Caratteristiche essenziali del software di gestione del portafoglio di progetti
Le caratteristiche essenziali del software di gestione del portafoglio di progetti (PPM) includono l’allineamento strategico per dare priorità alle iniziative giuste, la gestione delle risorse per bilanciare capacità e richieste, e la gestione finanziaria per budget e previsioni. Altre caratteristiche importanti sono il monitoraggio dei rischi e delle dipendenze, le dashboard in tempo reale, i flussi di lavoro di governance e le funzionalità di integrazione.
- Allineamento strategico: il software dovrebbe consentire di valutare, confrontare e classificare le iniziative in base al loro adattamento strategico, al valore atteso, all’esposizione al rischio, e all’urgenza. Ciò garantisce che le decisioni di portafoglio supportino chiaramente gli obiettivi aziendali.
- Resource Management: una piattaforma solida fornisce visibilità su tutti i progetti riguardo a chi sta facendo cosa, quando e per quanto tempo. Ti aiuta a modulare la capacità rispetto alle richieste in modo da poter risolvere i colli di bottiglia, ribilanciare i carichi di lavoro, ed evitare di impegnare eccessivamente competenze limitate.
- Gestione finanziaria: solidi strumenti di PPM consentono di creare budget, e monitorare risultati effettivi e previsioni sia a livello di progetto che di portafoglio, e di gestire le approvazioni dei finanziamenti. Ciò consente ai leader di vedere l’investimento totale, le varianze e la redditività in un unico posto.
- Gestione dei rischi e delle dipendenze: la soluzione deve catturare i rischi, i vincoli e le interdipendenze del progetto. Dovrebbe supportare analisi what-if che mostrano come le diverse decisioni e aggiornamenti del portafoglio influenzano il valore, le timeline e la capacità nell’intero sistema.
- Dashboard e analisi in tempo reale: questa funzionalità offre visualizzazioni configurabili che fanno emergere parametri chiave, indicatori di stato e linee di tendenza. Gli strumenti PPM con dashboard e analisi in tempo reale offrono a diversi leader (dirigenti, portfolio manager e team leader) un quadro su misura e aggiornato dello stato di integrità del progetto e del portafoglio. Aiutano a valutare le prestazioni e a rilevare i problemi emergenti.
- Flussi di lavoro di governance: una piattaforma PPM matura automatizza i flussi di lavoro, tra cui l’intake, le approvazioni e le revisioni stage-gate. Fornire una proprietà chiara e criteri standardizzati garantisce una governance efficiente e trasparente, in modo che gli utenti non facciano affidamento su una comunicazione ad hoc.
- Integrazione: il software dovrebbe connettersi facilmente a sistemi principali come ERP, HR, monitoraggio dei tempi, CRM e strumenti di sviluppo tramite connettori preimpostati e API aperte, in modo che i dati del portafoglio fluiscano automaticamente ed evitino duplicazioni.
Smartsheet
Smartsheet è una piattaforma di gestione intelligente del lavoro e dei progetti basata sul cloud che utilizza un’interfaccia in stile foglio di calcolo per aiutare i team a pianificare, monitorare, automatizzare e creare report sul lavoro dall’inizio alla consegna. Eccelle nel fornire dashboard configurabili, visibilità a livello di portafoglio, automazioni del flusso di lavoro e collaborazione tra più progetti e stakeholder.
Funzioni Smartsheet:
- Intake delle richieste con flussi di lavoro di invio e revisione a più livelli
- Priorizzazione del portafoglio utilizzando criteri di selezione ponderati e punteggio
- Pianificazione delle risorse e delle capacità per ruolo, reparto, team e competenze
- Reporting su progetti e portafoglio con dashboard di riepilogo e visualizzazioni basate su widget
- Governance e controllo dei programmi tramite Control Center
- Connettori e integrazioni con strumenti cloud per dati e report tra sistemi
- Flussi di lavoro automatizzati e app di lavoro no-code
Pro | Contro |
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Smartsheet offre un’interfaccia familiare in stile foglio di calcolo per la gestione del portafoglio e dei progetti. Per i team PPM, si distingue per la sua capacità di centralizzare l’intake delle richieste, assegnare le priorità alle iniziative utilizzando modelli con punteggio ponderato, e fornire visibilità del portafoglio in tempo reale sullo stato del programma tramite dashboard altamente configurabili e report di riepilogo. Con Control Center, le organizzazioni possono standardizzare la governance, automatizzare la configurazione dei programmi, e aumentare la coerenza tra portafogli di grandi dimensioni. Le forti integrazioni con gli strumenti cloud e i flussi di lavoro di automazione no-code supportano ulteriormente le operazioni di portafoglio connesse e scalabili.
