In che modo la trasformazione digitale ha aiutato Miller & Long a raccogliere più velocemente i dati chiave

Dopo 70 anni di attività nella costruzione in cemento, Miller & Long non stava soltanto dando inizio a una nuova generazione di leadership, ma anche modernizzando i suoi processi e la sua tecnologia. Il CEO Brett McMahon ha realizzato che per ottenere una maggiore visibilità sul business e sulle operazioni sul campo, l'azienda necessitava di una piattaforma centralizzata che sostituisse le procedure cartacee e gli strumenti software frammentati.

"Il nostro nuovo CEO voleva più trasparenza, sia internamente che su ciò che accadeva nei cantieri", afferma Raylene Dufresne, Director of IT presso Miller & Long.

"Non potevamo riuscirci con la struttura che avevamo avuto in passato. Era molto compartimentalizzata: se volevi sapere come procedeva un lavoro, dovevi aspettare un paio di settimane perché le scartoffie arrivassero dal cantiere in ufficio. Man mano che imparavo di più sui processi interni dell'azienda stessa e come lavoravano le persone, ho pensato che Smartsheet sarebbe stato la soluzione perfetta per semplificare la collaborazione e promuovere la trasparenza."

Smartsheet ha aiutato Miller & Long a modernizzare le operazioni, far risparmiare tempo al personale, migliorare la supervisione di spese e processi e potenziare sicurezza e privacy.

Database e operazioni obsoleti

Negli anni, Miller & Long ha accumulato un sacco di database, ciascuno destinato a specifici scopi e obiettivi. I dipendenti immettevano manualmente i dati in sistemi multipli, quindi confrontavano vari set di dati. Circolavano report in formato di fogli di calcolo con aggiornamenti di minor rilievo, a volte riportando nomi di file di dipendenti che avevano lasciato l'azienda anni prima, quindi non era chiaro chi fosse responsabile di determinati documenti.

I due principali sistemi dell'azienda erano basati su carta. Quello "quotidiano" era una lista di controllo standardizzata prestampata, di tre fogli, sulla quale il coordinatore in cantiere annotava i materiali ricevuti e usati, le ore lavorate dal personale e altri eventi della giornata e, inoltre, i totali calcolati a mano tra le categorie.

Le consegne di cemento, compensato, armatura e altre forniture venivano documentate con ticket cartacei presso il cantiere o il magazzino. Un membro del personale poteva metterci giorni per ricevere e immettere nei database i dati provenienti da fogli scritti a mano e sbiaditi dalla pioggia.

Era insostenibile: "I coordinatori dovevano fare i calcoli a mente", afferma Dufresne. "E, ovviamente, se non riesci a decifrare la grafia, che senso ha? Ma letteralmente per ogni lavoro, ogni giorno, doveva esserci questo pezzo di carta, che doveva essere portato in ufficio."

Il percorso verso la digitalizzazione

I dati acquisiti dai cantieri erano fondamentali per tracciare il progresso dei lavori e per creare stime più accurate per quelli futuri. Quindi, uno dei primi obiettivi di Dufresne era la digitalizzazione del quotidiano.

Ha collaborato con una task force tecnologica per analizzare il processo di reportistica del cantiere e sviluppare una versione Smartsheet del modulo. I coordinatori del cantiere inseriscono le cifre relative a forniture, manodopera, consegne e altro ancora. Le formule incorporate eseguono i calcoli, eliminando gli errori che in genere si verificavano dai calcoli approssimativi eseguiti in cantiere. Con soli pochi clic, i valori del giorno vengono caricati nel sistema centrale direttamente da un dispositivo mobile.

Digitalizzare il quotidiano è stato un colpo grosso: in pochissimi mesi l'ultimo modulo cartaceo è stato sostituito dalla versione Smartsheet. Dufresne afferma che i dipendenti erano entusiasti, hanno iniziato a spingere per convertire i ticket di consegna cartacei in Smartsheet prima di quanto lei avesse pianificato.

