Cos'è il calcolo della produttività?
Un calcolo della produttività misura l'efficienza dell'utilizzo delle risorse nella produzione di un articolo o nella fornitura un servizio e confronta la quantità di risorse utilizzate con l'output per restituire un tasso di efficienza.
Calcolo della produttività dei dipendenti
Molti fattori esterni possono influenzare la produttività della tua organizzazione: l'economia nazionale, un'eventuale recessione, l'inflazione, la concorrenza, ecc. Anche se tutti questi aspetti non dipendono da te, puoi controllare e misurare le prestazioni dei dipendenti. La produttività dei dipendenti ha un enorme impatto sui profitti e, con una semplice equazione, è possibile monitorare la produttività di ogni individuo, team o persino reparto.
Per misurare la produttività dei dipendenti, puoi usare l'equazione della produttività della manodopera: output totale/input totale.
Supponiamo che la tua azienda abbia generato beni o servizi (output) per un valore di 80.000 $ utilizzando 1.500 ore di manodopera (input). Per calcolare la produttività della manodopera della tua azienda, devi dividere 80.000 per 1.500, che equivale a 53. Ciò significa che, per ogni ora di lavoro, la tua azienda genera 53 $.
Si potrebbe anche considerare la produttività della manodopera in termini di contributo individuale dei dipendenti. In questo caso, invece delle ore bisogna utilizzare come input il numero di dipendenti.
Supponiamo che in una settimana la tua azienda abbia generato beni o servizi per un valore di 80.000 $ con 30 dipendenti. Dovrai dividere 80.000 per 30, che equivale a 2.666 (il che significa che ogni dipendente ha prodotto 2.666 $ a settimana per la tua azienda).
Calcolo della produttività per settore
Sebbene la formula per calcolare la produttività dei dipendenti sembri abbastanza semplice, puoi apportare modifiche in base al settore in cui lavori. Il modo in cui definisci e misuri la produttività cambia in base al lavoro che svolgi, quindi dovrai modificare l'equazione di conseguenza.
Ad esempio, l'unità di servizio (UOS) sarà diversa a seconda del lavoro. La formula della produttività della manodopera non richiede una UOS, ma definirla può essere utile per aggiungere contesto all'output. Esempi di unità di servizio per una persona addetta alle vendite possono essere "chiamate fatte" o "trattative chiuse", mentre per chi si occupa delle pulizie in un hotel "camere pulite per turno".
Benchmark e obiettivi
Anche i benchmark e gli obiettivi di produttività cambiano a seconda del settore. Alcuni lavori presentano già benchmark di base prestabiliti. Ad esempio, per i rappresentanti del servizio clienti sono previsti benchmark che stabiliscono la durata di una chiamata "produttiva". Tuttavia, molte aziende devono individuare questi benchmark in autonomia
e utilizzarli per decidere se modificare l'obiettivo di produttività. In molti lavori, come nell'ambito del servizio clienti, i dipendenti hanno poco controllo sulla propria produttività, che è associata ad esempio al numero di chiamate che ricevono, fattore che non dipende da loro. In tal caso, un obiettivo di produttività del 100% non è realistico, quindi è necessario stabilire un valore più basso.
Fattori di settore da considerare
Quando si calcola la produttività utilizzando il metodo della produttività della manodopera, i risultati cambiano in base al settore. Ecco alcuni esempi:
- Vendite: per misurare la produttività nel settore delle vendite, è necessario misurare una serie di output aggiuntivi, come il numero di nuovi account aperti, il numero di chiamate effettuate e il volume delle vendite in dollari.
- Servizi: quello dei servizi è uno dei settori più difficili in cui calcolare la produttività a causa degli output immateriali coinvolti. Ad esempio, è possibile misurare il numero di attività eseguite o il numero di clienti serviti.
- Produzione: se operi nel settore manifatturiero, puoi utilizzare l'output per ora di lavoro necessaria per realizzare un singolo prodotto, calcolando quindi il costo di un'unità di prodotto.
