La felicità inizia al lavoro: come la soddisfazione dei dipendenti li rende più efficienti, sul lavoro e nella vita privata

È venerdì pomeriggio e sei al lavoro. Sei sommerso dai meeting e le scadenze dei progetti sono imminenti. Ti sei rassegnato all'idea di un altro fine settimana passato a lavorare per smaltire una pila interminabile di attività. Pensi alle partite di calcio e ai saggi di danza dei tuoi figli che ci saranno ancora, e agli anniversari di matrimonio futuri che potrete festeggiare veramente invece di passarli a lavorare. 

Ti suona familiare? Anche a noi. Sfortunatamente, il personale che svolge il lavoro spesso è quello che, quando la semplificazione dei processi è un elemento secondario, ne risente maggiormente. Secondo il Report di Smartsheet "Future of Work Management" 2023, quando i progetti vanno fuori strada, a farne le spese sono i lavoratori, che in queste condizioni si sentono, tra l'altro, frustrati (58%), stanchi (31%), a disagio (27%), arrabbiati (26%) e apatici (25%). In aggiunta, tre persone su 10 affermano che queste situazioni si ripercuotono direttamente sulle loro carriere, ad esempio determinando una mancata promozione, a causa di progetti mal gestiti. La realtà è che questi stati d'animo non interessano solo il lavoro, ma si insinuano anche nella vita privata e possono ripercuotersi infine sulla salute mentale e sulla loro felicità in generale.

Ecco la buona notizia: quando le cose vanno bene sul lavoro, i dipendenti sono più soddisfatti sia a livello professionale che nella loro vita privata. Secondo i partecipanti al report, quando i progetti procedono senza intoppi, hanno più energia da dedicare a relazioni e attività (36%) e pensano meno al lavoro una volta chiusa la giornata lavorativa (30%): sono queste le persone che riescono ad andare alle partite di calcio e ai saggi di danza dei figli, o a uscire con il proprio partner a festeggiare.

I vantaggi ad ampio raggio di una gestione dei progetti efficace

La gestibilità di processi e timeline offre numerosi vantaggi, tra cui un maggiore spazio di manovra a tutti i membri del team a tutti i livelli, e la capacità non solo di eseguire le attività e i progetti in arrivo, ma anche di mostrare la parte migliore di loro stessi, e le loro migliori idee, sul lavoro. Laura Murdock, Manager, Project Management presso Smartsheet, afferma che spesso idee e input di qualità provengono dai membri del suo team nel PMO: “Quando le persone lavorano al meglio, i risultati si vedono nel modo in cui un team collabora”. 

Quando i dipendenti sono felici e il loro morale è alto, coltivano naturalmente un'atmosfera di supporto e collaborazione, diventando un team affiatato. Murdock spiega che “Quando le cose vanno bene, il team principale del progetto parla apertamente e le informazioni fluiscono in modo trasparente. I problemi vengono anticipati e le persone sono chiare in merito ai loro obiettivi.” In generale, quando si instaura una buona collaborazione, le persone crescono, apprendono e si sentono rispettate. E continua: “Senti veramente il supporto di questo gruppo di persone. E questo crea un effetto domino di grande portata. Si estende alla soddisfazione professionale, influisce su come ti senti e su come rispondi quando qualcuno ti chiede del tuo lavoro.” 

I vantaggi di processi senza intoppi e progetti ben eseguiti non influiscono solo sul dipendente, ma sui team di progetto e sui reparti nel loro complesso. Secondo il nostro studio, i progetti ben eseguiti tendono a portare a rapporti lavorativi migliori, sia tra colleghi (47%) che con i vertici aziendali (41%). In generale, i professionisti del progetto affermano che i progetti ben eseguiti si traducono in una maggiore efficienza (49%), una qualità superiore del lavoro (57%) e una maggiore collaborazione (40%), oltre a promuovere la puntualità (39%) e il rispetto del budget (42%) del team.

Ma ci sono vantaggi anche per gli imprenditori: la ciliegina sulla torta è l'impatto sul profitto. Quando la produttività aumenta, i costi diminuiscono e la generazione dei ricavi diventa più efficiente. Il ricambio dei dipendenti diminuisce, permettendo così di risparmiare sulle spese di reclutamento e di formazione. È una ricetta semplice per il successo finanziario.

Processi efficaci aiutano a risolvere i problemi sia sul lavoro che al di fuori

Processi semplificati di gestione dei progetti sono il modo migliore per garantire che i progetti vengano completati con successo. Ma allora, cos'è che consente alla parte centrale del lavoro, ossia il lavoro svolto durante il completamento di un progetto, di essere eseguita correttamente? 

Prima di tutto, comunicazione e aspettative chiare aiutano i dipendenti a sapere cosa deve essere fatto e quando, oltre a favorire una collaborazione efficace all'interno del team. Timeline realistiche e carichi di lavoro gestibili riducono la pressione sui progetti in esecuzione, contribuendo a un miglior morale in generale e a una maggiore efficienza dei membri del team. Inoltre, quando il personale si sente sostenuto nel proprio sviluppo e nella crescita professionale, migliora maggiormente a livello prestazionale rispetto a chi non si sente supportato.

In base alla nostra ricerca, quando i progetti sono gestiti bene, le persone notano che il lavoro sembra più soddisfacente (56%), che i livelli di stress sono ridotti (54%), e che hanno maggiore controllo sulla loro giornata lavorativa (49%). I progetti che procedono senza intoppi permettono inoltre ai membri del team di prestare maggiore attenzione ai loro contributi al progetto durante il lavoro (42%).

In aggiunta, project manager validi, sia quelli che lavorano come PM qualificati che coloro che si occupano della gestione dei progetti per vari programmi e attività, semplificano la vita a tutti. Sanno come creare e promuovere la fiducia nei loro team e fungono da consulenti affidabili per gli stakeholder. Stabiliscono aspettative chiare anticipatamente e sono coinvolti in conversazioni e meeting per comprendere al meglio l'ambito complessivo di un progetto. Infine, ma probabilmente è la cosa più importante, sanno come porre le domande giuste ed eliminare le ambiguità per aiutare il team a lavorare insieme per chiudere i progetti. Tutti questi aspetti contribuiscono a una migliore esecuzione dei progetti e fanno un'enorme differenza per coloro che provano a concentrarsi sul lavoro quando sono al lavoro, non al di fuori.

Pertanto, va da sé che le organizzazioni che prediligono una corretta esecuzione dei progetti, una comunicazione chiara, la definizione di aspettative realistiche e il supporto alla crescita dei dipendenti e alla loro felicità ottengono diversi vantaggi, tra cui: 

• Maggiore soddisfazione professionale, coinvolgimento, fidelizzazione dei dipendenti e produttività
• Meno emozioni negative come frustrazione, distrazioni e burnout
• Esecuzione dei progetti più lineare e di maggior successo 
• Relazioni lavorative stimolanti e migliore coesione del team
• Maggiore benessere personale e miglior equilibrio tra lavoro e vita privata

Valorizzando un'esecuzione efficiente dei progetti e la felicità dei dipendenti, le organizzazioni gettano le basi per il successo sia personale che dell'organizzazione nel suo complesso.