"Dopo aver visto quanto tempo gli si liberava, spingevano per un'automazione sempre maggiore con Smartsheet", ammette Dufresne. "I conti fornitori hanno sempre richiesto che i ticket di consegna cartacei fossero dati ai coordinatori. Ma i coordinatori potevano semplicemente scattare una foto con il telefono e inserirla in una riga in Smartsheet, e ricevere così l'originale prima di avere la versione cartacea tra le mani. Quindi, il tempo richiesto perché tutti questi dati giungessero nelle sedi principali è stato azzerato. È fenomenale."

Tempo risparmiato tramite l'automazione dei dati

Miller & Long sta sfruttando al massimo il suo investimento in Smartsheet usando strumenti Premium per semplificare le attività più complesse. Data Shuttle ha trasformato il modo in cui l'azienda traccia e analizza due aree di spesa chiave: pedaggi autostradali e uso del telefono:

• Ogni camion dell'azienda che trasporta cemento, compensato e armatura fino ai cantieri attraverso l'area metropolitana di Washington, D.C. è dotato di un transponder per pagare automaticamente i pedaggi. Abbinare manualmente tutti i pedaggi ai singoli camion richiedeva al responsabile diversi giorni per l'associazione tramite il file CSV dell'ente dei trasporti. Data Shuttle consente di ottimizzare l'importazione dei dati CSV in un foglio per la flotta di camion; il responsabile può vedere in pochi minuti chi spende di più in pedaggi e perché.
• Anche l'operatore telefonico dell'azienda fornisce un file CSV con i dati di utilizzo relativi ai telefoni aziendali. Data Shuttle abbina rapidamente numeri e membri del personale, in modo che gli analisti possano confermare che i singoli telefoni vengono usati correttamente o intervenire se i dipendenti superano i limiti di utilizzo.

Creare una cultura aperta al cambiamento

Un fattore chiave nell'adozione entusiasta di Smartsheet da parte di Miller & Long è la semplicità di utilizzo della piattaforma e il semplice processo di apprendimento. Un altro fattore è l'approccio esperto di Dufresne alla familiarizzazione con una nuova tecnologia. Lei sa che in un'organizzazione ci saranno sempre persone che resistono al cambiamento; la sua strategia consiste nel concentrarsi prima su questi colleghi e lavorare a stretto contatto con loro, per ascoltarne le preoccupazioni e sviluppare processi che possano risolverle.

"Ci sono sempre persone alle prese con paure, incertezze e dubbi", afferma Dufresne. "Quando identifico chi sono queste persone, le coinvolgo di più affinché si sentano a loro agio nel parlare apertamente. Affrontiamo ogni piccola questione in modo da non farla essere un problema, e più li rendo partecipi del processo di cambiamento, più alla fine diventano sempre i maggiori esperti."

Dufresne e il suo team usano Smartsheet per progetti di piccole dimensioni, come l'elaborazione dell'inventario delle stampanti dell'azienda, ma anche di grandi dimensioni, come lo sviluppo di modelli per il primo processo di definizione del budget standardizzato a livello di reparto dell'azienda. Stanno pianificando di adottare componenti aggiuntivi e integrazioni Premium come Smartsheet DataMesh per ridurre ancora di più il tempo dedicato ai processi di riconciliazione dei dati dei vendor; inoltre, stanno rivedendo come e quando aggiungere l'integrazione Microsoft Teams e Smartsheet Dynamic View.

Dufresne apprezza inoltre il fatto che la soluzione basata su cloud offra ai suoi colleghi un grado maggiore di sicurezza e privacy rispetto al vecchio sistema ad albero di file in sede.

"È stata una conversazione interessante", afferma Dufresne. "Alcuni erano molto titubanti all'inizio nell'inserire i dati sensibili in Smartsheet, per via del cloud. Ma essendo un database multi-tenant, è più sicuro che inserire i dati in sede. Mi spiego: tu conosci la tua password in Smartsheet, io no. In qualità di amministratore non posso vedere quei dati. Ma se tu metti quei dati nel mio server, io posso vederli. È stato interessante vedere come le persone capivano questo concetto e lo accettavano."