Cos'è il flusso di cassa del progetto?
Il flusso di cassa del progetto si riferisce al flusso di cassa dentro e fuori un'organizzazione in relazione a un progetto specifico esistente o potenziale. Il flusso di cassa del progetto include entrate e costi per tale progetto.
Di seguito sono riportati alcuni principi di base del flusso di cassa del progetto:
- È una parte cruciale della pianificazione finanziaria riguardante i progetti attuali o potenziali di un'azienda che non richiedono un fornitore.
- Gli esperti a volte lo chiamano flusso di cassa rilevante del progetto, che si riferisce a quando un'azienda sta ancora decidendo se un progetto valga la pena di essere intrapreso. Al fine di calcolare il flusso di cassa rilevante di un progetto, un'azienda analizza i flussi di cassa e i flussi in uscita che si verificherebbero se decidesse di intraprenderlo. Quando esegui un'analisi del flusso di cassa di un progetto, assicurati di escludere tutti i costi in corso e non rilevanti, come l'affitto dell'ufficio o gli stipendi regolari.
- Le previsioni del flusso di cassa del progetto dovrebbero includere incrementi almeno mensili per mostrare i costi e le entrate relative al progetto, nonché quando realizzerai tali costi e ricavi.
- Come già detto, l'analisi del flusso di cassa del progetto è meno importante se non si utilizzano fornitori esterni: senza contratti esterni, un progetto non comporta costi esterni. Tuttavia, anche un progetto senza appaltatori può trarre vantaggio da un'analisi del flusso di cassa del progetto, in quanto il processo può aiutare la tua azienda a quantificare le risorse che sta utilizzando per il progetto in sé.
- I leader dell'azienda devono approvare un'analisi del flusso di cassa e dei costi/benefici del progetto prima di intraprendere un progetto.
- Periodicamente, il project manager deve confrontare le proiezioni del flusso di cassa di un progetto con i suoi risultati effettivi. Quindi, è necessario regolare il piano di conseguenza.
Come calcolare il flusso di cassa del progetto
È possibile calcolare il flusso di cassa del progetto utilizzando una formula semplice: la liquidità che un progetto genera meno le spese sostenute da un progetto. Escludi eventuali costi operativi fissi o altri ricavi o costi che non sono specificamente correlati a un progetto.
Per saperne di più sulla creazione di rendiconti di flusso di cassa complessivo per un'azienda, visita "Le basi di un flusso di cassa: suggerimenti, formule ed esempi".
Esempio di analisi del flusso di cassa del progetto
Per creare la dichiarazione del flusso di cassa del progetto, può essere utile vedere un esempio. Ecco un esempio di dichiarazione del flusso di cassa di un progetto ipotetico.
È possibile utilizzare il modello seguente per creare una dichiarazione del flusso di cassa del progetto. Il modello include uno spazio per elencare entrate e spese e consente di monitorare il flusso di cassa per un progetto nell'arco di 12 mesi. Il modello è scaricabile gratuitamente e può essere personalizzato per adattarsi alle tue esigenze.
Scarica il modello di flusso di cassa del progetto
Previsioni del flusso di cassa del progetto
Una previsione del flusso di cassa di un progetto include le stime dei costi per un progetto, nonché una programmazione di quando si dovranno sostenere tali costi. Questa previsione mostra anche le entrate del progetto e una programmazione di quando riceverai tali entrate.
Ecco alcuni consigli utili per monitorare le spese del progetto:
- Crea un calendario previsionale: organizza le tue previsioni in base alle varie fasi di un progetto, quindi compila i dettagli sulla struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per ogni fase. Inoltre, assicurati di includere i codici di progetto per ogni costo.
- Includi date di scadenza dei pagamenti: assicurati di inserire le date di scadenza dei pagamenti ai fornitori.
- Utilizza le condizioni del fornitore come guida: le condizioni del contratto di un fornitore indicheranno chiaramente la data di scadenza del pagamento. Utilizza queste informazioni per il tuo calendario.
- Mostra il costo reale di un progetto: dovresti anche includere il libro paga di un progetto e altri costi stimati per ottenere un quadro più accurato del costo totale del progetto.
Per il lato delle entrate del progetto, dovresti seguire pratiche simili. Ad esempio, assicurati di inserire le date che indicano quando un pagamento del cliente sarà dovuto alla tua azienda. Per saperne di più sulle previsioni del flusso di cassa per un'intera azienda (piuttosto che per un singolo progetto), visita "Previsione del flusso di cassa".
Analisi del flusso di cassa del progetto
Un'analisi del flusso di cassa del progetto consente di esaminare da vicino i flussi di cassa e i flussi in uscita associati a un progetto esistente o potenziale. L'analisi affronta anche i costi delle opportunità (cioè l'importo di denaro che la tua azienda perde intraprendendo un progetto).
Ecco alcuni dettagli da considerare quando si esegue un'analisi del flusso di cassa di un progetto:
- Costi affondati: sono costi che la tua azienda sostiene, sia che il progetto venga intrapreso o meno. I costi affondati si riferiscono generalmente ai costi fissi sostenuti dalla gestione dell'azienda, come l'affitto, il libro paga complessivo, la ricerca e lo sviluppo e altre spese.
