Come Whirlpool ha ottenuto visibilità in tempo reale e allineamento a livello regionale

Quando sei responsabile per la gestione di un ampio portafoglio di progetti di un'azienda di elettrodomestici globale—inclusi circa 400 progetti individuali in cinque regioni del mondo—hai bisogno di un sistema completo per tenere tutto sotto controllo. Ecco perché Thiago Zapparoli, un ingegnere della pianificazione di Whirlpool Corporation, si è affidato a Smartsheet per accertarsi che i responsabili di progetto, la leadership e tutto il personale coinvolto nel portafoglio di lavatrici e asciugatrici che gestisce fossero “sempre tutti in sintonia in Same page”.

“Same page” è uno strumento di monitoraggio basato su Smartsheet denominato Portfolio Execution Management Matrix che aggrega tutti e 400 i progetti nelle varie regioni, identificando le responsabilità per ciascun progetto e attività; indicatori di prestazioni chiave; attività aperte, completate e in ritardo; e molto altro. “La mia idea iniziale era quella di fornire un sistema valido e unico per tutti i responsabili di progetto”, spiega Zapparoli.

Questo uso innovativo di Smartsheet riflette la visione completa di un'intera regione, fornendo visibilità in tempo reale dello stato generale del progetto e delle numerose attività. Lo strumento di monitoraggio olistico è stato sviluppato inizialmente in Brasile, trasformando il modo di approcciarsi alla giornata di lavoro e di rimanere sincronizzati di 10 responsabili di progetto e leader interfunzionali in questa regione. “Ad aprile 2018, abbiamo iniziato negli Stati Uniti e abbiamo cambiato le regole del gioco”, dichiara Zapparoli.

Con l'obiettivo di collegare tutti i soggetti coinvolti “in un unico e potente foglio, offrendo vantaggi a tutti”, Smartsheet sta offrendo risultati al più grande produttore al mondo di elettrodomestici, tra cui:

• Velocità e facilità di importazione di un ciclo di vita dei progetti esistente—richiedendo solo due giorni per far partire una regione

• Codifica dei colori che identifica rapidamente lo stato di un progetto in ciascuna fase e indica dove è necessaria attenzione

• Reporting chiaro e accurato a tutti i livelli—dipendenti, manager e leadership

• Richieste di aggiornamento rapide, che permettono ai responsabili di progetto di essere più efficienti

• Cambio rapido nel caso in cui i dipendenti siano in malattia, in vacanza, non partecipino alle riunioni o lascino l'azienda.

Dopo le implementazioni in Brasile e negli Stati Uniti, Zapparoli ha implementato gli strumenti di monitoraggio di Smartsheet nelle regioni rimanenti e ha aiutato altre quattro organizzazioni Whirlpool nell'implementazione nelle proprie sedi. La piattaforma Smartsheet è stata adottata dagli utenti aziendali e dalla dirigenza: In un recente sondaggio agli utenti, il 100 percento “ha confermato” che lo strumento di monitoraggio di Smartsheet “è uno strumento valido per monitorare i progetti” e che “indica quando l'attività deve essere eseguita”. Anche i commenti del sondaggio confermano il successo della soluzione:

“Straordinaria visibilità del ciclo di vita del progetto”, “Apprezzo molto la possibilità di organizzare e monitorare fornita da Smartsheet” e “Poter avere tutti i dati in un'unica posizione e poterli utilizzare in modo rapido e semplice è di grande aiuto”.

Per Zapparoli, il risultato migliore è che le persone utilizzano il sistema. “Devi ascoltare i tuoi ‘clienti’, perché se non vedono i vantaggi o se il sistema stravolge il proprio lavoro quotidiano, smettono di utilizzarlo”, ha spiegato. “I nostri clienti principali sono i responsabili di progetto, e stanno ottenendo enormi vantaggi. Si sentono coinvolti perché i progetti sono nelle loro mani. Anche i leader interfunzionali sono contenti perché hanno una grande visibilità, e la leadership senior lo adora perché ora possono sapere esattamente come fornire il proprio contributo”.