La gestione avanzata delle risorse e della capacità non è inclusa nell’abbonamento base e può richiedere componenti o integrazioni aggiuntivi. Sebbene sia estremamente flessibile, il suo design in stile foglio di calcolo può richiedere una configurazione ponderata per funzionare come un sistema PPM completo di livello enterprise. Tuttavia, Smartsheet è una soluzione PPM altamente adattabile per le organizzazioni che apprezzano la flessibilità, la distribuzione rapida e la potente visibilità sul portafoglio.
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Adobe Workfront
Adobe Workfront è una soluzione PPM che consente alle organizzazioni di pianificare, assegnare ed eseguire il lavoro in tutti i team. Combina automazione del flusso di lavoro, pianificazione delle risorse e delle capacità, reporting in tempo reale e varie integrazioni con strumenti e sistemi aziendali creativi.
Funzionalità di Adobe Workfront:
- Acquisizione del business case e punteggio di allineamento per la valutazione del progetto
- Bilanciamento del carico di lavoro per le assegnazioni a livello di utente e di ruolo tra i progetti
- Dashboard e widget visivi personalizzati per informazioni dettagliate sul processo decisionale
- Integrazione con strumenti di BI ed esportazione dei dati per l’analisi aziendale
- Automazione di revisioni, approvazioni e processi di routing
- Integrazione tra strumenti e connettori per l’unificazione dei sistemi a livello aziendale
Pro | Contro |
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Adobe Workfront pone un forte accento sull’automazione dei flussi di lavoro e sulla visibilità operativa. Supporta l’acquisizione dei business case e l’allineamento dei punteggi per valutare le iniziative, bilancia i carichi di lavoro a livello di utente e ruolo, e fornisce insight pronti per le decisioni tramite dashboard e widget visivi personalizzati.
L’ampiezza e la configurabilità di Adobe Workfront possono introdurre complessità nell’uso quotidiano. Alcuni utenti trovano l’interfaccia difficile da navigare, le notifiche e-mail possono diventare opprimenti se non vengono regolate, e i limiti di dimensione per file possono influire su team molto impegnati sui contenuti. Il suo modello di governance degli accessi è inoltre più complesso di molte alternative. Per le organizzazioni che eseguono programmi interfunzionali su larga scala, in particolare quelle con operazioni creative, marketing o digitali pesanti, Adobe Workfront è una piattaforma potente.
Asana
Asana è un software PPM che aiuta le organizzazioni a gestire il lavoro in tutti i team, progetti e iniziative strategiche. Offre una visibilità in tempo reale e una struttura basata sugli obiettivi, che allinea automaticamente il lavoro quotidiano con gli obiettivi aziendali.
Caratteristiche di Asana:
- Collegamento degli obiettivi strategici a progetti e portafogli
- Dashboard sullo stato del portafoglio con roll-up dello stato in tempo reale
- Pianificazione della capacità delle risorse con visualizzazione del carico di lavoro in tutti i portafogli
- Timeline per progetti multipli per coordinare e regolare le programmazioni
- Gestione delle dipendenze tra attività e progetti
- Aggiornamenti automatizzati dello stato e flussi di lavoro di reporting per gli stakeholder
Pro | Contro |
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La struttura basata sugli obiettivi di Asana collega gli obiettivi di livello aziendale a progetti e portafogli, offrendo ai leader visibilità in tempo reale sui progressi, sui rischi e sulla salute generale del portafoglio. Le dashboard di portafoglio forniscono riepiloghi/aggregazioni di stato (status roll-up) in tempo reale, mentre la pianificazione del carico di lavoro e della capacità aiuta a bilanciare le risorse tra i team.
Detto questo, Asana presenta alcune limitazioni per i team PPM. Le notifiche e-mail possono sembrare eccessive, il che può diventare un problema di governance: i team si lamentano del fatto che nelle caselle di posta si crea caos e che gli aggiornamenti importanti vanno persi. Il modello di attività con singolo assegnatario può anche essere restrittivo per il lavoro altamente collaborativo.