Misurazione dell'efficienza
Mentre la produttività misura la quantità, l'efficienza misura la qualità. È possibile che tu ottenga un valore di produttività molto alto per ogni dipendente, ma quel numero da solo non fornisce alcuna informazione sulla qualità del lavoro (in teoria, un dipendente potrebbe sembrare molto produttivo, ma in realtà produrre output di scarsa qualità).
Per valutare i numeri della produttività rispetto a un benchmark, puoi confrontare la produttività attuale con la quantità standard di impegno necessario per ottenere lo stesso output. Dividi le ore di manodopera standard per la quantità effettiva di tempo lavorato, quindi moltiplica il risultato per 100. Più il numero finale è vicino a 100, più il lavoro dei tuoi dipendenti è efficace.
Ad esempio, supponiamo che le ore di manodopera standard per un determinato progetto siano 80 e le ore effettive lavorate 92. Dividendo 80 per 92 e moltiplicando il risultato per 100, otterrai un'efficienza dell'87%.
Quando si confrontano produttività ed efficienza, ci sono diversi rapporti percentuali da considerare:
- Percentuale di tempo di inattività: (tempo di fermo della produzione/ore di manodopera totali) x 100
- Percentuale di attività: (ore previste necessarie per produrre l'output effettivo/ore effettive necessarie per il completamento) x 100
- Percentuale di capacità della manodopera: (ore lavorate effettive/ore di manodopera totali preventivate) x 100
Reporting longitudinale
Il massimo vantaggio della misurazione dell'efficienza dei dipendenti risiede nel reporting longitudinale, in cui si calcola l'efficienza relativa a un determinato periodo di tempo. Ciò consente di identificare le tendenze che possono influire sul modo in cui organizzi il personale o assumi e licenzi dipendenti.
Misurare l'efficienza e la produttività a lungo termine può anche aiutarti a decidere a chi concedere una promozione o un bonus. Infine, questo tipo di reporting può svolgere un ruolo importante nella modellazione predittiva: conoscendo i tassi di efficienza dei dipendenti, puoi prevedere quanti elementi verranno prodotti o quante attività verranno completate in un certo periodo di tempo.
Calcolo della produttività di un'organizzazione
1. Produttività parziale dei fattori
Questa formula è costituita dal rapporto tra l'output totale e un singolo input e i manager tendono a utilizzarla molto spesso perché i dati che fornisce sono disponibili e di facile accesso. Inoltre, le equazioni di produttività parziale dei fattori sono più facili da relazionare a processi specifici perché prendono in considerazione un singolo input.
Per calcolare questo dato, supponiamo che un'azienda produca un output del valore di 15.000 $ e che il valore settimanale di tutti gli input (manodopera, materiali e altri costi) ammonti a 8.000 $. Dovrai dividere 15.000 per 8.000, ottenendo una produttività parziale dei fattori di 1,8.
2. Produttività multifattoriale
Mentre la formula della produttività parziale dei fattori prende in considerazione un singolo input, quella della produttività multifattoriale consente di calcolare il rapporto tra output totali e un sottoinsieme di input. Ad esempio, con un'equazione si può misurare il rapporto tra output e manodopera, materiali e capitale. Questo metodo consente di ottenere una misurazione più completa rispetto alla produttività parziale dei fattori, ma richiede calcoli più complessi.
Abbiamo chiesto a Dan Keto, esperto di produttività di Easy Metrics, di fornirci un esempio per spiegare una possibile equazione di produttività multifattoriale.
Uno dei nostri clienti gestisce le operazioni di cross-docking per uno dei maggiori rivenditori della nazione. Il cross-docking indica l'atto di ricevere container importati tramite trasporto marittimo, scaricarli, quindi ricaricarli sui camion addetti al trasporto della merce in uscita. Si tratta di un processo paragonabile allo smontaggio e al riassemblaggio di un cubo di Rubik. Il paradigma del settore è quello di considerare il parametro di produzione relativo ai lavoratori che gestiscono il trasporto merci in termini di casse all'ora (CPH). L'utilizzo di questo parametro è utile se si considera un periodo di tempo piuttosto lungo, ma si rivela inefficace per gestire le operazioni quotidiane di ogni dipendente.
