Williams crea un modello Smartsheet pluripremiato per monitorare i progetti in modo semplice e più accurato

Williams è un'azienda energetica di Tulsa, con sede in Oklahoma, nonché uno dei principali fornitori di infrastrutture energetiche del Nord America. Azienda inclusa nella lista Fortune 500, Williams gestisce il 30% del gas naturale negli Stati Uniti per il riscaldamento domestico, per le cucine, e per generare elettricità.

Il gruppo edile dell'azienda gestisce imponenti progetti di infrastrutture per vari clienti negli Stati Uniti. Come diversi altri reparti interni di Williams, il gruppo edile usa Smartsheet per gestire progetti e presentare i KPI relativi al settore edile nel corso dell'intero ciclo di vita del progetto. "Nel reparto in cui lavoravo in precedenza utilizzavamo Smartsheet, e sono entrato nel gruppo edile appositamente per integrare l'uso di Smartsheet per il tracciamento di tutti i progetti edili e la creazione di nuovi rendimenti in vari processi", afferma Aaron Manley, ingegnere di III livello presso Williams. Attualmente, oltre 1.400 dipendenti Williams si affidano a Smartsheet tutti i giorni.

Con l'adozione sempre maggiore di Smartsheet nel gruppo edile, Manley ha voluto migliorare il processo di Earned Value Management (EVM) del reparto, che era diverso per ciascun team. Il processo EVM serve a tracciare la percentuale del progetto totale completata in un determinato momento e a misurare prestazioni e avanzamento del progetto. "Volevamo semplificare l'EVM in termini di configurazione e utilizzo per i nostri team", ha dichiarato Manley. "Ci siamo sempre affidati all'immissione manuale dei dati del progetto nei fogli di calcolo, ma era una procedura dispendiosa in termini di tempo e che non consentiva la personalizzazione. Volevamo inoltre una piattaforma standardizzata e scalabile per poter gestire tutti i nostri progetti".

Usare Smartsheet per creare un modello per Earned Value basato sulla quantità 

Per progettare una soluzione per EVM completamente nuova, Manley ha sfruttato la galleria dei modelli Smartsheet e ha consultato dozzine di modelli per trovare l'ispirazione ed estrapolare le best practice.

"Come punto di partenza, scarico i modelli per poter sviluppare quello a cui sto lavorando. Li uso come base, così non devo creare qualcosa partendo completamente da zero".

Inoltre, Manley ha consultato i blueprint attivi di William in Smartsheet Control Center, uno strumento usato per garantire la coerenza del progetto, la visibilità e processi su scala automatizzando la creazione dei progetti, gestendo i cambiamenti e aggregando le analisi del portafoglio. "Ci siamo avvalsi di un blueprint Control Center per garantire la coerenza nel tracciamento e nella reportistica dei progetti", ha dichiarato Manley. "Tutto quello che facciamo in Smartsheet si basa su quel blueprint. Per questo progetto, ci ha aiutato a sviluppare una soluzione scalabile che fosse facile da implementare".

Mentre lavorava alla soluzione per EVM, Manley doveva garantire che utilizzasse il metodo migliore per tracciare l'avanzamento dell'Earned Value in un progetto.

"Molti Earned Value sono basati su budget o dati finanziari, ma questi elementi non sempre restituiscono l'immagine migliore dell'avanzamento effettivo sul sito", ha affermato. "Con questa soluzione abbiamo scelto di tracciare le quantità fisiche di milestone raggiunte sul sito, che pensavamo avrebbero restituito un'immagine completa e accurata dell'avanzamento di un progetto".

Usando la nuova soluzione per EVM, Manley ha aiutato ingegneri, team di progetto e responsabili edili Williams a visualizzare dati aggiornati con maggiore accuratezza, per identificare quando un progetto viene completato o quanto lavoro rimane da eseguire. La soluzione funge inoltre da sistema di gestione della qualità automatizzando l'assegnazione degli ispettori di progetto, le loro richieste di aggiornamento e la reimmissione dei dati in Smartsheet.

Modello vincitore del contest

Dopo aver lavorato sodo alla ricerca, allo sviluppo, al test e all'iterazione della sua soluzione per EVM, concetto da lui definito "difficile da realizzare bene", Manley ha colto al volo l'opportunità di partecipare all'ENGAGE’22 Smartsheet Template Contest e ha aiutato altri utenti della community Smartsheet a differenziare il modo con cui i progetti vengono pianificati, gestiti e visualizzati. 

