Lo studio commercialista malese CKP migliora vendite e produttività del 30% digitalizzando e automatizzando le operazioni con Smartsheet

Chia Ka & Partners (CKP) offre servizi di contabilità e ragioneria a piccole e medie imprese, un segmento del mercato malese scarsamente coperto. Come parte del suo obiettivo di modernizzare le pratiche in Malesia e abbandonare i processi cartacei, lo studio necessitava di uno strumento tecnologico che potesse contribuire a potenziare l'efficienza e che sfruttasse il cloud. CKP ha avviato una partnership con 57Network Consultancy per implementare una soluzione Smartsheet che ha permesso di risparmiare centinaia di ore all'anno e ha migliorato la puntualità e le comunicazioni con i clienti, attuandola appena in tempo per assicurare la continuità operativa durante la pandemia da COVID-19.

"In Malesia i commercialisti più qualificati preferiscono trasferirsi all'esterno o andare a lavorare in grandi aziende, piuttosto che nelle piccole e medie imprese. Pertanto per le PMI è sempre stato complicato assumere un contabile qualificato, in quanto non possono offrire percorsi di crescita professionale ai più talentuosi e hanno budget limitati", afferma Jeremy Chia, Managing Partner di CKP. "La missione del nostro studio è rendere economicamente accessibili i servizi di contabilità alle PMI, in modo che i piccoli e medi imprenditori possano valutare le prestazioni delle proprie imprese con dati finanziari puntuali e accurati e farle crescere esponenzialmente. E poiché abbiamo visto come la digitalizzazione ha cambiato il modo in cui vengono svolti i processi finanziari nelle grandi aziende, vorremmo offrire la stessa esperienza alle PMI."

Jeremy e il suo partner aziendale, Edward Ka, volevano sostituire le pratiche contabili eseguite in larga misura su carta, e ancora preferite nel settore, con un approccio più veloce ed efficiente che sfruttasse il cloud. I lenti processi manuali spesso non consentivano di chiudere in tempo i bilanci mensili e trimestrali, con conseguenze nefaste per l'azienda del cliente; come sostiene giustamente Jeremy, "A che serve avere il bilancio di novembre a febbraio dell'anno successivo? Non aiuta il processo decisionale." Jeremy ed Edward sapevano che digitalizzare il lavoro avrebbe richiesto una piattaforma tecnologica in grado di supportare sia la contabilità sia la gestione dei progetti e che fosse al tempo stesso facile da imparare e usare.

Molte piattaforme che avevano esaminato erano complesse o non offrivano le funzioni necessarie per la loro azienda. Hanno poi incontrato Rick Benjamin Lye, Solution Consultant per 57Network, che ha mostrato loro quanto Smartsheet fosse personalizzabile e adattabile alle pratiche aziendali specifiche di CKP. Si sono quindi subito resi conto che 57Network e Smartsheet erano ciò che cercavano. Per sviluppare la soluzione giusta, Rick e la collega Solution Consultant Vivien Chong hanno trascorso due intere giornate spiegando il prodotto all'intero team CKP, composto da 11 esperti in contabilità.

"Un aspetto che incoraggiamo nella nostra formazione è prendere l'iniziativa", afferma Vivien. "Non si tratta solo di disposizioni e ordini che vengono dai vertici aziendali. L'iniziativa deve venire da chi lavora in prima linea, da coloro che svolgono le attività. Abbiamo tenuto sessioni di brainstorming ed esaminato le attività dei team, in modo da analizzare tutti i problemi, pensare a nuove soluzioni e creare un rapporto di fiducia, instaurare buone relazioni e comunicare. Il mio motto è: un team efficiente è un team felice. Quindi, se sei efficiente e lavori bene, l'intero team sarà felice."

Potenziare le prestazioni di produttività e puntualità del 30%

La soluzione Smartsheet adottata da CKP sostituisce le e-mail, il caricamento di immagini delle fatture e i fogli di calcolo con un'unica fonte di dati di contabilità per ciascun cliente. Gli analisti CKP possono creare una checklist dei documenti richiesti in modo che clienti possano verificare velocemente di aver caricato gli elementi giusti e vedere se ci sono cose in sospeso.

Poiché Smartsheet si integra con il sistema di contabilità Xero usato da CKP, lo studio può eliminare gli sforzi legati all'immissione di dati imprecisi o duplicati. Jeremy afferma che la percentuale di chiusure puntuali per i bilanci mensili è salita al 70%, con un miglioramento del 30%. Il tempo risparmiato è stato usato per imparare a sfruttare meglio Xero, iniziativa che ha valso allo studio la nomina di finalista per il premio Malaysia Emerging Partner of the Year conferito da Xero nel 2020.