Celoxis
Celoxis è una piattaforma PPM che aiuta le organizzazioni a pianificare e monitorare più progetti da un unico sistema centralizzato. Fornisce visibilità in tempo reale su risorse, budget, timeline e rischi per l’allineamento strategico in un portafoglio.
Caratteristiche di Celoxis:
- Punteggio e modellamento dell’allineamento strategico per la selezione dei progetti
- Flussi di lavoro di intake e approvazione del progetto per le richieste di triage
- Analisi what-if della capacità delle risorse e dell’impatto sul portafoglio
- Gestione finanziaria integrata con monitoraggio di budget, previsioni ed effettivi
- Integrazioni tra strumenti e supporto API per una visibilità unificata sul portafoglio
- Approvazioni e flussi di lavoro automatizzati per la governance e la conformità
Pro | Contro |
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Celoxis è progettato per supportare la governance del portafoglio end-to-end, dall’intake strategico all’esecuzione e al controllo finanziario. Consente alle organizzazioni di valutare e modellare le iniziative per l’allineamento strategico. È anche utile per gestire l’intake e le approvazioni di progetti strutturati, nonché per eseguire analisi what-if per comprendere la capacità delle risorse.
Alcuni utenti segnalano un’interfaccia confusa e una curva di apprendimento ripida, che potrebbe rallentare l’adozione nei team meno tecnici. Anche l’accesso offline e la funzionalità mobile sono più limitati rispetto ad alcuni concorrenti. Tuttavia, Celoxis è una buona soluzione per le organizzazioni che danno priorità alla gestione finanziaria integrata.
Jira
Jira è uno strumento PPM che i team utilizzano per pianificare, organizzare e monitorare il lavoro, dalle singole attività ai rilasci multifase. Supporta flussi di lavoro Agile con flussi di lavoro e tipi di problemi altamente personalizzabili.
Caratteristiche di Jira:
- Visualizzazioni unificate del portafoglio e del programma tra tutti i team e progetti
- Timeline visiva del lavoro multi-team
- Visibilità finanziaria tramite il monitoraggio del budget, delle stime e della spesa effettiva
- Gestione finanziaria del portafoglio, compresi i report sugli investimenti rispetto alle spese
- Pianificazione e previsione degli scenari per testare risultati di portafoglio alternativi
- Flussi di lavoro di governance per monitorare il finanziamento, il rischio e lo stato delle iniziative
Pro | Contro |
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Jira è una piattaforma abilitata per la gestione del lavoro e il PPM ampiamente utilizzata per pianificare, monitorare e consegnare i progetti. Offre visualizzazioni unificate del portafoglio e del programma tra i team. Con un forte supporto per Agile, Scrum e Kanban, Jira eccelle negli ambienti in cui i flussi di lavoro di ingegneria strutturati guidano l’esecuzione del portafoglio.
Alcuni punti di forza di Jira nella delivery di software possono diventare limitazioni nei casi d’uso di PPM aziendale più ampi. Spesso introduce un sovraccarico amministrativo e riduce la visibilità di alto livello per i team non addetti allo sviluppo. Nonostante queste sfide, Jira rimane un’opzione per le organizzazioni con pratiche Agile mature.
Planisware
Planisware è un software di livello enterprise che consente alle organizzazioni di centralizzare i flussi di lavoro del proprio portafoglio. Supporta l’ottimizzazione del portafoglio basata su scenari e offre visibilità in tempo reale su risorse, costi e salute del progetto.
Caratteristiche di Planisware:
- Creazione di roadmap strategiche per allineare i progetti agli obiettivi aziendali
- Modellazione degli scenari di investimento con analisi what-if e ottimizzazione del portafoglio
- Visualizzazione in tempo reale della capacità delle risorse rispetto alle richieste per identificare i colli di bottiglia
- Intake delle richieste unificato e priorizzazione delle proposte di progetto e delle richieste di modifica
- API REST aperta e connettori predefiniti per l’integrazione delle applicazioni enterprise
- Identificazione dei rischi, analisi predittiva e rilevamento delle anomalie basati sull’IA
Pro | Contro |
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Planisware offre un intake unificato delle richieste, pianificazione finanziaria in tutti i portafogli multiprogetto e API aperte per integrazioni enterprise profonde. Offre la forza analitica e la struttura di governance necessarie per portafogli complessi e su larga scala.
