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7 risultati chiave dello studio di Forrester Consulting sull'impatto economico di Smartsheet
A volte il lavoro impedisce di portare a termine il lavoro stesso. Le informazioni sono frammentate. È necessario rintracciare le persone per ottenere le approvazioni. I programmi e gli strumenti che dovrebbero essere utili servono solo per un determinato aspetto del lavoro. L'elenco potrebbe continuare all'infinito.
Alla base di tutto c'è una verità: è difficile creare processi e sistemi che supportino un'intera organizzazione quando tutti lavorano in modo diverso. Molti dei nostri clienti hanno affrontato questi stessi problemi prima di utilizzare Smartsheet. Anche se avevano strumenti per aiutare i loro team, i programmi non potevano crescere con le aziende a mano a mano che le loro esigenze cambiavano.
Smartsheet è stato un cambiamento per loro perché ha dato a individui e team il potere di costruire soluzioni che funzionassero esattamente come volevano. Ha reso più difficile la frammentazione delle informazioni importanti perché i team avevano visibilità quando ne avevano bisogno. Non solo hanno avuto accesso a report e dati in tempo reale, ma sono stati in grado di costruire soluzioni personalizzate senza esternalizzare o dover imparare a programmare.
Il passaggio dai flussi di lavoro ad hoc all'utilizzo di Smartsheet comporta molti vantaggi. Alcuni sono ovvi: risparmio di tempo, efficienza, trasparenza. Alcuni lo sono meno, come l'impatto economico. In quanto tempo un'azienda può constatare il ritorno del proprio investimento? E che dire del sempre indispensabile bilancio?
Abbiamo incaricato Forrester Consulting di approfondire i dettagli e rispondere a queste domande. Ecco cosa ha scoperto.
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Informazioni sullo studio
Per comprendere e calcolare il Total Economic Impact™ (TEI) dell'utilizzo di Smartsheet, Forrester Consulting ha condotto interviste approfondite con i responsabili delle decisioni di nove organizzazioni che attualmente utilizzano la piattaforma. In base alle interviste, è stata creata un'organizzazione composita che rappresentava ciascuno dei risultati dell'azienda.
Le aziende intervistate hanno condiviso questi tre punti dolenti:
- Esecuzione del lavoro incoerente che si basava su fogli di calcolo statici non aggiornati e processi manuali
- Diversi team utilizzavano strumenti diversi per portare a termine il lavoro, il che significava che non c'era un'unica fonte di verità per i progetti e le iniziative strategiche
- I team di leadership non hanno visibilità sul lavoro e spesso hanno bisogno di contattare i responsabili del progetto o del team per gli aggiornamenti
I risultati dello studio
Forrester Consulting ha rilevato che un'organizzazione composita ha visto un valore attuale netto di 16,3 milioni di dollari in un periodo modello di tre anni. Nello stesso arco di tempo, Smartsheet ha realizzato un ritorno sull'investimento del 680%, con restituzione dell'investimento in meno di 6 mesi.
La capacità di Smartsheet di fornire risultati così significativi ai clienti è descritta in dettaglio nello studio completo, ma qui ne riassumiamo i risultati.
Smartsheet consente ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro strategico
È emerso che i dipendenti che utilizzano Smartsheet hanno risparmiato il tempo che prima dedicavano a rintracciare persone e informazioni, il che ha permesso loro di concentrarsi su un lavoro di maggior valore e impatto. Con dipendenti più produttivi, le aziende sono state in grado di raggiungere gli obiettivi più velocemente e di realizzare maggiori risparmi.
Riduzione dell'80% del tempo dedicato alla creazione di progetti, portafogli e programmi
I team di gestione dei progetti sono stati messi in condizione di creare modelli e automatizzare attività ripetitive come l'impostazione dei progetti e le approvazioni, riducendo così il numero di passaggi manuali che dovevano affrontare. Questo ha permesso di risparmiare l'80% del tempo durante la fase di impostazione di questi flussi di lavoro. Un altro vantaggio di un processo facilmente ripetibile è stata un'esperienza più coerente per i clienti.
Il 75% in meno di e-mail relative alla gestione del lavoro
I team hanno avuto anche una visibilità immediata sullo stato dei progetti grazie a Smartsheet che traccia tutto in tempo reale. I dirigenti e gli altri stakeholder non hanno dovuto richiedere informazioni e attendere le risposte, ma hanno potuto accedere a Smartsheet e trovare esattamente ciò che stavano cercando. Ciò ha ridotto del 75% le e-mail relative alla gestione del lavoro.
