Gli studi di progettazione architettonica commerciale esercitano un'influenza costante sul modo con cui i clienti percepiscono e sperimentano i brand, anche oltre l'estetica visiva di una vetrina o di una sezione di un negozio. Questi studi sono responsabili della fluidità degli interni e delle facciate di alcune delle più popolari aziende americane che vantano consumatori in tutto il mondo. Dopotutto, una progettazione ben eseguita crea per i clienti un'esperienza memorabile e una circolazione di pedoni efficiente, che influisce sulle aspettative di vendita e sulla fidelizzazione dei consumatori.
PM Design Group, un giovane e fiorente studio di architettura e ingegneria con circa 160 dipendenti in 13 uffici dislocati in tutti gli Stati Uniti, gestisce il lancio a livello nazionale dei più rinomati ristoranti, grandi catene di negozi al dettaglio, banche e negozi di alimentari.
"Ci occupiamo di nuove importanti costruzioni tradizionali, grandi ristrutturazioni e di un alto volume di piccoli lavori di ristrutturazione per diversi clienti in tutta la nazione", ha affermato Carl Nelson, Senior Project Manager presso PM Design Group.
"Prendiamo in carico l'intero progetto. È sempre più allettante per un cliente incaricare un solo studio che si occupi di tutto."
—Carl Nelson, PM Design Group
Da questi importanti progetti di alto profilo nasce la necessità di rimanere innovativi, agili e all'avanguardia dei progressi tecnologici. PM Design Group sposa e promuove l'innovazione in un settore che spesso rimane attaccato ai flussi di lavoro, processi e piattaforme software tradizionali e familiari, specifici del settore.
Quando Nelson iniziò a lavorare presso lo studio, le principali soluzioni tecnologiche per gestire progetti articolati erano soluzioni preconfezionate. Mentre i team dello studio conducevano i rilevamenti, di solito con fotocamere standard e talvolta con apparecchi a 360 gradi ad alta risoluzione, passando poi ai disegni in 2D e alla modellazione 3D, la gestione di questo elevato volume di foto era diventata piuttosto pesante.
Migliorare i processi ha un impatto sui clienti
Può essere difficile cambiare il modo di lavorare di un'organizzazione di qualsiasi settore, anche se lo stimolo nasce da un team di innovatori. Fortunatamente per il team di Nelson, PM Design Group incoraggia i dipendenti a trovare modi innovativi di risolvere le difficoltà dei processi. Nelson scoprì che il suo studio possedeva già una licenza per Egnyte, una piattaforma Software-as-a-Service (SaaS) per conservare in tutta sicurezza i contenuti collaborativi, che però veniva usata di rado.
Nelson scoprì anche che Egnyte si integrava alla perfezione con Smartsheet, quindi insieme al suo team riuscì ad allegare facilmente i suoi file di immagine memorizzati in Egnyte ai fogli che usava in Smartsheet per gestire i progetti. Configurò quindi i flussi di lavoro con Smartsheet e chiese al suo team di allegare i file Egnyte a una riga o foglio del progetto, per permettere sia al team che agli stakeholder esterni, inclusi i clienti, di accedere all'istante e riesaminare le foto del sito.
"Lavoriamo su centinaia e migliaia di negozi alla volta. Abbiamo un processo simile a una catena di montaggio, che coinvolge team interni e clienti."
—Carl Nelson, PM Design Group
Utilizzando AutoCAD sui tablet aziendali, i lavoratori sondano il sito e scattano circa dodici foto di base a 360 gradi durante i sopralluoghi. Oltre alle più economiche fotocamere a 360 gradi, di recente lo studio ha adottato delle fotocamere ad alta risoluzione che consentono di mappare sopralluoghi a 360 gradi dei siti, analogamente a una Street View di Google o a un software per le ispezioni immobiliari.
Completati i rilevamenti, le immagini digitali vengono convertite e caricate in Egnyte. All'interno della piattaforma, sono presenti dalle centinaia alle migliaia di cartelle di foto digitali per progetti su larga scala. Da qui il team di disegno di PM Design Group preleva le immagini e abbozza un piano di progetto iniziale. Completata la fase, inizia un processo di controllo qualità interno dei progetti, gestito con Smartsheet.
La gestione di progetti su larga scala richiede visibilità e agilità costanti, tutti aspetti che il team di Nelson è in grado di offrire con Smartsheet. Oltre a dare maggiore sicurezza ai clienti riguardo l'esecuzione del progetto da parte dello studio, l'integrazione tra Egnyte e Smartsheet ha offerto grandi vantaggi al suo team.
Nelson ritiene che oltre a risparmiare tempo, la produttività del suo team è aumentata del 10-20 percento grazie a Smartsheet e Egnyte.
"Smartsheet fa crescere i nostri profitti. Se siamo più produttivi, siamo più redditizi", ha affermato Nelson.
L'integrazione ha dimezzato il tempo che Nelson dedicava alla gestione di programmi estesi e progetti su larga scala. Invece di gestire manualmente i processi, Nelson ha più tempo da dedicare al pensiero strategico e allo sviluppo del suo team, a beneficio della qualità e dell'allineamento nello studio.
Inoltre, dal momento che anche i clienti possono accedere varie volte alle foto e ai piani, "risparmiamo parecchi clic di tante persone diverse", sostiene Nelson. Avendo accesso diretto a questi file in Smartsheet, sia PM Design Group che i suoi clienti possono recuperare il tempo che normalmente sarebbe stato dedicato a e-mail di follow-up e telefonate.
Il presidente di un'azienda cliente “sa che Smartsheet ha fatto un sacco di cose interessanti e che funziona", dichiara Nelson. "E ci dice: Continuate così."
