Caratteristiche e svantaggi della gestione dei documenti di SharePoint

La maggior parte delle caratteristiche e degli svantaggi di SharePoint descritti di seguito è valida per la gestione dei documenti di SharePoint 2013 e le versioni precedenti. I risultati di un sondaggio condotto all'inizio del 2016 su 1.000 utenti di SharePoint indicano quanto segue: 

• Il 72% utilizzava SharePoint Server 2013.
• Il 54% utilizza SharePoint Server 2010.
• Il 19% utilizza SharePoint Server 2007.
• Il 4% utilizza SharePoint Server 2003.
• L'1% utilizza ancora la versione del 2001.

Il motivo per cui molte aziende continuano a utilizzare versioni precedenti è che la migrazione può essere una sfida importante e comportare un costo elevato in termini di tempo e denaro per gli utenti che hanno investito nella personalizzazione di SharePoint on-premise. A complicare ulteriormente il passaggio a una nuova versione, le web part e le pagine master personalizzate e i layout di pagina potrebbero non funzionare nelle versioni più recenti di SharePoint, il che richiede un'ulteriore personalizzazione. 

Quali sono le caratteristiche della gestione dei documenti di SharePoint?
    

• Offre ubiquità: SharePoint svolge un ruolo dominante in alcune delle più grandi aziende del mondo, il che significa che molti lavoratori lo utilizzano come intranet e per condividere documenti. Grazie alla propensione delle aziende di acquistare prodotti in bundle, SharePoint è ora considerato un business da oltre 2 miliardi di dollari. 
• È scalabile: poiché molti utenti di SharePoint sono clienti di MS Office, la piattaforma può crescere per gestire più requisiti aziendali. Ciò vale soprattutto per gli utenti che utilizzano SharePoint come parte di una suite di prodotti Office 365, in cui l'accesso a Exchange, ai client di Office e alle app web è disponibile anche nel cloud.
• È personalizzabile: secondo un sondaggio di Forrester Research, il 65% di tutte le organizzazioni che utilizzano SharePoint aggiunge funzionalità al software di base. Questo livello di personalizzazione, tuttavia, può essere un'arma a doppio taglio. La messa a punto necessaria per soddisfare requisiti organizzativi specifici richiede corsi di formazione e attività di comunicazione per facilitare l'adozione della gestione dei documenti di SharePoint da parte dei membri del team. Inoltre, la sicurezza è difficile da gestire e le aziende più grandi spesso hanno bisogno di strumenti di terze parti.
• È dispendioso in termini di tempo: l'avvio e l'utilizzo di SharePoint possono richiedere del tempo, indipendentemente dal fatto che le organizzazioni decidano o meno di assumere uno degli innumerevoli esperti e consulenti dedicati alla formazione, allo sviluppo e all'assistenza. Le organizzazioni più grandi possono impiegare da tre a cinque anni per implementare e adottare SharePoint con successo, mentre per le medie imprese sono richiesti da uno a due anni e per le piccole imprese da sei a otto mesi.
• È utilizzabile (da ora) su dispositivi mobili: da alcuni anni SharePoint è compatibile con i dispositivi mobili Microsoft tramite Office 365, ma da oggi ha un'app per iOS e, secondo Microsoft, le app per dispositivi mobili Android e Windows 10 sono in arrivo entro la fine dell'anno.

Quali sono gli svantaggi della gestione dei documenti di SharePoint?

• Non è uno strumento snello: il numero di funzionalità offerte da SharePoint ne può rendere difficili l'utilizzo, la comprensione e la gestione, quindi è indispensabile promuovere la formazione e la comunicazione per incoraggiare la sua adozione. È risaputo che le prestazioni (in particolare nelle versioni server precedenti) sono lente.
• Non offre una user experience particolarmente intuitiva: gli utenti si sono abituati sempre di più a utilizzare tecnologie personalizzate e c'è il rischio che provino frustrazione e talvolta astio nei confronti di SharePoint, che non offre tecnologie altrettanto intuitive.
• Non è (abbastanza) veloce: numerosi clienti di SharePoint si sono lamentati della sua lentezza. La versione 2016 ha migliorato la funzione di ricerca per fornire risultati più rapidamente e ci sono nuovi modi per creare siti e raccolte di siti in modo più veloce, ma c'è ancora del lavoro da fare.
• Non è all'avanguardia: sebbene vengano offerti upgrade quasi ogni due anni per migliorare caratteristiche e funzionalità, Microsoft sembra spesso allinearsi alle innovazioni già esistenti piuttosto che introdurne di nuove. Una volta disponibili gli upgrade, la migrazione all'ultima versione di SharePoint è complessa e dispendiosa per le aziende che lo utilizzano già. Questo processo si rivela anche abbastanza costoso. Sebbene il passaggio a SharePoint 2016 sia più semplice se si esegue l'aggiornamento da SharePoint 2013, l'acquisto di nuove licenze o l'upgrade di quelle esistenti aumentano il prezzo complessivo. Bisogna inoltre tenere conto del costo della formazione dei membri del team per utilizzare il nuovo sistema.
• Le app non sono intuitive da utilizzare: le app in SharePoint possono sembrare il frutto di un adattamento piuttosto che di aggiornamenti di progettazione intenzionali. Può essere necessario un lavoro complesso per svolgere attività oltre quelle di base.
• Il controllo degli accessi può avere problemi: una delle problematiche principali è l'assenza di un modo centralizzato per controllare l'accesso all'infrastruttura di gestione dei documenti. Dalla nascita di SharePoint, il volume di informazioni, le minacce alla sicurezza e il tasso di cambiamento nelle aziende sono cresciuti in modo esponenziale, ma non sempre il modello di sicurezza è rimasto al passo.

Sebbene SharePoint abbia potenti funzionalità e possa essere una buona soluzione per le grandi aziende che dipendono già da Microsoft, esistono alternative adatte alle organizzazioni che desiderano una risposta chiavi in mano alla collaborazione e alla gestione dei documenti.