Planisware ha una barriera all’ingresso più alta. Sono spesso necessarie competenze tecniche per configurare flussi di lavoro complessi, e molti utenti segnalano una curva di apprendimento ripida, in particolare per gli utenti occasionali o che non lo utilizzano frequentemente. Per i PMO maturi e le aziende che gestiscono portafogli ad alto volume e complessità elevata, Planisware rimane una piattaforma PPM solida e affidabile.
Planview
Planview è un software PPM che collega la strategia di alto livello ai progetti. Supporta metodi di lavoro tradizionali, Agile e ibridi, nonché la pianificazione delle risorse e delle capacità e la priorizzazione basata sugli scenari.
Caratteristiche di Planview:
- Pianificazione degli scenari e modellazione what-if
- Flusso di lavoro di intake delle richieste e priorizzazione
- Gestione delle risorse in tutti i ruoli, competenze e team
- Dashboard visive e report configurabili per i dirigenti
- Visualizzazione delle dipendenze e dei rischi in tutti i portafogli
- Tracciamento della realizzazione dei vantaggi con ROI, NPV e periodo di ammortamento
Pro | Contro |
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Planview è una piattaforma PPM progettata per funzionare su modelli di consegna tradizionali, Agile e ibridi. Supporta la pianificazione degli scenari e la modellazione what-if per valutare percorsi di investimento alternativi, insieme a flussi di lavoro strutturati di intake delle richieste e di priorizzazione. Planview fornisce anche dashboard per dirigenti, report configurabili e monitoraggio della realizzazione dei vantaggi utilizzando parametri come ROI, NPV e periodo di ammortamento per una forte governance finanziaria.
Tuttavia, Planview può essere complesso da implementare e adottare. Alcuni utenti hanno segnalato problemi di integrazione, in particolare in ambienti aziendali complessi, quindi assicurati di richiedere demo dettagliate di integrazione durante il processo di proof-of-concept. Per le grandi organizzazioni che richiedono un profondo allineamento tra strategia ed esecuzione, Planview rimane una soluzione PPM completa.
Sciforma
Sciforma è una piattaforma PPM per la gestione dei portafogli di progetti, dall’intake delle idee e la priorizzazione delle richieste fino all’allocazione delle risorse e al monitoraggio dei costi. Unisce la pianificazione del portafoglio a livello strategico con dettagli a livello di esecuzione a una visibilità in tempo reale sulle risorse e dashboard personalizzabili.
Caratteristiche di Sciforma:
- Gestione delle idee e della domanda
- Monitoraggio dell’allineamento della strategia per tutte le attività
- Simulazione di scenari ipotetici del portafoglio (carico di lavoro, budget, flusso di cassa)
- Gestione delle risorse e pianificazione delle capacità in tutti i portafogli
- Dati e dashboard in tempo reale per i responsabili delle decisioni
- Flussi di lavoro di governance per l’intake, la selezione e l’approvazione delle iniziative
Pro | Contro |
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Sciforma supporta l’intero ciclo di vita dall’intake di idee e richieste fino alla definizione delle priorità, all’esecuzione e al monitoraggio finanziario. Con dashboard in tempo reale, flussi di lavoro di governance personalizzabili e monitoraggio integrato del tempo, Sciforma offre ai responsabili delle decisioni una chiara visibilità sullo stato di salute del portafoglio.
Sciforma può anche richiedere uno sforzo di configurazione significativo e alcuni utenti segnalano problemi come blocchi dell’interfaccia, ritardo delle prestazioni con dataset di grandi dimensioni, e limitazioni nella creazione di report altamente personalizzati. Per le organizzazioni che cercano una piattaforma PPM basata sulla strategia, Sciforma rimane una solida opzione PPM enterprise.
