'interno del modulo base di ordine, il cliente doveva compilare diversi campi. Problemi come voci errate o incomplete ritardavano il processo di ordinazione ed erano motivo di stress per il cliente e per il nostro staff.

EmberPoint ha deciso di creare un nuovo modulo Smartsheet online per il processo di iscrizione, al fine di evitare queste situazioni. Il modulo Smartsheet è più efficiente, con vari elenchi a discesa e caselle di spunta che permettono ai rappresentanti commerciali di inserire le specifiche della proposta.

Quando una voce è completa, viene avviato il processo interno di approvazione a seconda dell'importo della proposta e così via. "Le funzioni Smartsheet rendono automatici tutti i controlli che servono a determinare il livello di approvazione, notificare la richiesta al responsabile delle approvazioni ed elaborare lo step successivo all'approvazione", spiega Yamashita.

Una volta ottenute le approvazioni interne, tramite l'integrazione automatica con DocuSignviene generato un modulo di ordine sulla base dei contenuti dello stesso e viene inviata una richiesta di firma. Il cliente deve solo revisionare il contenuto e inserire la firma elettronica.

"L'integrazione di DocuSign in Smartsheet funziona perfettamente; lo stato viene aggiornato costantemente, dato che i documenti sono allegati, e questo è molto utile", continua Yamashita.

Anche la possibilità di controllare l'attivazione dello stato per passare automaticamente allo step successivo ha contribuito notevolmente ad automatizzare l'intero processo. L'automazione dell'integrazione di DocuSign è stata lanciata mentre questo progetto era ancora in corso, quindi è stata un grande vantaggio.

Dati visibili e maggior produttività

All'inizio della transizione, la priorità di EmberPoint era quella di centralizzare le informazioni attraverso l'automazione. Ma un altro aspetto si è subito imposto come protagonista: l'organizzazione dei dati. 

"Senza dubbio, l'automazione ha contribuito a velocizzare il processo. Ma allegare i link alle cartelle su Google Drive ha consentito di associare informazioni correlate in Smartsheet e accedere a tutte le informazioni, a partire dal registro dei contratti generato dal processo di ordinazione", afferma Yamashita. "Ed è stato facile capire come procedere, perché i moduli Smartseet guidano gli utenti al corretto inserimento grazie a elenchi a discesa e alla logica". 

Una volta che abbiamo iniziato a usarle, memorizzare le impostazioni non è stato difficile. I membri che hanno iniziato a lavorare con Smartsheet svolgono un ruolo fondamentale in questo progetto.

Per un breve momento, EmberPoint ha pensato di usare altri strumenti per i suoi processi interni, ma poi ha deciso di continuare con Smartsheet. "Abbiamo considerato l'uso di un software di workflow dedicato, ma non offriva i risultati che volevamo ottenere. Smartsheet ci permette di andare oltre il semplice workflow grazie all'integrazione di tutto ciò di cui abbiamo bisogno", conclude Yamashita. 

L'azienda è entusiasta dell'introduzione di Smartsheet per le approvazioni delle spese e degli acquisti. "Le richieste di rimborso delle spese di viaggio, le approvazioni degli acquisti e le registrazioni dei fornitori spesso richiedevano molto tempo. Con Smartsheet, tutti questi processi si sono velocizzati perché tutti gli strumenti sono integrati".

"Grazie a Smartsheet, quest'anno abbiamo automatizzato il 70% dei passaggi. Questo successo è dovuto alle approvazioni interne automatiche, all'integrazione di DocuSign, ai promemoria e all'automazione", spiega Yamashita. 

Lavorare con Smatsheet ha permesso a EmberPoint di ridurre i tempi di consegna e le ore di lavoro, migliorando la qualità dei dati.