- Investimenti iniziali: questi investimenti si riferiscono alle spese di cassa per le attrezzature e altre attività necessarie per eseguire un progetto.
- Flussi di cassa rilevanti: sono le entrate e i costi che si verificano a causa di un progetto. Tra cui:
- Flussi di cassa incrementali: si riferiscono a tutti i flussi di cassa e i flussi in uscita che derivano da un progetto, compresi i pagamenti ai fornitori e ai contratti di locazione delle attrezzature.
- Flusso di cassa terminale: questo termine si riferisce ai proventi delle attrezzature che si acquistano e si utilizzano specificamente per un progetto.
- Costi di opportunità: si intende l'importo che la tua azienda perde intraprendendo un progetto. Ad esempio, la partecipazione a un progetto della durata di un anno potrebbe richiedere un investimento di 50.000 dollari per nuove attrezzature. Se investire quel denaro in altro modo ti farebbe guadagnare 10.000 dollari, i costi dell'opportunità includono quei 10.000 dollari.
Vantaggi dell'analisi del flusso di cassa del progetto e quando è particolarmente importante
Un'analisi del flusso di cassa di un progetto può aiutare un'azienda a comprendere i potenziali problemi di flusso di cassa associati a un progetto. Tra le altre cose, l'analisi può avvisarti del rischio di esagerare (cioè, intraprendere troppe spese prima che arrivino le entrate di un progetto).
I principali vantaggi di un'analisi del flusso di cassa di progetto includono quanto segue:
- Aiuta la tua azienda a evitare di estendersi eccessivamente, in particolare per quanto riguarda i grandi progetti (come i progetti edilizi), in cui l'esborso in denaro spesso precede le entrate previste di un periodo significativo.
"Se sai che devi fare un'offerta di lavoro da un milione di dollari e che ci vorranno da 400.000 dollari a mezzo milione di dollari di materiali, dovrai chiederti: "Abbiamo abbastanza fondi per questi materiali?'", afferma T.J. Liles-Tims, partner e co-fondatrice di BVFF Partners, una società di valutazione aziendale e forense finanziaria a Oklahoma City. "Oppure devo andare in banca e ottenere una linea di credito per finanziare il mio acquisto di materiali?"
Tracey Bissett, Presidente di Bissett Financial Fitness con sede a Toronto, lavora con gli imprenditori per aiutarli a comprendere e utilizzare vari rendiconti finanziari. Afferma che riconoscere questi problemi di flusso di cassa è particolarmente importante per le nuove aziende.
"I problemi di flusso di cassa sono una seria considerazione, soprattutto quando qualcuno sta inizialmente avviando un'attività", afferma. "Un progetto con numerosi problemi di flusso di cassa può abbattere un'azienda."- Un'analisi può aiutarti a evitare di utilizzare altri ricavi aziendali per pagare le spese di un progetto.
"Le persone cadranno in errore e assegneranno prezzi troppo bassi. Quindi utilizzeranno i soldi di un nuovo cliente per pagare le spese di un altro progetto", afferma Courtney Barbee, COO e proprietaria di The Bookkeeper, una società di contabilità e consulenza con sede nella Carolina del Nord. Continua: "Ciò può creare gravi problemi di flusso di cassa e problemi legali".- Un'analisi del flusso di cassa del progetto può anche aiutarti con i contratti di progetto che includono grandi pagamenti in anticipo. "Vediamo [tipo di impegno anticipato] nei grandi contratti di marketing, in cui un'azienda può essere alla ricerca di acquisti pubblicitari per il proprio cliente o per il lavoro esternalizzato a un subappaltatore", afferma Barbee.
- Un'analisi può anche aiutarti con i progetti con meno valore frequente. "Vediamo questo [problema] in molte offerte governative. Un'azienda vuole portare avanti l'offerta più bassa, quindi ottiene il lavoro. Ma il governo non paga fino a 45 giorni dopo aver ricevuto una fattura. Quindi, un'azienda ha in essere un esborso di denaro molto elevato", afferma Barbee.
- Un'analisi può aumentare la fiducia e ridurre lo stress. Bissett afferma che è possibile fare anche una semplice analisi cartacea per mettersi a proprio agio: "Non stiamo cercando di sostituire la contabilità con una previsione del flusso di cassa del progetto. Non stiamo creando registri finanziari altamente accurati. Stiamo cercando di guardare al futuro. È la nostra ipotesi migliore... e consente alle persone di dormire meglio.
"Permette ai clienti di quantificare il potenziale problema e affrontarlo prima che si verifichi". Non ha veramente prezzo."
Bissett aggiunge che quando i clienti iniziano a comprendere i vantaggi di un'analisi del flusso di cassa rapida per un progetto, "iniziano a cambiare il modo in cui pensano alla loro attività. La loro prospettiva cambia completamente."
