Cambiare è difficile, ed è per questo motivo che nelle aziende gestire i cambiamenti è diventata una disciplina a parte. Con gestione del cambiamento ci riferiamo a tutte le strategie e processi che aiutano le persone a orientarsi e adottare i cambiamenti aziendali, sia che si tratti di nuove linee di prodotti o di una nuova piattaforma tecnologica.
Anche se i primi studi su come gestire con efficacia il cambiamento risalgono agli anni '40, uno studio recente suggerisce che il modo migliore per accettare rapidamente i cambiamenti aziendali non è pensare al cambiamento in sé, ma concentrarsi su ciò che non cambia.
Potrebbe sembrare controintuitivo, ma lo studio, pubblicato sulla rivista della Academy of Management, ipotizza che la principale causa della resistenza al cambiamento in azienda sia l'enorme valore che i dipendenti attribuiscono alla propria identità aziendale. Il cambiamento è spesso percepito come una minaccia a tale identità. "Le persone temono che, dopo il cambiamento, l'azienda non sarà più la stessa che apprezzano e in cui si identificano e, più il cambiamento è incerto, più viene percepito come una minaccia per l'identità aziendale che hanno cara", hanno scritto i ricercatori Merlijn Venus, Daan Stam e Daan van Knippenberg in un articolo pubblicato sulla Harvard Business Review.
A sostegno della propria teoria, i ricercatori hanno condotto due esperimenti per mettere a confronto il livello di adesione quando l'annuncio di un imminente cambiamento aziendale viene accompagnato da messaggi che sottolineano una visione di continuità rispetto a quando l'annuncio si limita a veicolare la sola idea del cambiamento. In entrambi gli esperimenti, i ricercatori hanno notato che le persone adottano più volentieri il cambiamento quando l'accento viene posto sulla continuità.
L'adozione di nuove tecnologie è l'area in cui molte aziende avvertono la maggiore resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti. Ma la ricerca offre tre interessanti conclusioni per i dirigenti che cercano di implementare una nuova piattaforma per lo svolgimento del lavoro.
1. Sottolineare gli aspetti noti del nuovo strumento
Anche i dipendenti più tecnologici possono sentirsi intimiditi all'idea di dover usare un nuovo strumento o una nuova piattaforma. Spesso si teme che, durante la fase di apprendimento, il lavoro inevitabilmente rallenterà, con conseguente resistenza, senso di frustrazione e insuccesso dei progetti.
Scegliendo una piattaforma per il lavoro con un'interfaccia nota e sottolineando le somiglianze con altri strumenti e applicazioni che i dipendenti sanno già usare, i dirigenti possono favorirne l'adozione ed estenderne il successo in tutta l'azienda.
2. Sottolineare che la nuova piattaforma non prenderà il posto di progetti esistenti o degli strumenti preferiti
Una piattaforma nuova non cambia la natura del lavoro da fare, ma rende più facile svolgere le attività principali. Le mansioni e gli obiettivi principali di ciascun dipendente rimangono gli stessi, ma la nuova piattaforma rappresenta l'opportunità di raggiungere i risultati in modo più efficace ed efficiente. Ad esempio, le funzioni che offrono più opzioni di visualizzazione delle attività e delle scadenze di un progetto o che permettono di sfruttare i dati per prendere decisioni migliori e più rapide sono strumenti che semplicemente aiutano a realizzare gli obiettivi esistenti.
Non occorre inoltre che la nuova piattaforma sostituisca gli altri strumenti che i dipendenti già amano usare e che trovano utili ed efficaci. Se il tuo team usa app di messaggistica come Google Hangouts o Slack, software CRM come Salesforce o altre soluzioni aziendali comuni, la nuova piattaforma deve integrarsi perfettamente con questi strumenti che i dipendenti conoscono e usano. Invece di sostituire qualcosa che le persone già conoscono e amano, la nuova piattaforma di lavoro deve saper armonizzare tra loro i vari strumenti e aiutare complessivamente i dipendenti a utilizzarli al meglio.
3. Ricordare ai dipendenti che gli obiettivi finali rimangono gli stessi, ma alcune difficoltà scompariranno
È ovvio che non varrebbe la pena adottare un nuovo software se il risultato finale fosse esattamente identico a prima. Se è importante ricordare ai dipendenti che le responsabilità di lavoro rimarranno sostanzialmente invariate, occorre sottolineare anche che gli strumenti di gestione del lavoro risolvono diverse difficoltà eliminando la necessità di svolgere attività ripetitive. Smartsheet ha rilevato che oltre il 40 percento dei dipendenti dedica più di una giornata di lavoro a settimana a svolgere attività manuali e monotone. Se la necessità di tali mansioni non può mai venire meno, le funzioni di automazione come la raccolta dati, gli aggiornamenti sullo stato e le approvazioni sollevano i dipendenti dalla parte più noiosa. Dopo aver adottato la nuova piattaforma, i dipendenti avranno più tempo ed energie da dedicare al lavoro che serve veramente a raggiungere i loro obiettivi.
Alcuni dipendenti possono percepire la nuova piattaforma come un cambiamento colossale, e se questa percezione non viene gestita può portare a resistenze e continui rinvii. Presentando invece la nuova piattaforma come un'opportunità di lavorare in modo più collaborativo ed efficiente, sottolineando che gli obiettivi e gli scopi rimangono gli stessi, i ricercatori suggeriscono che i dipendenti saranno più inclini ad adottare le nuove soluzioni, se non addirittura impazienti.