Ogni container può includere dalle 40 alle 20.000 casse a seconda del tipo di prodotto trasportato e avere fino a 100 SKU diversi. Il mix di merci ha un impatto notevole sul tempo necessario per portare a termine il lavoro e, a seconda di tale mix, il numero di CPH può variare da 20 a oltre 400 casse per ora di lavoro.
Utilizzando il CPH, il cliente non era in grado di avere coerenza nei propri requisiti di produttività o di previsione della manodopera perché non impiegava altri fattori presenti nei dati per calcolare in modo più accurato lo standard di manodopera. Incorporando nel calcolo SKU, ordini divisi, peso e volume delle casse, siamo stati in grado di sviluppare uno standard di manodopera multifattoriale in grado di prevedere in modo accurato e coerente la quantità di manodopera necessaria per ogni container di merci.
Utilizzando un modello di regressione lineare, la formula standard per questo metodo è:
ORE = AX + BY + CZ + D
Nel caso dell'esempio precedente, ORE = A*(n. di casse) + B*(ordini divisi) + C*(SKU) + D*(volume) + E*(peso) + F. I coefficienti A-F sono i fattori di ponderazione calcolati, moltiplicati per l'input per ottenere il risultato finale. Questi coefficienti possono essere calcolati utilizzando studi di tempo e movimento (modello di ingegneria industriale) o, se si dispone di un set di dati abbastanza grande, strumenti di regressione lineare. La tecnologia moderna e i big data offrono ora anche alle piccole aziende la possibilità di calcolare standard di produttività multifattoriale a costi ridotti.
Utilizzando l'esempio precedente, il cliente è stato in grado di conoscere il livello di produttività di ciascun dipendente e quindi di gestire e formare in modo proattivo la forza lavoro. I costi di manodopera sono stati ridotti di oltre il 30%.
3. Produttività totale dei fattori
Questa formula combina gli effetti di tutte le risorse utilizzate nella produzione di beni e servizi (manodopera, capitale, materiale, ecc.) e li divide in output. Questo metodo può riflettere cambiamenti simultanei in output e input, ma non mostra l'interazione tra i singoli output e input (il che significa che è troppo ampio per apportare miglioramenti ad aree specifiche).
Anche in questo caso, si tratta di un'equazione difficile da calcolare. Il nostro esperto di produttività di Easy Metrics, un sistema di gestione della manodopera, condivide un esempio per illustrare un possibile calcolo.
Misurare la produttività totale dei fattori è sia un'arte che una scienza. Quando si costruisce questo parametro di produttività è fondamentale concentrarsi sugli input che hanno una ragionevole correlazione agli output in termini di costi ed efficienza. Solitamente gli ingegneri desiderano misurare ogni possibile fattore di input in relazione a un determinato processo. Utilizzando l'analisi dei big data, abbiamo spesso scoperto che la correlazione di molti di questi fattori di input è inferiore alla varianza naturale (rumore) che si verifica all'interno del processo, quindi in molti casi raccogliere tali informazioni non è conveniente in termini di costi.
Uno dei nostri clienti è un importante produttore alimentare che realizza prodotti vegetali confezionati. Ha circa 200 dipendenti per turno, lavora con 16 linee di produzione con macchinari e conta circa 1.000 SKU di prodotto diversi. Il suo parametro standard per misurare l'efficienza era la produzione in termini di libbre per ora di lavoro, il che può essere molto fuorviante a causa dell'elevata varianza da prodotto a prodotto.
Abbiamo collaborato con questo cliente per incrementare il numero di fattori misurati per ottenere una chiara comprensione della produttività complessiva e identificare le aree su cui concentrarsi per aumentare la produttività. Questi fattori erano:
- Tempo di attività dei macchinari: misurato come percentuale di ore di turno.
- Tempo di assenza: varianza tra la durata effettiva di un turno e il tempo trascorso sulla linea di produzione.