Confronto tra i migliori software PPM
Piattaforma | Allineamento strategico | Gestione delle risorse | Gestione finanziaria | Gestione dei rischi e delle dipendenze | Dashboard e analisi in tempo reale | Flussi di lavoro di governance | Integrazione |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Piattaforma | |||||||
| Smartsheet | Roll-up personalizzati del portafoglio e visualizzazioni consolidate tramite Control Center | Utilizzo visivo tramite il componente aggiuntivo Resource Management | Monitoraggio di budget e costi basato su fogli | Registri dei rischi standard e dipendenze Gantt | Dashboard live con roll-up dei progetti in tempo reale | Governance basata su modelli e approvazione | Oltre 175 integrazioni native (Jira, Salesforce, Teams, ERPs) |
| Adobe Workfront | Portafogli, business case, obiettivi/OKR | Pianificazione e previsione avanzate della capacità | Budget di progetto, costi, entrate, EAC; fatturazione / ERP non completo | Registri dei rischi di base e dipendenze delle attività | Dashboard in tempo reale personalizzabili; curva di apprendimento di reporting ripida | Approvazioni in più fasi, bozze, audit trail | Oltre 100 integrazioni tramite connettori nativi e Fusion |
| Asana | Obiettivi e portafogli; collegamento OKR di base | Carico di lavoro per assegnatario; nessuna pianificazione basata sulle competenze o sugli scenari | Nessun budget nativo; solo campi personalizzati e integrazioni | Dipendenze a livello di attività; nessun registro formale dei rischi aziendali | Dashboard di progetto/portafoglio in tempo reale; profondità di analisi limitata | Approvazioni leggere e automazione delle regole | Oltre 200 integrazioni |
| Celoxis | Punteggio personalizzato e priorizzazione del portafoglio | Pianificazione delle capacità e bilanciamento del carico di lavoro | Monitoraggio di budget, tempo/spese e margini | Monitoraggio dei rischi e dipendenze del percorso critico | Reporting personalizzabile in tempo reale | Approvazioni, intake e controllo delle modifiche configurabili | Oltre 400 integrazioni tramite strumenti nativi, API e Zapier |
| Jira | Gerarchia tramite piani/roadmap | Roadmap avanzate, pianificazione della capacità autonoma nativa limitata | Nessun budget nativo o monitoraggio dei costi | Tipi di problemi e link personalizzati; nessun modulo RAID / rischio integrato | Reporting operativo in tempo reale | Approvazioni e stage-gate personalizzabili | Oltre 1.000 integrazioni Marketplace; API native Slack, GitHub, Microsoft 365, di automazione |
| Planisware | Priorizzazione del portafoglio, strategie per roadmap di esecuzione | Pianificazione della capacità; risorse di ruolo denominate; simulazioni what-if | Budget multi-portfolio, previsioni, consolidamento dei costi | Monitoraggio dei rischi e delle opportunità, monitoraggio delle dipendenze, analisi degli scenari | Dashboard live configurabili; query di portafoglio | Approvazioni automatizzate; quadri di governance | API REST aperta e connettori con alcuni sistemi enterprise |
| Planview | Collegamento tra strategia ed esecuzione | Pianificazione avanzata della capacità | Analisi di budget e ROI, monitoraggio dei costi, analisi finanziaria | Dipendenze tra portafogli | Dashboard esecutive personalizzabili in tempo reale | Governance stage-gate di livello enterprise | Oltre 50 integrazioni tramite Planview Hub |
| Sciforma | Punteggio e priorizzazione del portafoglio configurabili | Capacità, competenze e bilanciamento del carico di lavoro avanzati | Budget, monitoraggio dei costi, previsione del ROI | Valutazione dei rischi, collegamento dei rischi a progetti e portafogli | Dashboard personalizzabili in tempo reale | Intake; approvazioni; stage-gate | API REST e Jira, Azure DevOps, ServiceNow, Teams, Salesforce, BI tools |
Come scegliere il software PPM
Per scegliere il giusto software di gestione del portafoglio di progetti, inizia chiarendo i criteri di successo. Quindi, identifica gli stakeholder, raccogli e assegna le priorità ai requisiti, e utilizza queste informazioni per creare una shortlist. Successivamente, sviluppa scenari di valutazione e conduci test. Utilizzando i criteri selezionati, rivedi il risultato e seleziona il software.
- Chiarisci gli obiettivi e i criteri di successo
Inizia identificando il motivo per cui hai bisogno di uno strumento di gestione del portafoglio di progetti. Vuoi migliorare la visibilità, standardizzare l’intake, gestire le risorse, allineare il lavoro alla strategia, o semplificare il reporting? Converti questi motivi in una piccola serie di criteri di successo misurabili. Ciò fungerà da guida per l’intero processo di selezione.
