10 suggerimenti e trucchi per migliorare il tuo flusso di lavoro in Resource Management di Smartsheet

In questo articolo ti mostreremo 10 suggerimenti e trucchi "nascosti" in Resource Management di Smartsheet che ti aiuteranno a velocizzare il tuo flusso di lavoro. Indipendentemente dal fatto che tu sia alle prime armi con il software o un professionista esperto, quasi sicuramente troverai qualcosa di nuovo che migliorerà il tuo modo di usare lo strumento.

Iniziamo.

1. Salvare e condividere l'immagine della pianificazione dal Project Brief

L'anteprima della pianificazione sul Project Brief consente di dare una rapida occhiata a tutte le fasi e le assegnazioni del progetto. Ma sapevi che era incorporata qui come immagine?

Puoi salvarla e condividerla facilmente con il tuo team durante i meeting sullo stato o quando qualcuno chiede una tempistica aggiornata.

Come fare:

1. Vai al Project Brief di un progetto
2. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla pianificazione e scegli Save Image As…
3. Salvala in un percorso di tua scelta per usarla nei meeting sullo stato, stamparla o inviarla alle persone in formato 1:1

2. Aggiungere collegamenti ipertestuali nella descrizione del progetto

Il Project Brief di un nuovo progetto attesta i risultati nella descrizione del progetto, visualizza il team di progetto e ti consente di creare piani di progetto stampabili e condivisibili

Tuttavia, da qui, non sarai sempre in grado di acquisire tutte le informazioni sul progetto; pertanto, nella descrizione, abbiamo attivato dei collegamenti ipertestuali da cui potrai collegarti ad altre informazioni importanti su di esso. Si tratta di un modo facile per aggiungere link importanti ai documenti che risiedono in Google Drive, Box o Dropbox, o link correlati al progetto da altri strumenti software come Trello o Jira.

Come fare:

1. Fai clic su Add Project Description sul Project Brief
2. Copia e incolla il link che desideri aggiungere
3. Ripeti le stesse operazioni per tutti gli altri link
4. Fai clic su Salva

3. Delineare rapidamente le fasi e le assegnazioni del nuovo progetto

La pianificazione di un progetto può essere un processo ostico se rimani incastrato in tutti i dettagli sin dall'inizio. Ecco perché abbiamo aggiunto un nuovo metodo per pianificare in modo rapido e ottimale i tuoi progetti dall'apposita Worklist.

Dopo aver aggiunto un progetto e stabilito le impostazioni di base, passa alla Worklist per descrivere rapidamente e a grandi linee le fasi e le assegnazioni utilizzando solo la tastiera. Dopo aver aggiunto le informazioni più generali, puoi tornare indietro e visualizzare i dettagli delle assegnazioni per ciascun Work Item.

Come fare:

1. Aggiungi tutte le informazioni principali sul tuo progetto in Impostazioni progetto
2. Passa alla Worklist del progetto
3. Fai clic su + Phase per aggiungere una nuova fase in fondo alla Worklist
4. Inserisci il nome della fase e premi Invio sulla tastiera per aggiungere rapidamente un'altra fase. Ripeti questo processo per tutte le fasi nel progetto
5. Sistema le date di ogni fase (in questo modo i Work Item che andrai ad aggiungere verranno assegnati alle date delle fasi per impostazione predefinita)
6. Passa il mouse sotto il nome di una fase e fai clic su + Work Item
7. Inserisci il nome del Work Item e premi Invio sulla tastiera per aggiungere rapidamente un altro Work Item. Ripeti questo processo per tutti i deliverable in ogni fase
8. Sistema le date e i dettagli di ciascun Work Item sotto ogni fase

4. Aggiungere le descrizioni e le attività ai Work Item

I Work Item sono ideali per definire deliverable più dettagliati nelle fasi di progetto. Ma cosa accade quando ti servono informazioni ancora più dettagliate? È proprio qui che entrano in gioco le attività e le note.

Ora puoi facilmente aggiungere informazioni più particolareggiate per ciascun Work Item, tra cui note sui deliverable, collegamenti ipertestuali a documenti correlati o a strumenti software e un elenco dettagliato di attività da completare per consegnare il lavoro.

Come fare:

1. Passa alla Worklist all'interno di un progetto qualsiasi
2. Fai clic sul Work Item che desideri modificare per aprire un nuovo pannello sul lato destro della schermata
3. Fai clic su Add Description nel pannello per aggiungere note e dettagli, inclusi link a siti o documenti correlati al progetto
4. Fai clic su Add Tasklist nel pannello per aggiungere una serie di attività associate al Work Item. Dopo aver inserito il nome di ciascuna attività, premi Invio per creare rapidamente il tuo elenco di attività

5. Aggiungere un Work Item senza assegnarlo a una persona

A volte, in fase di pianificazione di un nuovo progetto, potresti ancora non sapere a chi verrà assegnato il lavoro. In questi casi, puoi aggiungere un nuovo Work Item senza assegnarlo a una persona specifica.