- Standard di manodopera e libbre all'ora: standard di produzione multivariati sviluppati in base allo stile della confezione e al tipo/mix di materie prime. Risultato ottenuto come percentuale dello standard, dove un valore del 100% indica lo svolgimento del lavoro al livello di produttività previsto.
- Resa/perdita del prodotto: fattore qualitativo che misurava il peso dell'output rispetto a quello dell'input.
- Fattore di qualità del prodotto di input: le varianze della qualità delle materie prime creano varianze nella produttività.
- Fattore del ciclo di produzione: tiene conto del tempo necessario per far passare le linee di produzione a nuovi tipi di prodotto. In proporzione, i cicli brevi presentano tempi di configurazione relativamente più lunghi per libbra di prodotto.
Il risultato finale è stato una dashboard di reporting completa con un macrorisultato del fattore di produttività totale, valutato come percentuale in cui l'obiettivo giornaliero è un valore del 100%. In seguito, ogni sottofattore è stato suddiviso in modo da identificare le carenze e ponderato in proporzione alla sua importanza. Agli standard di manodopera e ai tempi di attività dei macchinari, i principali motori della produttività, sono state assegnate ponderazioni del 30% l'uno, mentre gli altri fattori avevano un peso minore.
Fattore di produttività totale = 0,30 × Tempo di attività dei macchinari + 0,10 × Tempo di assenza + 0,30 × Standard di manodopera + 0,10 × Resa del prodotto + 0,10 × Fattore di qualità dell'input + 0,10 × Fattore del ciclo di produzione
Il cliente ha ora una chiara visibilità sulle proprie operazioni e sulle informazioni a disposizione per affrontare le carenze man mano che si presentano.
Altri aspetti da considerare
Una volta identificata la formula che funziona meglio per la tua organizzazione, dovrai considerare una serie di altri fattori:
- Indice di produttività: poiché la produttività è una misura relativa, deve essere confrontata con altri fattori affinché i dati siano significativi. Magari hai a disposizione una serie di numeri che rappresentano la produttività della tua organizzazione, ma come fai a sapere se questi numeri indicano una situazione positiva o negativa? Per comprendere la produttività della tua organizzazione, devi creare un indice di produttività, ossia il rapporto tra la produttività misurata in un certo periodo di tempo e quella misurata in un periodo di riferimento. Ad esempio, se la produttività del periodo di riferimento è 2 e la produttività del periodo successivo è 2,3, l'indice di produttività sarà 2,3/2 = 1,15, il che significa che la produttività della tua organizzazione è aumentata del 15%. Monitorando questi numeri nel tempo, è possibile identificare i pattern e valutare se l'azienda sta procedendo nella giusta direzione o se sono presenti lacune.
- Valore aggiunto: il valore aggiunto è una misura comunemente utilizzata per beni e servizi (output). Indica la differenza tra l'importo pagato dai clienti e quello pagato dall'azienda per acquistare le materie prime. Maggiore è il valore di un prodotto o un servizio, maggiore è la quantità di denaro da destinare a salari, profitti o tasse. Il valore aggiunto è calcolato sottraendo il costo totale dalle vendite dell'output.
- Utilizzo: l'utilizzo misura il lavoro della dirigenza. Esamina il rapporto tra la manodopera (tempo disponibile) e il lavoro effettivo e indica in che misura i dirigenti hanno utilizzato le risorse di manodopera in modo efficace. Ad esempio, nel turno di lavoro di otto ore di un dipendente ci sono 450 minuti lavorativi. Se 380 di questi minuti fossero effettivamente dedicati al lavoro, l'utilizzo di tale dipendente sarebbe dell'84%.
Calcolo della produttività di un software di produttività aziendale
Sai che la tecnologia aiuta i tuoi dipendenti e l'organizzazione a essere più produttivi, ma come puoi misurare e dimostrare questa produttività?
Calcolare il valore di un software di produttività aziendale non è così immediato come calcolare la produttività dei dipendenti o dell'azienda. Non esiste un'unica formula che genererà il ROI dall'utilizzo di un nuovo strumento.