A riprova della validità della soluzione di Manley, i giudici del contest dei modelli l'hanno votata in forma anonima come la migliore del contest dei modelli di lavoro per la gestione di progetti e processi.   Uno dei giudici del contest ha sottolineato che "alcune menti veramente brillanti, che conoscono approfonditamente Smartsheet, non sono riuscite a sviluppare soluzioni così eleganti". Il modello per Earned Value basato sulla quantità è ora disponibile per il download per tutti gli utenti, nella galleria dei modelli Smartsheet.

Un modello per EVM potente e semplice da usare

Nella progettazione del modello per EVM, Manley ha sfruttato i vantaggi offerti dalla semplicità e dall'uso intuitivo tipiche dei fogli, dei report e dei pannelli di controllo Smartsheet. "Smartsheet funziona, semplicemente questo, e non richiede chissà quali sforzi per costruire qualcosa", dichiara Manley. Manley ha utilizzato queste capacità, soprattutto i pannelli di controllo, per rendere l'interfaccia utente del modello EVM il più semplice e comprensibile possibile. "Molti membri dei nostri team presso i cantieri edili svolgono ispezioni sul campo e altre attività. Non sempre sono esperti di tecnologia, per cui abbiamo creato una soluzione che possono utilizzare come unico punto di riferimento", dichiara Tanner Owens, ingegnere edile di III livello presso Williams. "Questa soluzione consente loro di inserire tutti gli avanzamenti giornalieri o settimanali e di vederli visualizzati su un pannello di controllo, in modo che possano concentrarsi sul loro lavoro nel cantiere".

Oltre a essere semplice da utilizzare, il modello è anche flessibile e scalabile. "Abbiamo sviluppato la soluzione in modo che fosse facilmente personalizzabile, cosicché le persone potessero prendere i concetti applicati al modello per ingrandirlo e ampliarlo come preferivano", afferma Owens

Tracciamento più accurato dell'avanzamento dei progetti

All'interno della soluzione EVM, i dipendenti Williams possono seguire con precisione l'avanzamento di qualsiasi progetto su un pannello di controllo, perché il modello traccia i progetti con un metodo quantitativo, anziché semplicemente sulla base di pianificazioni o budget. "Ora, utilizzando la nostra soluzione Smartsheet, abbiamo una vista molto più accurata dei risultati conseguiti in un giorno o in una settimana per un determinato progetto edile, perché il tracciamento è basato sulla quantità", dichiara Owens.

"Otteniamo report precisi sull'avanzamento materiale piuttosto che dover analizzare e aggiornare varie righe su un foglio di calcolo per aggiornare una pianificazione. Anche questo aiuta a prevedere con maggiore precisione quando un progetto verrà completato".

Operazioni manuali ridotte per il gruppo di controllo del progetto

Poiché la soluzione EVM elimina i processi manuali, quali le e-mail e l'elaborazione manuale dei report, il gruppo di controllo del progetto di Williams dedica più tempo al lavoro piuttosto che a immettere i dati del progetto nei fogli di calcolo. "Si tratta di una soluzione che fa risparmiare tempo ai nostri team di progetto, in quanto possono inserire le informazioni una sola volta e premere un pulsante, e tutto viene aggiornato automaticamente", afferma Manley. "Invece di affidarsi a diverse fonti di dati e modelli, i membri dei team dispongono di uno strumento di gestione dei progetti standardizzato e centralizzato".

Dopo questo successo e la proclamazione, da parte di Smartsheet, del modello per Earned Value basato sulla quantità di Manley come vincitore del contest dei modelli di lavoro per la gestione di progetti e processi, il gruppo edile Williams spera di espandere l'uso di Smartsheet al suo interno, in modo da includere ulteriori casi di utilizzo nella gestione dei progetti. "Non vedo l'ora di scoprire dove arriveremo", ha dichiarato Manley. "Smartsheet diventa sempre di più una soluzione aziendale per noi; il prossimo passo sarà incorporare quanto fatto finora nel resto dell'organizzazione".

Fai clic qui per scaricare il modello di Owens e Manley e condividerlo con il tuo team