Webex risparmia 13 settimane all'anno semplificando le sue procedure con Smartsheet e Brandfolder

Fondata nel 1995 a San Jose, in California, Webex è leader nelle soluzioni di collaborazione basate sul Cloud. Propone opzioni per riunioni virtuali, chiamate, messaggistica ed eventi, così come soluzioni per la customer experience e dispositivi di collaborazione. Con 2,2 milioni di utenti registrati, le applicazioni Webex migliorano le procedure business per aziende di tutte le dimensioni in tutto il mondo. 

Individuare le difficoltà 

Solo nel 2021, Webex ha fornito oltre un migliaio di soluzioni innovative ai suoi clienti. Considerata affidabile dal 95% delle aziende Fortune 500, Webex si impegna a fornire customer experience ed esperienze di collaborazione leader nel settore a un livello superiore. Per fare tutto questo l'azienda ha ampliato il suo team globale del 40% per adattarsi alla domanda in crescita dei suoi servizi. 

"Ci aspettavamo di ricevere un maggiore carico di lavoro di progetti con la recente crescita e abbiamo anche affrontato problemi di visibilità e comunicazione", inizia a raccontarci Janina Hill, Marketing Program Manager presso Webex. "Tutti devono essere sulla stessa lunghezza d'onda, che si tratti di stakeholder, project lead o componenti dei team. Dobbiamo sapere cosa fare e capire cosa cerchiamo se vogliamo continuare a espanderci". 

L'azienda stava già usando una serie di strumenti per gestire i suoi progetti ma non erano gli stessi in tutta l'organizzazione. 

"C'è un sovraccarico informazioni poiché alterniamo diversi strumenti e numerosi siti web e piattaforme. Dovevamo creare un punto unico per il nostro team interno per accedere alle risorse e ai dati in tempo reale facilmente e rapidamente", racconta Hill. 

Lavora in modo più intelligente non più duramente

Con oltre 15 anni di esperienza nella gestione dei progetti, Janina Hill era già un'utente Smartsheet esperta e sapeva che la piattaforma avrebbe soddisfatto le esigenze Webex. "Spesso, quando incontro delle difficoltà nei flussi di lavoro, mi dico "Smartsheet può farlo!". Quindi mi sono resa conto che anche in questo caso la soluzione era la medesima", ci spiega. 

Pertanto, Webex ha iniziato a usare Smartsheet come unica piattaforma per i contenuti, le campagne e la gestione dei dipendenti. Questo ha comportato l'uso di moduli, tracker e modelli per l'invio e la pianificazione dei progetti e ha permesso ai team di vedere con semplicità gli aggiornamenti e i report in tutte le attività aziendali. 

"Quindi abbiamo iniziato a monitorare il nostro successo usando dashboard e reportistica, ottimizzando in ultima istanza tutto quello che abbiamo per ottenere il massimo dalle nostre campagne e fornire in maniera coerente la miglior offerta alla nostra customer base in crescita", ci racconta Hill. "Per esempio, abbiamo utilizzato molto il calendario dei contenuti, compilandolo con i nostri eventi e le date di lancio nel corso dell'anno. Questo ha stimolato un lavoro di squadra molto più organizzato poiché tutti possono vedere cosa sta succedendo".

"Ognuno ha un diverso livello di competenza Smartsheet. Ma grazie al "drag and drop" tutte le soluzioni sono semplici da usare. Inoltre il flusso di lavoro è molto più fluido se tutti i processi sono automatizzati e tutte le informazioni sono in un unico posto", spiega Hill. 

Raggiungere più risultati in meno tempo

L'utilizzo di Smartsheet ha velocizzato le operazioni quotidiane in Webex. "Posso inviare la mia richiesta in un quarto del tempo che impiegavo prima, perché i moduli sono precompilati e non devo controllare il limite di caratteri in un'altra applicazione", spiega Erin Breitspecher, Digital Experience Manager in Webex.  

