Integrazioni e componenti aggiuntivi efficaci per i professionisti dell'edilizia

Mentre nei cantieri le betoniere girano e i martelli risuonano, gli strumenti digitali mandano avanti i flussi di lavoro e la gestione dei progetti di proprietari di immobili, architetti e appaltatori impegnati a trasformare le cianografie in edifici completi di tutto. Dopotutto, questi stakeholder devono conoscere bene i dettagli ogni giorno, dalla pianificazione al monitoraggio dei materiali, mentre collaborano con i capi progetto in ogni fase del processo.

I professionisti del settore edile usano la piattaforma per il lavoro Smartsheet, con relative integrazioni e componenti aggiuntivi in app, per pianificare, tenere traccia e gestire il lavoro quotidiano.

Dal garantire la coerenza dei dati con DataMesh al raccogliere le firme digitali con DocuSign fino al proteggere l'archivio dei file con Egnyte, molte aziende sfruttano Smartsheet per passare dalla registrazione su base cartacea al digitale.

1. Mantenere la coerenza dei dati con DataMesh

Alcune imprese di costruzione usano DataMesh, un componente aggiuntivo Smartsheet Premium. DataMesh permette ai team di mantenere la coerenza dei dati tra i vari fogli trovando e rimuovendo automaticamente punti dati duplicati, creando link basati su specifici valori di ricerca e popolando le celle vuote dei fogli con valori noti, come numeri di telefono o indirizzi e-mail.

Che si tratti di gestire progetti di costruzione di tipo commerciale o residenziale, i clienti Smartsheet usano DataMesh in vari modi, dalla validazione temporale delle date di completamento delle milestone al trasferimento di informazioni importanti dai fogli per la ricerca degli impianti ai fogli per le stime architettoniche attive.

Il reparto delle risorse umane di un'impresa edile in California usa DataMesh per attivare il suo processo di onboarding. Il componente aggiuntivo premium trasferisce automaticamente le informazioni raccolte durante la fase di assunzione al team delle risorse umane per i registri dei dipendenti.  In pratica, questo processo snellisce la loro procedura di raccolta dati, riducendo gli errori in fase di inserimento dati e facendo risparmiare loro il tempo che avrebbero dovuto dedicare al copia e incolla delle informazioni.

Scarica la scheda tecnica DataMesh per saperne di più.

2. Condividere dati dinamici e accurati con l'app Smartsheet Pivot

L’app Smartsheet Pivot è un componente aggiuntivo premium che permette ai team di riepilogare e aggiornare dinamicamente i dati memorizzati in un foglio utilizzando delle tabelle pivot. Con questo componente aggiuntivo, i team possono mantenere aggiornati i parametri fondamentali, far emergere informazioni importanti, oltre che reagire alle mutevoli esigenze dei dati e prendere le opportune iniziative.

Ad esempio, un produttore di infissi per negozi al dettaglio usa l'app Pivot e Smartsheet Control Center in parallelo per gestire i progetti di costruzione. Usa Control Center per trasferire i parametri importanti di tutti i progetti attivi in un unico foglio di portfolio che tenga traccia del carico di lavoro. Quando non lavora su quel foglio, usa l'app Pivot per previsioni e parametri e creare dashboard Smartsheet orientate al cliente assicurando loro una migliore visibilità sulla situazione finanziaria e l'avanzamento del progetto

Uno studio di architettura full-service che gestisce pianificazione e progettazione usa l'app Pivot anche per ragionare insieme ai clienti sulle valutazioni architettoniche. Quando i clienti chiedono aggiornamenti sul progetto di una struttura, lo studio elabora una valutazione e usa l'app Pivot per produrre sei tipi di report sui costi. Questo consente al cliente di conoscere nei dettagli i costi per livello di priorità per ogni impianto o sezione, le suddivisioni dei costi immateriali e altro ancora, in modo da poter rispondere e passare all'azione rapidamente.

Per saperne di più, consulta la scheda tecnica dell'app Pivot.

3. Proteggere i file importanti con Egnyte, Google Drive, OneDrive

I team di costruzione che si liberano di un sistema di archiviazione cartaceo solitamente usano app e piattaforme protette per archiviare file e documenti. Per aiutare i team che hanno abbandonato il cartaceo a trovare rapidamente documenti e informazioni importanti per il loro lavoro, Smartsheet si connette ad app di archiviazione file basate su cloud come Google Drive, Microsoft OneDrive e Egnyte. Queste integrazioni di Smartsheet sono particolarmente utili agli studi di progettazione architettonica e agli imprenditori edili.

Gli studi di architettura creano documenti di progettazione e scattano foto del sito per ogni progetto di costruzione. Ad esempio, uno studio specializzato in progettazione di vetrine commerciali e sezioni interne di negozi ad alto profilo usa Egnyte come archivio per tutte le immagini, dalle foto standard alle immagini a 360 gradi di mappatura dei sopralluoghi.

Usa poi l'integrazione dell'app Egnyte per allegare le immagini alle righe corrispondenti in Smartsheet, in modo che tutte le informazioni sul progetto siano raggruppate in un unico foglio. Un altro studio di architettura usa l'integrazione di Smartsheet con Microsoft OneDrive per gestire i documenti di ogni progetto.

In un altro esempio, un imprenditore edile in California usa Google Drive per archiviare le foto del cantiere. Dal momento che gestisce i progetti con Smartsheet, usa l'integrazione di Google Drive per allegare le immagini corrispondenti alle righe e accedere alle immagini sull'app per dispositivi mobili di Smartsheet quando si trova sul campo.

Per queste tre aziende, centralizzare le foto in Smartsheet vuol dire aggiungere un contesto visivo a ogni progetto. Alcuni studi di progettazione architettonica possono avere centinaia di progetti in corso contemporaneamente, per cui essere in grado di inviare rapidamente immagini da dispositivi mobili e organizzare e accedere alle foto di riferimento segna una svolta che può salvarli da infinite ricerche nelle cartelle digitali delle loro app basate su cloud.

4. Radunare i contratti firmati digitali con DocuSign

DocuSign è un'altra integrazione dell'app che aiuta i team dei progetti di costruzione nel passaggio alla documentazione digitale. Anziché mantenere un sistema cartaceo per i contratti e altri documenti importanti, i project manager possono raccogliere i documenti elettronici firmati utilizzando gli elenchi dei contatti in Smartsheet.

In Smartsheet possono popolare automaticamente e mappare i dati delle righe sui documenti da inviare agli stakeholder, allegare documenti firmati alle righe e utilizzare un modello DocuSign per processi ripetibili. Queste automazioni permettono agli stakeholder di riesaminare e firmare i documenti ancora più velocemente, e di tornare a occuparsi di attività più urgenti.  

Utilizzando una combinazione di DocuSign e Smartsheet, una società di gestione di proprietà immobiliari è stata in grado di rimpiazzare il suo sistema cartaceo. Mentre in passato il project manager doveva andare in giro a raccogliere firme e approvazioni di persona ora, con la combinazione di DocuSign e Smartsheet, ha risparmiato tempo e ridotto le spese generali necessarie per archiviare tutta quella carta. Il project manager può invece dedicare più tempo a come rendere più efficienti i progetti e continuare a fare colpo sul suo team di gestione.