Tieni presente che, se non assegni una risorsa, non puoi allocare il tempo per un Work Item. Puoi aggiungere però una risorsa Placeholder e allocare il tempo per quel Placeholder. Questo piccolo trucco ti aiuterà a fare previsioni accurate per i tuoi progetti, senza dover assegnare sin da subito il personale al lavoro.

Come fare:

1. Dalla Worklist del progetto, fai clic su + Work Item all'inizio della Worklist o passando il mouse sotto una specifica fase
2. Fai clic sull'intervallo di date per modificare le date del Work Item
3. Per aggiungere una risorsa Placeholder, passa il mouse sul Work Item e fai clic su Assign. Scegli il Placeholder adatto dall'elenco delle persone e delle risorse
4. Dopo aver assegnato un Placeholder, puoi allocare il tempo per il Work Item

6. Cambiare le date a quella di oggi o alla data di inizio della fase durante la creazione delle assegnazioni

Questa opzione non è nascosta ma può sfuggire facilmente. Quando imposti l'intervallo di date per un progetto o fase, sotto il calendario nel pannello a destra viene visualizzata una pratica scorciatoia "Set to Today". Anche per i Work Item, viene visualizzata una scorciatoia "Set to Phase Start/End".

In questo modo è più facile modificare rapidamente le date per le fasi e i deliverable, senza dover sfogliare il calendario.

Come fare:

1. Fai clic su un intervallo di date per un progetto, fase o Work Item
2. Quando imposti una data di inizio, fai clic su "Set to Today" o "Set to Phase Start Date" sotto il calendario
3. Quando imposti una data di fine, fai clic su "Set to Today" o "Set to Phase End Date" sotto il calendario

7. Filtrare la Worklist in base allo stato

Per impostazione predefinita, la Worklist elenca tutti i Work Item per ciascuna fase del progetto. Si tratta di un'eccellente panoramica di tutto il lavoro in corso, ma come fare per vedere solo le attività già completate, quelle in ritardo o quelle attualmente bloccate? Il problema viene risolto filtrando per stato, in modo da trovare velocemente le informazioni necessarie e tornare sugli aspetti importanti (ad esempio, come mandare effettivamente avanti il progetto).

Come fare:

1. In cima alla Worklist del progetto fai clic su Status: All
2. Deseleziona o seleziona rapidamente tutte le caselle di spunta su questo elenco facendo clic su None o All oppure
3. Seleziona o deseleziona i singoli stati su questo elenco per restringere il campo alle informazioni necessarie

8. Passare alla Worklist di un progetto dalla Resourcing Schedule

Puoi passare il mouse su una qualsiasi fase o assegnazione della Schedule per osservare i dettagli particolareggiati del lavoro. Ma anche con queste informazioni, potrebbe essere difficile capire ogni dettaglio del lavoro.

Ma ecco una buona notizia. Esiste un modo facile per passare facilmente e direttamente alla Worklist di qualsiasi progetto dalla Schedule.

Come fare:

1. Fai clic su un qualsiasi progetto o fase sulla Resourcing Schedule per aprire un menu di informazioni da modificare
2. Fai clic sulla matita (la seconda icona sull'elenco)
3. Da questo nuovo sottopannello fai clic su View Details per passare direttamente alla Worklist di progetto

9. Comprimere le fasi sulla Worklist

In caso di un progetto a lungo termine, con molte fasi e deliverable, la Worklist può cominciare a diventare sovraffollata. Se desideri mettere un po' d'ordine, esiste una maniera semplice per comprimere le fasi sulla Worklist, in modo da poter focalizzare l'attenzione sulle aree del progetto più importanti.

Come fare:

1. Sulla Worklist del progetto, fai clic sull'icona piccola freccia a sinistra di una fase del progetto.
2. La fase si comprime, nascondendo tutti i Work Item associati.

10. Duplicare le assegnazioni sulla Schedule

A volte è necessario assegnare più persone allo stesso deliverable. Ma creare manualmente più Work Item con le stesse informazioni e assegnarli a persone diverse può richiedere parecchio tempo.

Con questa semplice funzione di duplicazione potrai creare rapidamente varie copie della medesima assegnazione. Queste assegnazioni identiche possono poi essere riassegnate ad altre persone.

Come fare:

1. Sulla Worklist del progetto, fai clic sull'icona piccola freccia a sinistra di una fase del progetto.
2. La fase si comprime, nascondendo tutti i Work Item associati.