- Identifica gli stakeholder e i ruoli decisionali
Determina chi influenzerà o sarà influenzato dallo strumento, come il PMO, i project manager, i responsabili delle risorse, il reparto finanziario, l’IT e gli sponsor esecutivi. Definisci come verranno prese le decisioni stabilendo chi fornisce input, chi rivede, e chi alla fine approva le decisioni.
- Raccogli e organizza i requisiti
Documenta ciò che devi fare con il software. Ciò può includere attività come l’intake, la definizione delle priorità, la pianificazione del portafoglio, la gestione finanziaria e delle risorse, il supporto per la consegna dei progetti e il reporting. Una volta elencati i requisiti, contrassegna quelli essenziali e quelli facoltativi in modo da poterti concentrare su ciò che conta di più.
- Assegna priorità ai requisiti
Crea un semplice sistema di ponderazione che rifletta le priorità della tua organizzazione. Crea una matrice di punteggio con requisiti ponderati in modo che ogni strumento possa essere valutato in modo coerente.
- Crea una shortlist
Usa i tuoi requisiti per formare un lungo elenco di possibili strumenti. Quindi riducilo a un elenco con solo quelli che sembrano in grado di soddisfare i tuoi requisiti e che si adattano al tuo ambiente tecnico e alle dimensioni organizzative.
- Sviluppa scenari di valutazione realistici
Traduci i tuoi processi chiave in scenari brevi e pratici. Potrebbero consistere in: presentazione di un’idea, definizione delle priorità dei progetti, risoluzione dei conflitti tra risorse, o preparazione di una revisione del portafoglio. Questi scenari diventeranno la base per dimostrazioni da parte dei fornitori e test pratici.
- Conduci demo e test strutturati
Fornisci a ciascun fornitore i tuoi scenari in anticipo e chiedi loro di dimostrare quei flussi specifici, non le funzionalità generiche. Durante le demo, valuta la facilità d’uso, l’allineamento con i processi e la flessibilità. Quando possibile, utilizza un ambiente di prova in modo che gli utenti reali possano provare lo strumento da soli e fornire feedback.
- Consolida i risultati e seleziona una soluzione preferita
Riunisci i punteggi ponderati, i risultati dello scenario, il feedback degli utenti, le valutazioni dei fornitori e i confronti tra i costi. Facilita una discussione decisionale con le parti interessate utilizzando queste prove. Documenta il ragionamento alla base della scelta, eventuali lacune identificate, e in cosa consisterebbe il successo dopo l’implementazione.
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Domande frequenti sul software di gestione del portafoglio di progetti (PPM).
Il software di gestione del portafoglio di progetti (PPM) aiuta le organizzazioni a valutare, priorizzare e gestire più progetti come un portafoglio coordinato. Gli strumenti standard di gestione dei progetti si concentrano sulla pianificazione e l’esecuzione dei singoli progetti, mentre il software PPM fornisce una visione di livello superiore dell’allocazione delle risorse, dell’allineamento strategico, e delle prestazioni complessive del portafoglio.
Dovresti cercare un software PPM che offra dashboard di portafoglio in tempo reale, strumenti di priorizzazione dei progetti, pianificazione delle risorse e delle capacità, monitoraggio del budget e dei costi, gestione dei rischi, automazione dei flussi di lavoro, e integrazioni con gli strumenti di gestione dei progetti o ERP esistenti. Reporting, pianificazione degli scenari e flussi di lavoro di governance personalizzabili aiutano anche a controllare e ottimizzare l’intero portafoglio di progetti.
Il software di PPM può in genere gestire da decine a migliaia di progetti e supportare team di qualsiasi dimensione, a seconda della scalabilità della piattaforma. La maggior parte degli strumenti PPM di livello enterprise sono progettati per gestire più project manager e portafogli grandi e complessi, mentre le soluzioni più piccole possono concentrarsi su team di medie dimensioni con meno progetti simultanei.
Dichiarazione di non responsabilità: le informazioni trovate in questo articolo di confronto provengono da siti web dei fornitori, bacheche delle community e alcune recensioni di utenti di terze parti. Sono stati utilizzati strumenti di IA per aiutare a condurre la ricerca.