Tuttavia, ci sono un paio di tattiche diverse che puoi implementare per dimostrare più facilmente il valore degli strumenti di produttività aziendale.
- Confrontare i parametri prima e dopo l'implementazione dello strumento: prima di iniziare a calcolare il valore e la produttività di uno strumento, è necessario tenere traccia dei parametri precedenti all'implementazione di tale strumento. Devi avere numeri da utilizzare per il confronto, altrimenti non sarai in grado di attribuire alcun miglioramento allo strumento di produttività aziendale. Se possibile, tieni traccia dei numeri totali su base annuale, trimestrale, mensile, settimanale e giornaliera prima di implementare lo strumento. Ad esempio, in un'azienda che offre prodotti in abbonamento, dovresti tenere traccia di periodi di prova, conversioni, upgrade, downgrade e annullamenti per ogni periodo di tempo. Quindi, dopo aver implementato lo strumento, puoi monitorare gli stessi parametri e confrontare i numeri. Anche se non sarai in grado di correlare al 100% le modifiche al nuovo strumento (dato che anche altri fattori potrebbero contribuire alla produttività), avrai una forte prova aneddotica.
- Individuare il valore in termini di tempo dei dipendenti: una volta che i dipendenti iniziano a utilizzare lo strumento, chiedi loro quanto tempo riescono a risparmiare. Ad esempio, se il software di produttività dell'ufficio automatizza un processo che in passato era gestito a tempo pieno da un dipendente, in pratica stai risparmiando un importo pari allo stipendio annuale di quella persona. Oppure, se lo strumento fa risparmiare a un determinato dipendente 5 ore alla settimana, calcola quanto paghi quel dipendente all'ora e moltiplicalo per 5 per calcolare il risparmio totale a settimana.
Case study: come Forrester ha calcolato l'aumento di produttività grazie all'utilizzo di Smartsheet
Forrester Research, una società indipendente di ricerche di mercato e tecnologia, ha effettuato un calcolo quantitativo del valore di Smartsheet, uno strumento di gestione del lavoro collaborativo, nel suo studio "The Total Economic Impact of Smartsheet". L'approccio di Forrester funge da case study per aiutare altre organizzazioni a capire come assegnare un valore monetario al software.
Forrester ha individuato i seguenti vantaggi aziendali derivanti dall'utilizzo di Smartsheet:
- Aumento del 25% della produttività dei team di lavoro, con un risparmio di 3.609.375 $ in tre anni.
- Risparmio di tempo del 21% per project, product e process manager, con un risparmio di 5.890.500 $ in tre anni.
- Una riduzione dei costi di 835.200 $ in tre anni nella risoluzione dei problemi dei clienti, con un aumento della reattività dei tecnici commerciali e dell'assistenza.
- Miglioramento dell'allocazione delle risorse per i progetti, con conseguente riduzione dei costi di 450.000 $ in tre anni.
- ROI dell'1,437%.
Come ha fatto Forrester a ottenere questi numeri? Ecco il framework e la metodologia che l'azienda ha utilizzato:
- Colloqui con dipendenti interni di Smartsheet in tutti i reparti.
- Colloqui con organizzazioni che attualmente utilizzano Smartsheet
- Creazione di un modello finanziario popolato con i dati relativi a costi e benefici raccolti durante i colloqui.
- Adeguamento del modello finanziario in base ai rischi tenendo conto di problematiche e preoccupazioni emerse durante i colloqui.
Dopo lunghe ricerche e la raccolta di dati concreti, Forrester ha inserito i risultati in una tabella simile alla seguente:
Ecco una formula per replicare questo approccio per la tua organizzazione:
Numero di team nell'organizzazione X aumento di produttività settimanale per il team in ore X numero di settimane all'anno escluse le ferie X retribuzione oraria media X percentuale di utilizzo annuo = aumento della produttività prima dell'adeguamento in base ai rischi
Quindi, una volta ottenuto quel numero, dovrai apportare i dovuti aggiustamenti in base al rischio (ciò richiede l'assegnazione di un valore percentuale che rappresenti il rischio nella tua organizzazione).
