Come ha fatto l'Overachiever di Smartsheet Rebecca Wilhelm a trasformare i processi del dipartimento legale della città di Detroit

Nota del redattore: quest'anno abbiamo lanciato un nuovo programma per i nostri ambasciatori Smartsheet più appassionati: gli Overachiever di Smartsheet. Questo gruppo elitario di clienti non è solo esperto dei prodotti, ma si tratta di innovatori, promotori di cambiamenti ed eccezionali ottimisti. Si tratta del primo di una serie di post del blog che presentano la nostra iniziale coorte di Overachiever che ti parleranno dei loro risultati, delle sfide e dei consigli su Smartsheet.

Vi presentiamo l'Overachiever Rebecca Wilhelm, project manager e specialista di analisi aziendali per la Città di Detroit. Gestisce i progetti legali, concentrandosi sul miglioramento dei processi. Nel reparto legale, efficienza ed efficacia sono fondamentali, sia per garantire che i processi abbiano esito positivo per i legali che Rebecca supporta, sia per migliorare l'esperienza dei clienti.

"Per me, un processo con esito positivo significa assicurarmi che sia documentato. Sembra banale, ma aiuta davvero a fare in modo che le linee guida vengano seguite e che si scopra il motivo rapidamente quando questo non avviene. Abbiamo tralasciato qualcosa? Ci è voluto troppo tempo? Una volta stabiliti i parametri, la fase di implementazione si occupa della risoluzione".

Ora vedrete rapidamente perché Rebecca è un'ispirazione per noi e per il resto della comunità degli ottimisti.

Come Smartsheet ha risolto la sfida di Rebecca

"Uno dei miglioramenti del processo di maggiore successo riguardava le richieste di informazioni. Nel dipartimento legale riceviamo regolarmente richieste di ottenimento di informazioni dalla comune. Per esempio, per una causa legale ci viene inviata una richiesta di prove e quindi dobbiamo contattare il comune. In passato, non avevamo un modo per tenere traccia di elementi come il numero di richieste in corso o il tempo necessario per completarle, perché ogni legale gestiva le richieste indipendentemente".

Foto gentile concessione della Città di Detroit 

"Quattro anni fa abbiamo iniziato a usare Smartsheet per le richieste di informazioni nel nostro dipartimento più grande, quello di polizia. Il legale compilava un modulo, poi avevamo un punto di contatto in ogni sottodipartimento. Con questo processo, potevamo vedere esattamente quante richieste uscivano e anche in che modo reagivano le varie sezioni dei dipartimenti. Nel corso dei quattro anni abbiamo implementato questo processo in quindici dipartimenti diversi e da allora abbiamo anche sviluppato dei pannelli di controllo".

Rebecca ammette che è stata una sfida avviare il nuovo processo inizialmente. Ma la chiave del loro successo è stata assicurarsi il sostegno del capo di ogni dipartimento. Quando incontravano opposizione e resistenza da parte di altre persone, le istruivano a proposito del processo e davano loro un feedback su come procedere.
 

"Ora ci siamo evoluti in un account aziendale. È stato facile una volta che abbiamo iniziato a dimostrare i risultati dell'uso di Smartsheet, perché con questo strumento è possibile fare qualsiasi cosa".

Il consiglio di Rebecca per i principianti di Smartsheet

Rebecca ha tre consigli per i nuovi clienti di Smartsheet:

1. "Sperimentate il più possibile. Se c'è un problema, potete trovare una soluzione all'interno di Smartsheet". Il modo migliore per imparare a usare Smartsheet è usarlo. Non abbiate paura di distruggere quello che create, potete sempre annullare o ricominciare.
2. "Chiedete alla community di Smartsheet". È probabile che non siate gli unici ad avere quella domanda. Una rapida ricerca potrebbe darvi una risposta a una domanda già fatta. O, come fa notare Rebecca, "Anche se non trovate nulla, pubblicate la domanda e entro 24 ore probabilmente qualcuno vi risponderà".
3. "Risolvete problemi reali così le persone possono immedesimarsi". In qualità di esperta di prodotti, Rebecca ha formato centinaia di persone sull'uso di Smartsheet. E usa sempre un esempio o un problema reale per presentare una soluzione. Per esempio, "Se la persona è in un gruppo parrocchiale o vuole gestire il suo budget personale, la aiuto a imparare a usare Smartsheet attraverso queste esperienze reali che può comprendere facilmente".

Come Rebecca è diventata un'Overachiever

La sua partecipazione alla community di Smartsheet ha avuto inizio nell'Early Adopter Program (EAP), oltre che nel test beta privato. "Mi piace essere in prima fila quando escono nuovi prodotti, voglio contribuire a dargli forma". Inoltre, Rebecca fa parte del Mobilizer program.

Quando non è impegnata a creare fogli, realizzare flussi di lavoro e progettare pannelli di controllo, si dedica ai suoi hobby. "I miei piccoli mi tengono impegnata. Ho un bambino di due anni e uno di nove mesi. Nel poco tempo libero che mi resta, mi piace partecipare a un gruppo di lettura".

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