Quando si abbatte una catastrofe, il primo impulso nella stragrande maggioranza delle persone è prendersi cura della propria famiglia. Tellepsen, un'importante impresa edile di Houston, considera i suoi dipendenti come una famiglia.
Nell'agosto del 2017 quindi, quando l'uragano Harvey ha causato vasti allagamenti nell'area di Houston, Tellepsen ha usato Smartsheet per scoprire come stavano gli oltre 500 dipendenti sparsi nella tentacolare area metropolitana di Houston e per offrire aiuto e risorse alle persone che ne avevano bisogno.
Foto per gentile concessione di Tellepsen
I team di Tellepsen già usavano Smartsheet per gestire la localizzazione dei materiali, le scadenze e i deliverable e per gestire i processi correlati alle risorse umane. Le funzioni di collaborazione e la flessibilità hanno reso la soluzione uno strumento inestimabile per gestire le scadenze e condividere le informazioni e le fasi di processo tra i team.
Ma i team non si aspettavano che Smartsheet si sarebbe rilevato così prezioso anche per fornire il tanto necessario aiuto ai colleghi e che sarebbe diventato lo strumento principale per localizzare le persone durante la devastante calamità naturale.
Inviare aiuti dopo un uragano
L'uragano Harvey ha causato delle precipitazioni senza precedenti nell'area di Houston, con oltre 48.000 abitazioni allagate, più di 1.000 completamente distrutte e più di 17.000 gravemente danneggiate. Il direttore delle risorse umane Maryanne Henn si trovava in una zona che non era stata colpita gravemente ma, non appena ha visto il notiziario, si è resa conto che molti dei suoi colleghi erano nei guai e doveva trovare un modo per aiutarli.
Foto per gentile concessione di Tellepsen
"Siamo un'organizzazione a conduzione familiare e ci consideriamo una famiglia", sostiene Henn. "Se qualcuno finisce in ospedale, tutti in Tellepsen lo sanno. Mandiamo fiori, cibo, andiamo a trovarlo. Fa parte della nostra cultura. Quindi, quando siamo stati colpiti dalle inondazioni, il primo pensiero che tutti hanno avuto è stato - Oh mio Dio, dov'è la famiglia Tellepsen? Dove sono tutti?"
Henn ha capito subito che provare a chiamare i membri del team avrebbe richiesto troppo tempo. Si è quindi presa circa 10 minuti per creare un modulo Smartsheet con campi a discesa che i dipendenti potevano usare per indicare se erano al sicuro, in un rifugio o se le acque di piena si stavano avvicinando e avevano bisogno di essere portati in salvo. Con l'aiuto dei dirigenti della compagnia, Henn ha poi inviato ai dipendenti un branded link al modulo via SMS, e-mail, Facebook e Twitter.
Il link era riconoscibile a prima vista come messaggio Tellepsen e, cosa ancora più importante, il modulo poteva essere completato facilmente su dispositivi mobili, che Henn sapeva sarebbero stati uno dei pochi possedimenti che i dipendenti sfollati avrebbero portato con sé nella fuga.
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Le risposte al modulo che arrivavano dai dipendenti hanno popolato istantaneamente un foglio che Henn e il suo team hanno usato per controllare chi era al sicuro e poteva prestare soccorso a chi non lo era. Henn ha potuto rapidamente aggiornare e ordinare il foglio in modo da concentrarsi su coloro che avevano bisogno immediatamente della sua attenzione.
"Una fantastica funzione di Smartsheet è che puoi cambiare colore della cella se soddisfa determinate condizioni. Durante le ore più buie della crisi, se qualcuno avesse scelto la casella "in un rifugio" l'elemento della riga sarebbe diventato rosso. Se avesse scelto "il livello dell'acqua sta salendo" sarebbe diventato giallo. Non ho dovuto passare in rassegna 200 nomi; ho visto le righe rosse e ho chiamato quelle persone."
Maryanne Henn
Direttore delle risorse umane
Tellepsen
I dipendenti di Tellepsen hanno risposto rapidamente, e mentre Henn aggiornava ansiosamente il foglio a intervalli di pochi minuti, continuavano ad arrivare sempre più risposte. Henn ha così potuto vedere chi aveva necessità più urgenti e contattare un numero crescente di volontari che stavano offrendo soccorso, alloggi, abbigliamento per bambini, pannolini e altri prodotti per l'infanzia e molto altro.
Foto per gentile concessione di Tellepsen
"Abbiamo usato Smartsheet per schierare i volontari", dichiara Henn. "All'inizio, quando le acque si sono ritirate, sapevamo in quali case schierare le squadre di costruzione e iniziare a togliere le pareti di cartongesso. La muffa si diffonde così velocemente che bisogna entrare il prima possibile. Altre persone della comunità hanno dovuto attendere settimane prima dell'arrivo di un perito mentre noi siamo stati in grado di arrivare sul posto il giorno dopo."
Nei giorni e nelle settimane successive, Henn e il team di volontari hanno organizzato le squadre di demolizione e riparazione, fornito prodotti per bambini, vestiti e carte prepagate ai colleghi che si trovavano nei rifugi intorno alla città, oltre ad organizzare raccolte fondi per offrire denaro e risorse e aiutare i membri della loro famiglia lavorativa a ricostruire la propria vita.
"Onestamente, se avessi lavorato per un'altra organizzazione, non avrei saputo a chi chiedere aiuto", afferma Henn. "Il bello di Tellepsen è che abbiamo semplicemente finito per chiamarli - Ehi, sappiamo che siete nei guai. Dove siete? Stiamo venendo a prendervi."
Condividere le soluzioni anche all'esterno dell'azienda
Screenshot da cellulare per gentile concessione di Tellepsen
All'indomani dell'uragano, Henn si è ritrovata a presentare Smartsheet al personale di altre aziende locali che avevano visto su Facebook i post di Tellepsen con il link per contattare i dipendenti. Altri importanti datori di lavoro di Houston desideravano sapere come potersi preparare a future emergenze e aiutare i propri team con la stessa rapidità con cui Tellepsen aveva risposto all'uragano Harvey.
"Tantissime aziende dicevano, "Perché non siamo riusciti a fare altrettanto e altrettanto rapidamente?" Ma anche noi non sapevamo cosa avremmo fatto", racconta Henn. "Ho semplicemente pensato, come faccio a contattare tutte queste persone? E in quel momento ho avuto l'illuminazione: con Smartsheet. Sembrava come se stessimo solo aspettando l'occasione di parlarne con le persone, ma è stata davvero e solo prontezza di spirito e onestamente, non so se saremmo stati in grado di farlo senza Smartsheet."
Un direttore dello sviluppo professionale di Tellepsen usa Smartsheet anche per valutare e preparare alla promozione i suoi ambiziosi responsabili dei progetti di costruzione. Vai qui per saperne di più.