Aumento della produttività prima dell'adeguamento in base ai rischi X percentuale di adeguamento in base ai rischi = adeguamento in base ai rischi in dollari
Aumento della produttività prima dell'adeguamento in base ai rischi - adeguamento in base ai rischi in dollari = aumento finale della produttività del team di lavoro
Semplici suggerimenti per migliorare la produttività
Dopo aver esaminato e calcolato la produttività a livello di dipendente, organizzazione e software, la domanda logica successiva è: "Come posso migliorare la produttività?"
Ecco alcuni semplici suggerimenti su come migliorare la produttività a tutti i livelli:
Miglioramento della produttività dei dipendenti:
- Stabilisci obiettivi chiari: i dipendenti hanno una maggiore motivazione a fare di più quando hanno aspettative e linee guida chiare. Condividendo obiettivi specifici con il team, saranno in grado di gestire meglio il proprio tempo e ottimizzare la produttività.
- Fornisci feedback su base regolare: un feedback efficace migliora il morale del team e incoraggia i dipendenti a crescere e fare meglio. Assicurati di offrire feedback continui e precisi che riguardino le azioni dei dipendenti e non la loro persona.
- Offri a ogni dipendente ciò di cui ha bisogno: chiedi ai dipendenti di quali strumenti e attrezzature hanno bisogno per avere successo e assicurati che funzionino. È meglio non rischiare di ridurre la produttività solo perché il computer o il software non funzionano correttamente.
Miglioramento della produttività dell'organizzazione:
- Progetta un programma di incentivi: i dipendenti lavorano di più quando si sentono rispettati e apprezzati. Un programma di incentivi, come l'offerta di ferie extra o bonus, può motivare il personale di un'intera azienda a impegnarsi di più. Un programma di incentivi non deve necessariamente avere un valore monetario per essere efficace. Basta ad esempio un semplice programma di riconoscimento dei dipendenti per aumentare la produttività.
- Ottieni il consenso della leadership senior: quando imposti gli obiettivi per l'organizzazione, assicurati di avere il consenso della leadership. I leader sono sempre osservati e giudicati, quindi devono dare il buon esempio. Se i dipendenti li vedono lasciare il posto di lavoro presto ogni giorno o navigare su Facebook per ore e ore, inizieranno a pensare che possano farlo anche loro.
- Incentiva orari di lavoro flessibili: anche se sembra controintuitivo, richiedere a tutti i dipendenti di seguire lo stesso orario di lavoro rigido ha effetti negativi sul morale e sulla produttività aziendale. Consentire ai dipendenti di lavorare da casa, impostare i propri orari e/o avere permessi illimitati aumenta la fidelizzazione e la produttività.
Miglioramento della produttività del software:
- Coinvolgi l'intero team: per cambiare veramente le cose, non basta che una persona utilizzi lo strumento di produttività aziendale. La chiave per generare valore è garantirne un'adozione diffusa. Se tutti usano lo stesso strumento, il tuo team può velocizzare il proprio lavoro e portare a termine più attività.
- Sfrutta la formazione gratuita: se i dipendenti non capiscono come utilizzare uno strumento fin dall'inizio, non troveranno il tempo per impararlo. Anche qualora si trattasse dello strumento più semplice da imparare, i dipendenti potrebbero sentirsi sopraffatti e non sapere da dove iniziare. Sfrutta le opzioni di formazione solitamente offerte dalle aziende di software, come video su richiesta, webinar gratuiti e addirittura sessioni in presenza.
- Esplora integrazioni: i dipendenti utilizzano quotidianamente decine di app diverse e se un nuovo strumento non si connette o non funziona con queste app, verrà messo da parte. La buona notizia è che la maggior parte degli strumenti di produttività offre integrazioni con altri strumenti come Google Apps, Evernote, Tableau e altri.
Migliorare la produttività con la gestione del lavoro in tempo reale in Smartsheet
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