I dipendenti Webex sono sempre aggiornati perché ricevono notifiche automatizzate per le attività mentre i leader possono ricevere un'analisi dettagliata di ciascuna campagna in qualsiasi momento. 

"Grazie alle capacità di automazione e reportistica Smartsheet, risparmiamo 1.352 ore all'anno. Usando le dashboard, possiamo raggiungere una reportistica della leadership più rapida del 42%", spiega Hill. Essendo più produttiva con il suo tempo, Webex può supportare la sua mission di offrire soluzioni di collaborazione più innovative a una base clienti in crescita. 

Collegare Smartsheet a Brandfolder 

Poiché serviva molto tempo per rispondere alle esigenze dei clienti con attività manuali, Webex ha deciso di collegare le operazioni quotidiane su Smartsheet a Brandfolder. Questo ha aiutato a creare una libreria di risorse sul loro hub di successo dei clienti, webex.com e lanciare kit che ospitano delle guide di avvio rapido tramite link condivisi che aiutano a guidare l'adozione dei clienti. La libreria di risorse contiene tutte le campagne, offrendo oltre 1.900 asset in 10 lingue ed è stata resa accessibile pubblicamente ai clienti e ai team interni. Grazie all'aiuto di Brandfolder, il team ha lanciato con successo un rebrand nel 2021. Il team Webex è stato in grado di sviluppare in tutta semplicità fino a 12 guide di avvio rapido al mese, arrivando a 19.000 visualizzazioni solamente in un trimestre. Inoltre, utilizzando le analisi per comprendere meglio le performance degli asset, Brandfolder continua a essere utile nel comprendere quali contenuti produrre.

"Siamo concentrati sul ciclo di vita dei clienti: onboarding, cura del cliente ed espansione dell'adozione", ci spiega Caity Serra, Leader di Digital Marketing in Webex. "Nella nostra esperienza è sette volte più costoso ottenere nuovi clienti rispetto a prendersi cura di quelli che già abbiamo. Avere tutte le risorse in un unico punto semplifica la soddisfazione delle esigenze di ciascun cliente".

La funzione di analisi di Brandfolder è fondamentale per comprendere quale tipo di contenuto stia andando bene e se ci siano delle lacune, in questo modo il team Webex sa che tipo di contenuto creare. Per esempio, il team ha scoperto che l'uso di modelli e-mail è incrementato rispetto alle infografiche. Brandfolder consente al team Webex di investire il tempo nella creazione di asset che abbiano il massimo impatto. 

Smartsheet e Brandfolder aiutano Webex a sbloccare il valore dei loro asset e a mantenere centinaia di migliaia di asset molto ben organizzati per supportare il loro ciclo di vita. "Grazie all'hub di successo dei clienti webex.com e alla libreria di risorse abbiamo visto oltre 130.000 asset consumati in autonomia, rendendo il servizio più efficiente sul lungo termine", spiega Serra.

"Grazie a Smartsheet, ora possiamo consultare i dati in un formato cronologico e semplificare le operazioni quotidiane, risparmiando 13 settimane di lavoro tramite i flussi di lavoro Brandfolder". 

Un altro modo in cui Brandfolder consente di risparmiare tempo al team Webex è tramite i link Smart CDN. Al momento del lancio di nuovi prodotti, il team Webex è in grado di centralizzare gli aggiornamenti degli asset usando Brandfolder così che sia necessario solo aggiornare un asset in una posizione centrale. Grazie all'aiuto di Smart CDN, l'asset si aggiornerà automaticamente ovunque. 

Uno per tutti e tutti per uno

Andando avanti, Webex ha in programma di continuare a espandersi in nuove regioni del mondo. Grazie all'aiuto di Brandfolder e Smartsheet, Webex è ora meglio attrezzata per offrire servizi di qualità e continuare a esplorare ulteriori opzioni per l'ottimizzazione. "Usare una sola soluzione scalabile di marketing ci consente di continuare a crescere e siamo sempre pronti ad affrontare altro".