LU-VE incoraggia i dipendenti a svolgere project management avanzato con le idee su Smartsheet

L'azienda italiana LU-VE mette le persone al centro del suo successo come leader nella produzione di soluzioni di refrigerazione e aria condizionata. In accordo con il suo principio guida, secondo cui le aziende sono fatte di persone e idee, i manager creano un flusso di lavoro strutturato per raccogliere le proposte dei dipendenti, valutarle e inserire quelle più valide nei progetti. I criteri di valutazione sono noti e accettati, un fatto molto importante per un'organizzazione con oltre 3.500 persone distribuite nelle sedi di Europa, America e Asia.

"Ogni gruppo dell'azienda aveva il proprio metodo per raccogliere, elaborare e trasformare le idee dei dipendenti in progetti", spiega Stefano Mongardi, Project Manager e Deployment Specialist presso Injenia, un'azienda di trasformazione digitale che supporta LU-VE nell'implementazione di Smartsheet. "Quindi, la dirigenza dell'azienda non disponeva di informazioni abbastanza chiare sull'avanzamento dei progetti nei vari impianti e nelle varie aree funzionali per poter promuovere un'evoluzione positiva".

Permettere una vera unificazione

La necessità di trovare una strategia unificata per raccogliere, ordinare, valutare e condividere nuove idee e poi avviare e gestire progetti approvati è diventata ancora più evidente nel 2019, quando LU-VE ha acquisito la divisione che si occupa di scambiatori di calore ad aria di Alfa Laval, leader mondiale nel trasferimento di calore, nella separazione centrifuga e nel trattamento dei fluidi.

"Alfa Laval e LU-VE erano due entità separate che operavano in paesi diversi e si distinguevano per le lingue, i flussi di lavoro, le strutture e le culture organizzative", dice Ugo Ceppi, consulente indipendente che collabora con il team di progetto IT di LU-VE.

"Per portare a termine l'unificazione, LU-VE aveva bisogno di una strategia standardizzata per raccogliere le opinioni dei dipendenti di tutta l'azienda e di uno strumento per consolidare decine di progetti in tutte le filiali."

Uno strumento per gestire tutte le idee

LU-VE si è messa quindi alla ricerca di uno strumento di gestione dei progetti che facilitasse il raggiungimento di questi obiettivi. "Abbiamo iniziato ad analizzare diversi software, dedicando tempo a testarne le versioni di prova", afferma Alvio Bernard, IT Project Manager presso LU-VE.

"Siamo arrivati alla conclusione che Smartsheet offre un buon equilibrio tra supporto e guida e la libertà per i project manager di personalizzare lo strumento in base alle esigenze specifiche del progetto." 

L'azienda ha coinvolto Injenia, uno Smartsheet Platinum Partner, per assicurarsi di implementare Smartsheet Control Center senza problemi. Lo strumento di gestione dei progetti e del portfolio aiuta a centralizzare, analizzare e automatizzare le informazioni relative ai progetti. "L'assistenza di Injenia è stata fondamentale, perché da subito ci ha aiutato a elaborare la nostra strategia e a introdurre un flusso di lavoro per la raccolta di dati importanti", continua Ceppi. "Il team ha compreso il caso d'uso della nostra azienda, nonché i nostri obiettivi e processi. Non avremmo mai potuto farcela da soli".

Avviare nuovi progetti in un attimo

Gli specialisti di Injenia hanno potuto creare un insieme di modelli grazie alla loro esperienza con Smartsheet e con la gestione dei progetti. Ogni fase del progetto, o "gate" come si chiamano in LU-VE, dalla pianificazione all'esecuzione, è coperta da un modello. Le fasi e i dettagli di ogni progetto sono tracciati in comuni diagrammi di Gantt. "Abbiamo creato sei categorie per l'ideazione dei progetti: prodotti, produzione, supply chain, vendite, marketing e infrastruttura", spiega Ceppi. "A ognuna di loro abbiamo assegnato un manager in grado di gestire la propria area con Smartsheet". 

Ogni modello contiene fasi specifiche con consegne e passaggi obbligatori. Nonostante ciò, i manager possono liberamente aggiungere attività, impostare il budget e designare responsabili. "I manager possono avviare un progetto con un semplice clic", dice Bernard. Inoltre, Mongardi aggiunge: "Da un semplice foglio, possono creare la struttura di un progetto e coinvolgere stakeholder di diversi livelli dell'azienda in tutta facilità".

Minimi dettagli, massima differenza

Control Center aiuta LU-VE a monitorare l'avanzamento e il budget di un progetto. "Smartsheet raccoglie informazioni sul denaro speso per ogni attività", spiega Bernard. "Questi costi vengono quindi inseriti in un riepilogo, così possiamo sapere in qualsiasi momento quanto tempo e denaro abbiamo investito". 

Una visualizzazione centralizzata dei dettagli del progetto e la facile condivisione di informazioni tramite chat e allegati rendono la collaborazione più efficiente e vantaggiosa, rispetto a telefonate e e-mail. Anche i più piccoli componenti aggiuntivi, come i glossari, semplificano notevolmente la collaborazione. "Lavoriamo con persone di diversi paesi, filiali e background e ognuna di loro esprime gli stessi concetti a modo suo", spiega Ceppi. "Grazie al glossario, possiamo evitare confusione o fraintendimenti derivanti dalle differenze di terminologia. I nostri team possono così capirsi e comunicare meglio". 

Tutte le informazioni in un'unica posizione: online

Smartsheet ha introdotto nei team di LU-VE un nuovo modo di gestire i progetti, aiutando inoltre i dipendenti a condividere le loro idee.

"Smartsheet ha cambiato il nostro modo di lavorare", afferma Ceppi. "I dipendenti di LU-VE sono entusiasti di usarlo perché si rendono conto di quanto sia utile per condividere attività, registrare l'avanzamento e mantenere il controllo".

Lo strumento è disponibile online, quindi è ancora più facile da usare. "Non bisogna installare nulla e la manutenzione è davvero semplice e veloce", racconta Bernard. 

La portabilità, la flessibilità e l'usabilità della piattaforma hanno convinto LU-VE a espanderne l'impiego. "Abbiamo moltissime richieste da parte dei nostri colleghi, incluse proposte di integrazione con altri strumenti", continua Bernard. "Inoltre, stiamo lavorando per implementare il portfolio, la dashboard e le funzioni di reporting del portfolio di Smartsheet nel nostro sistema, per massimizzare la trasparenza dei dati e creare il miglior set di strumenti possibile per la dirigenza".