Mi spiace ricordartelo, ma in questo momento sei il solo a essere entusiasta del nuovo software che hai appena scoperto.
Il nuovo strumento fa tutto ciò di cui hai bisogno.
Risolve i problemi reali della tua routine quotidiana.
Ed è la cosa meno importante nella vita del tuo capo.
Hai fatto tutto ciò che dovevi, valutato tutte le opzioni per trovare la soluzione perfetta che migliori i processi dell'azienda. Ma devi vincere la resistenza del tuo capo, e forse anche del capo del capo prima che qualcuno possa beneficiare dei vantaggi.
Quindi, da dove iniziare? Dopo aver chiesto un colloquio, come presentare un valido business case per convincere il capo ad appoggiare l'uso del nuovo software?
Evidenziare i vantaggi
Per sostenere la causa del nuovo software, inizia illustrando i vantaggi derivanti dal suo utilizzo.
Soffermati in particolare su due tipi di vantaggi:
Vantaggi tangibili, ossia budget, investimenti e ROI. Se noti ad esempio che solo uno su quattro progetti riesce a rientrare nei vincoli di budget, potresti quantificare il risparmio economico derivante dal maggior numero di progetti conclusi senza sforare il budget. Difficilmente un leader intelligente ignorerà le cifre che dimostrano un aumento dei profitti.
Vantaggi non tangibili, ossia esperienza dei dipendenti, assistenza ai clienti; questo tipo di vantaggi è più difficile da dimostrare. A volte le persone attribuiscono questi vantaggi all'utilizzo del software, anche se non esiste una correlazione diretta.
Ad esempio, se la tua azienda ha difficoltà a rispettare le scadenze, non è detto che un software da solo possa risolvere direttamente il problema. Ma puoi sempre cercare di spiegare al capo quanto tempo, energie e frustrazione vengono sprecate nel tenere traccia giornalmente delle ore lavorate e quanto meglio può fare il nuovo software in questo campo. Migliorare il monitoraggio dei tempi vuol dire semplificare i processi e avere dipendenti meno frustrati e più soddisfatti.
Ma aspetta. Il tuo lavoro non è ancora finito. Il tuo capo potrebbe comprendere i vantaggi, grazie alle tue abilità di ricerca e di calcolo, ma l'implementazione di un nuovo software rappresenta sempre una disruption per i flussi di lavoro consolidati di un'azienda.
Per convincere veramente le parti interessate che vale la pena operare un cambiamento, devi motivare il loro elefante.
Motivare l'elefante
Le persone resistono naturalmente al cambiamento. Non vogliono cambiare modo di lavorare e non vogliono essere forzate a imparare cose nuove, a meno che non siano convinte che ne valga veramente la pena.
Il cambiamento è così difficile perché gli aspetti razionale ed emotivo della nostra mente sono continuamente in conflitto tra loro. Puoi convincere un'altra persona a cambiare solo se tieni sotto controllo questa conflittualità e cerchi di orientare entrambi gli aspetti nella stessa direzione.
Jonathon Haidt, psicologo alla University of Virginia, usa la metafora del fantino e dell'elefante per rappresentare questa tensione conflittuale. Nel loro libro, Switch, Chip e Dan Heath spiegano:
"Haidt afferma che l'elefante rappresenta il nostro lato emotivo e il fantino il nostro lato razionale. A cavalcioni sull'elefante, il fantino tiene le redini e sembra avere il comando. Ma il controllo del fantino è precario perché il fantino è molto più piccolo dell'elefante. Ogni volta che l'elefante, con le sue sei tonnellate di peso, e il fantino non sono d'accordo sulla direzione da prendere, è il fantino che soccombe. È decisamente la parte più debole."
Sebbene la tua proposta sembri riguardare solo l'adozione di un nuovo software, a un livello più profondo stai chiedendo al tuo capo di cambiare il modo in cui le persone lavorano. Per sfruttare al meglio il software, tutti i membri del tuo team dovranno adottare nuovi comportamenti.
Il problema è che quando le persone non sanno cosa aspettarsi, il processo del cambiamento è ambiguo e il loro elefante si spaventa. E non si sposta volentieri. Non importa quanto il fantino si dia da fare, le argomentazioni analitiche non gli faranno cambiare idea.
Quindi, per motivare l'elefante, pensa a come puoi presentare i fatti in modo da fare leva sui sentimenti.
Superare il filtro antispam
È molto probabile che quando lo incontrerai per presentargli la tua proposta, il tuo capo stia già immerso in un milione di altre occupazioni. Tra un'ora deve partecipare a un incontro con i vertici aziendali. I risultati non sono stati buoni il mese passato e sta pensando a come migliorarli.
Quando suggerisci l'adozione di un nuovo software, devi fornirgli anche un valido motivo per riuscire a farti ascoltare. Altrimenti verrai automaticamente escluso dagli altri pensieri più impellenti, il capo non ti presterà attenzione e scorderà la conversazione non appena uscito dalla stanza.
Per superare il "filtro antispam" (grazie, Kathy Sierra) dei suoi pensieri, la tua proposta deve soddisfare tre principi:
- Deve essere semplice. Non fornire alla mente del tuo capo informazioni non importanti o superflue. Vai subito al sodo, a ciò che ti preme comunicare e lascia perdere ogni abbellimento.
- Deve suscitare un sentimento. Le persone rispondono positivamente quando riesci a entrare in contatto con le loro emozioni più profonde. Invece di fare affidamento sui numeri, fai un disegno. Racconta una storia sulla difficoltà che stai cercando di risolvere. Aiuta il tuo capo a sentire la serietà delle tue parole.
- Deve essere convincente. Diagrammi o grafici vistosi non riusciranno a convincere il tuo capo. Rimarrà sospettoso, se non cinico, per tutta la durata del vostro colloquio. Per attirare la sua attenzione, devi fornirgli una motivazione seria e convincente che lo spinga ad agire.
Puoi individuare i motivi più convincenti della tua proposta chiedendoti "Perché?" finché non raggiungerai il cuore del problema e potrai fare leva sul lato emotivo del tuo capo, ossia l'elefante.
Ecco un tipico esempio:
In fin dei conti, tutto ciò che cerca il tuo capo è il ritorno dell'investimento di questo nuovo software che stai proponendo. Deve capire in che modo aiuta l'azienda, cosa occorre cambiare e se vale la pena fare lo sforzo di farlo.
Il tuo compito è mostrargli i vantaggi, motivare il suo elefante e aiutarlo a comprendere (e sentire) come il nuovo software favorisca il successo dell'azienda. Se riuscirai in questo compito, avrai un alleato al tuo fianco ed entrambi sarete soddisfatti della decisione presa.