I cicli di revisione sono stati dimezzati
La visibilità aggiuntiva ha inoltre ridotto del 50% il tempo dedicato ai cicli di revisione e il numero di riunioni per la revisione dei progetti necessarie per ogni progetto. Forrester Consulting ha calcolato che la combinazione tra la riduzione delle e-mail di gestione dei progetti e il tempo dedicato alla loro impostazione ha portato a un aumento della produttività di 6,1 milioni di dollari in un periodo di tre anni.
Risparmio di oltre 40 ore per dipendente ogni anno
Smartsheet ha migliorato l'utilizzo delle risorse gestite del 2%, con un risparmio annuo di oltre 40 ore per dipendente. Anche i membri del team che non interagivano così intensamente con Smartsheet hanno comunque tratto vantaggio dall'utilizzo della piattaforma da parte dei loro team, con un risparmio di 7,5 milioni di dollari in tre anni.
Smartsheet aumenta la distribuzione dei ricavi e riduce i costi dell'IT
Si è constatato che Smartsheet ha permesso alle aziende di ridurre il budget destinato ad altri programmi, di creare le soluzioni necessarie in-house e di aumentare le entrate.
1,5 milioni di dollari in servizi professionali e crescita dei ricavi
Automatizzando le attività amministrative e ripetitive e concentrandosi maggiormente sul lavoro a più alto valore aggiunto, i team hanno potuto consegnare i progetti più velocemente. Questa efficienza ha contribuito a far crescere il fatturato annuale delle aziende, per un totale di oltre 1,5 milioni di dollari per l'organizzazione composita in tre anni.
1,1 milioni di dollari risparmiati in licenze software
Forrester Consulting ha rilevato che le aziende hanno risparmiato 1,1 milioni di dollari in tre anni perché sono state in grado di ridurre gli investimenti in licenze guest per CRM, ERP o altri strumenti di gestione dei progetti.
996.000 dollari risparmiati in costi di sviluppo
L'offerta no-code di Smartsheet ha permesso alle aziende di creare le proprie applicazioni e i propri flussi di lavoro in meno tempo e a costi inferiori rispetto allo sviluppo di una soluzione da zero o di terze parti. Il risparmio totale per l'organizzazione composita è stato calcolato in quasi 996 mila dollari nel triennio.
Informazioni sulla metodologia
Con un approccio a più fasi, Forrester ha costruito un quadro di riferimento per il Total Economic Impact™ che identifica i fattori di costo, beneficio, flessibilità e rischio che influenzano le decisioni di investimento. Sulla base delle interviste, Forrester ha creato un quadro TEI, un'organizzazione composita e un'analisi del ROI. L'organizzazione composita è rappresentativa dei nove responsabili decisionali intervistati da Forrester e viene utilizzata per presentare l'analisi finanziaria aggregata. Lo studio completo ha una descrizione dettagliata delle caratteristiche dell'organizzazione composita.
"Sì, si acquista uno strumento informatico, ma si tratta anche di molto di più. Si acquista un modo di lavorare e di pensare completamente nuovo, che può essere molto potente. Ho parlato con gli utenti, che mi hanno descritto come stanno risolvendo problemi di cui non conoscevano nemmeno l'esistenza".
— Responsabile di salute, sicurezza e ambiente, agrochimico, Total Economic Impact™ di Smartsheet
Il passaggio agli ambienti di lavoro digitali ha accentuato la necessità di un allineamento organizzativo. Abbiamo assistito in prima persona alla rapidità con cui il mondo può cambiare quando è scoppiata la pandemia COVID-19 e le aziende che si sono adattate rapidamente hanno avuto la meglio.
I sistemi tradizionali non funzionano più. Il modo tradizionale di lavorare fisso e lineare si è ora evoluto per essere multi-direzionale, facilmente automatizzato e adattabile. E quando i dipendenti hanno gli strumenti per essere dinamici nel loro lavoro, sono più soddisfatti dei loro risultati. Smartsheet rende più facile lavorare insieme in team, abbattendo le barriere che rendono difficile la collaborazione. Unisce le persone con processi che funzionano per loro e le mette in condizione di avere le informazioni di cui hanno bisogno.