Problemi che un'analisi del flusso di cassa di progetto può evidenziare
Un'analisi del flusso di cassa del progetto può evidenziare i potenziali problemi e darti il tempo di affrontarli.I problemi potrebbero includere l'avere troppe fatture da pagare contemporaneamente o la necessità dei clienti di pagare prima.
Ecco i principali modi in cui un'analisi del flusso di cassa del progetto può aiutarti ad adattarti a potenziali problemi:
- Modifica la programmazione di acquisto dell'inventario: l'analisi può aiutarti a distribuire i tuoi acquisti di inventario su un periodo di tempo più lungo, in modo da evitare di pagare grandi importi in una volta sola.
- Scaglionare altri acquisti o requisiti di pagamento delle fatture: un'analisi del flusso di cassa consente di scaglionare altre fatture, in modo che siano distribuite su diversi mesi.
- Scaglionare altri pagamenti di grandi dimensioni: consente inoltre di scaglionare altri pagamenti dovuti di grandi dimensioni (ad esempio tasse trimestrali o assicurazioni annuali).
- Mostra la necessità di pagamenti anticipati da parte dei clienti: un'analisi del flusso di cassa può indicare quando il tuo progetto ha bisogno di un acconto più ampio da parte di un cliente. Può anche mostrare casi in cui i pagamenti successivi dovrebbero essere ricevuti prima. Barbee afferma che richiedere acconti o altri tipi di impegni finanziari immediati è "un buon modo per impostare le aspettative per un cliente". Il modo in cui un cliente risponde a tali requisiti può anche rivelare quanto sia serio e impegnato. "Se non sono disposti a impegnarsi, potrebbe essere un brutto segno", afferma.
- Modifica i termini di acquisto: può darti l'opportunità di modificare le condizioni di acquisto di alcuni materiali, distribuendo così i pagamenti più a lungo termine.
- Informa sulla necessità di un prestito: l'analisi può mostrare le mancanze di fondi e darti il tempo di assicurarti un prestito a condizioni favorevoli.
Suggerimenti e best practice per l'analisi del flusso di cassa basata sui progetti
Gli esperti raccomandano una serie di best practice per eseguire analisi efficaci del flusso di cassa del progetto, tra cui assicurarsi di identificare le spese e le entrate specifiche del progetto.
Ecco alcune best practice per creare un'analisi del flusso di cassa basata sul progetto:
- Identifica e separa le spese variabili relative a un progetto: molte organizzazioni non sono abbastanza attente a separare le spese associate a un progetto specifico. "Le organizzazioni hanno una forte predilezione verso la commistione del costo delle merci con le spese generali", afferma Barbee. Quando si uniscono le due cose, "non si può distinguere tra costi variabili e costi fissi. Bisogna prima gestirli".
- Assicurati di comprendere le cinque fasi del costo del progetto: ai fini dell'analisi del flusso di cassa di un progetto, un costo è un costo reale solo se lo hai pagato. Ci sono quattro fasi precedenti per questo tipo di spesa: quando hai preventivato la spesa; quando ti sei impegnato a effettuare l'acquisto; quando hai effettivamente effettuato l'acquisto e ti sono stati consegnati i materiali; e quando ti è stato fatturato l'acquisto.
- Pratica la fatturazione incrementale o con milestone: significa fatturare i clienti per una parte del lavoro quando si raggiungono le varie milestone del progetto. In questo modo, si ricevono pagamenti più piccoli e più frequenti durante il progetto, aumentando così il flusso di cassa.
Praticare questo tipo di fatturazione significa anche identificare e monitorare le ore che il personale dedica a un progetto. Anche quando la tua azienda non deve retribuire un fornitore esterno per il lavoro correlato al progetto, dovresti comunque capire le ore che i tuoi dipendenti stanno dedicando a esso. Barbee afferma che dovresti tenere traccia di queste ore dei dipendenti "anche se stai solo addebitando una tariffa forfettaria per un progetto. In questo modo, puoi ottenere i dati analitici." - Assegna prestiti e sovvenzioni a un progetto: potresti ottenere prestiti o sovvenzioni governative per lavorare su un progetto. Assicurati di assegnare le entrate e gli eventuali interessi sui prestiti ai ricavi e ai costi di quel particolare progetto.
- Fai una stima accurata delle ore previste del personale: Bissett afferma che i proprietari dell'azienda o i project manager con una profonda esperienza in un settore possono spesso eseguire determinate attività molto più rapidamente di quanto possano fare altri dipendenti aziendali. Di conseguenza, i proprietari o i project manager potrebbero sottovalutare il tempo necessario al loro personale per completare tali attività per un cliente.
"Se i proprietari sono eccellenti in ciò che fanno e ci vuole un'ora per fare qualcosa, prevederanno che al team serva un'ora di tempo", afferma Bissett. "Ma, in genere il team non è così efficiente, quindi i leader sottovalutano quanto tempo ci vuole effettivamente per svolgere il lavoro."
Analisi del flusso di cassa nella gestione dei progetti
L'analisi del flusso di cassa del progetto è una componente cruciale della gestione dei progetti. Il processo ti consente di capire (e, in una certa misura, di orchestrare) quando avrai il denaro necessario per completare le varie fasi di un progetto.
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