Smartsheet inoltre semplifica la gestione della contabilità passiva. I clienti scansionano le fatture e le inviano a CKP su WhatsApp, da cui è possibile poi scaricarle ed elaborarle manualmente. Ora, quando i clienti inviano le fatture, lo staff di CKP le carica in Smartsheet per creare i bonifici e i moduli di approvazione; i clienti devono solo fare clic online per approvarle e i pagamenti vengono elaborati e registrati automaticamente. Gli avvisi e i promemoria automatizzati ricordano a personale e clienti le scadenze e aiutano i dipendenti a stabile quali attività svolgere per prime quando rientrano dalle ferie o dopo un periodo di festività.

Uno dei miglioramenti più evidenti che CKP ha riscontrato è stato il risparmio di tempo per la pianificazione del personale. Con il vecchio processo, ciascun dipendente inviava il proprio elenco di clienti e lavori in un foglio di calcolo a Edward, che impiegava un intero giorno per consolidarlo. Ogni venerdì, lui e Jeremy si incontravano con l'intero team per due ore per aggiornare il piano mensile con i nuovi clienti e le modifiche ai progetti. Ora tutti mantengono aggiornato il loro stato in Smartsheet. Edward può realizzare un piano mensile in circa mezz'ora, perché le informazioni vengono aggiornate in tempo reale, e il meeting del venerdì può essere dedicato alla formazione per lo sviluppo professionale.

"Se ciascuno di noi 11 ogni settimana risparmia un'ora, alla fine della settimana abbiamo risparmiato 11 ore", dichiara Jeremy. "Moltiplicando queste ore per le 52 settimane di un anno, in totale abbiamo risparmiato 572 ore. Grazie a Smartsheet, possiamo usare il meeting del venerdì per condividere internamente i problemi in cui ci imbattiamo, o dedicarlo alla formazione sulla contabilità, o a soft skill come presentazioni o comunicazione con i clienti. Lo usiamo per migliorare le nostre conoscenze, anziché perdere tempo."

Promuovere comunicazione e trasparenza

Smartsheet semplifica la comunicazione con i clienti e tra gli stessi colleghi di CKP. Prima del COVID, Jeremy ed Edward spesso tenevano meeting con i clienti o con potenziali clienti fuori dall'ufficio e potevano usare l'app mobile Smartsheet per rivedere e approvare il lavoro degli analisti senza dover scrivere e-mail o fare telefonate. Ora che il team lavora da remoto, Smartsheet li aiuta a rimanere in contatto e a sapere a cosa lavorano gli altri senza doversi preoccupare delle distanze.

"In Malesia abbiamo vissuto l'esperienza del lockdown", afferma Edward. "È stato un vero trauma per il nostro stile di vita. Le aziende erano nel panico perché tutto si è fermato immediatamente. Ma, grazie all'implementazione di Smartsheet, eravamo piuttosto sereni. Abbiamo dovuto solo accertarci che tutti aggiornassero il proprio stato in Smartsheet e che potessero lavorare da casa per poter mantenere inalterata la produttività."

Grazie alla condivisione della soluzione Smartsheet con tutto il team, tutti possono confrontare la propria produttività con quella dei colleghi. Questa trasparenza semplifica anche la condivisione del feedback e la creazione di piani di miglioramento per i singoli membri del team.

"Un tempo, quando avevamo un problema nel rispettare le scadenze e ne chiedevamo il motivo al team, la risposta era sempre 'eravamo oberati'", afferma Jeremy. "Ma nessuno nel team riusciva a indicare esattamente quale fosse stato l'ostacolo, perché generalmente questo chiarimento avveniva una o due settimane dopo la fine del mese. Il tempo passa. Le persone dimenticano. Con Smartsheet invece, possiamo controllare le scadenze e i problemi in modo sistematico e usare questi controlli per i KPI. Ci aiuta a osservare la qualità del lavoro e a individuare in cosa le persone devono migliorare. Inoltre, possiamo risolvere il problema dello 'scarica barile' e il morale è più alto."

Diventare un esempio per l'industria in Malesia

Jeremy e Edward dichiarano che il miglioramento continuo conseguito con Smartsheet consente loro di aumentare del 50% il loro obiettivo di fatturabilità per il prossimo anno. Ma non vogliono solo che CKP diventi il migliore studio commercialista possibile, vogliono modernizzare il settore in Malesia e condividere strategie e risorse che possano aiutare altri imprenditori come loro a lavorare in modo più efficiente.

"In Malesia, buona parte degli studi commercialisti guadagna per lo più dai servizi di audit e fiscali", sostiene Jeremy. "Le attività contabili e di ragioneria corrispondono in genere a una minima parte dei loro ricavi. Ma, in CKP, abbiamo ribaltato questa tendenza: i nostri ricavi provengono principalmente dai servizi di contabilità e ragioneria. Gli ostacoli principali sono il volume elevato di processi manuali e le scartoffie, ma usando Smartsheet credo che si possano avere maggiori opportunità di espandere i reparti di contabilità in termini di ricavi adottando la digitalizzazione."

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