Konoike Transport adotta la strategia "cloud first" con Smartsheet e migra con successo un sistema di gestione su larga scala

Konoike Transport Co., Ltd. ("Konoike Transport") fornisce servizi logistici e di appalto per una serie diversificata di settori, che vanno dal metallo ai prodotti alimentari, allo stile di vita, alla medicina e persino agli aeroporti. Vanta vendite annuali totali di 311,8 miliardi di yen (per l'anno fiscale conclusosi a marzo 2023). Con oltre 200 sedi commerciali in Giappone e all'estero, l'azienda è uno dei principali attori a sostegno dell'economia globale. È diventata molto nota per essere un gruppo di professionisti che continuano ad affrontare le sfide legate alle problematiche sociali e all'innovazione. 

L'azienda ha iniziato il lavoro sulla DX (trasformazione digitale) nel 2018. La divisione ICT Promotion è stata costituita dopo aver assunto un talento esterno come nuovo capo del dipartimento IT. Adotta la strategia "cloud first" con lo scopo di migliorare la produttività migrando il sistema di lavoro sul cloud e Smartsheet è stato lo strumento adottato come parte di questa strategia. Sato, che è entrato a far parte dell'azienda nel 2018 quando sono iniziati questi cambiamenti, è stato fortemente coinvolto come responsabile della divisione Digital Transformation Enablement, ICT Enablement Office, e ora riflette così sui retroscena dell'adozione di Smartsheet:

"Sono stati lanciati diversi progetti per promuovere riforme e cambiamenti, ma i dipendenti creavano diagrammi WBS e Gantt utilizzando Excel, e tutte le comunicazioni avvenivano tramite e-mail. Anche le versioni dei file sono state gestite su questi strumenti. Questo metodo presentava diversi problemi, ad esempio un eccesso di file, e non era in grado di mostrare facilmente l'avanzamento complessivo dei progetti. Inoltre, era difficile condividere senza problemi le informazioni più recenti. Con Smartsheet, le informazioni possono essere visualizzate e condivise online e i progetti possono essere gestiti in modo più efficiente. Usavo Smartsheet anche nel mio precedente impiego e ne conoscevo la praticità e la funzionalità, quindi ho deciso di adottarlo e ho incoraggiato i membri ICT a usarlo. Il motivo principale per cui abbiamo scelto Smartsheet è la sua efficienza. Non abbiamo nemmeno avuto bisogno di confrontarlo con altri prodotti."

Sistema gestionale per circa 60 sedi migrato sul cloud in 4 mesi

Il pieno utilizzo di Smartsheet è iniziato con il progetto di migrazione del sistema di gestione del magazzino/WMS. Tradizionalmente, l'azienda utilizzava un sistema WMS/di gestione del magazzino locale in circa 60 sedi, ma ha deciso di migrare il sistema su AWS. Smartsheet ha svolto un ruolo significativo in questo processo.

"Il progetto di migrazione è stato suddiviso in nove team e molti dipendenti sono stati coinvolti. Ogni sede aveva le sue caratteristiche, quindi i membri che avevano familiarità con il loro posto gestivano il progetto. Tuttavia, per il successo della migrazione al cloud, le informazioni dovevano essere condivise anche orizzontalmente, pertanto era essenziale che l'intero team conoscesse gli stati, gli avanzamenti e i piani futuri aggiornati. A questo proposito, Smartsheet ha svolto un ruolo importante, in quanto siamo stati in grado di visualizzare tutte le informazioni. Durante la migrazione del sistema, sono stati aggregati in Smartsheet un totale di 200 fogli. I membri coinvolti nel progetto non hanno potuto fare a meno di ammettere l'utilità di Smartsheet. "

Non solo c'era una scadenza di quattro mesi per la migrazione del sistema, ma quest'ultima doveva essere eseguita durante la notte nei giorni festivi, quando i magazzini non erano in funzione.

"Poiché il servizio logistico è il core business per noi, non potevamo assolutamente interrompere le nostre operazioni quotidiane. Qualsiasi interruzione del servizio si sarebbe ripercossa, infatti, su tutti i settori dell'azienda e anche sul pubblico in generale, causando ulteriori interruzioni. Inoltre, per un progetto che normalmente richiederebbe più di un anno, quattro mesi erano una scadenza piuttosto ostica. Non sarebbe esagerato affermare che superare questi due ostacoli e portare al successo il progetto di migrazione su larga scala dei sistemi è stato possibile grazie alla gestione precisa consentita da Smartsheet.”

Lo strumento migliore per favorire la trasformazione digitale e cambiare il modo di pensare all'interno dell'azienda

Oltre alla visualizzazione e alla condivisione delle informazioni, Sato afferma che Smartsheet dispone di molti pratici modelli online, che consentono al reparto di gestione dei progetti di iniziare immediatamente inserendo dati come la data, per poi utilizzare facilmente le funzioni del modulo che permettono di raccogliere domande, risposte o informazioni e semplificando il collegamento con strumenti esterni come Slack. Ha anche affermato che, attraverso l'effettivo lavoro di riforme e cambiamenti, ha notato ancora altri vantaggi offerti da Smartsheet.

"Esistono altri strumenti di gestione dei progetti, ma molti dipendenti avevano in precedenza usato solamente Excel. Alcuni non erano nemmeno a conoscenza del concetto di gestione dei progetti. Uno strumento può avere molte funzionalità, ma adottarlo in questa nostra circostanza causerebbe confusione sul posto di lavoro se si rivelasse difficile da usare. Da questo punto di vista, Smartsheet è molto simile a Excel, ma fa molto di più. Inoltre, è molto più facile da usare. Anche i dipendenti che non sono esperti di tecnologia possono usarlo senza problemi, quindi credo che sia lo strumento migliore per la fase di transizione della nostra trasformazione digitale."

"Quello che posso dire con certezza, essendo stato coinvolto in prima persona, è che ha dato vita a questa mentalità di cambiamenti e riforme all'interno dell'azienda. Ad esempio, quando abbiamo impostato le linee guida "cloud first", alcuni dipendenti hanno compreso la strategia e le parole in sé, ma non le implicazioni effettive e le fasi successive dell'iniziativa. Tuttavia, eseguendo questo importante progetto tramite Smartsheet, molti lavoratori hanno compreso l'idea stessa di trasformazione digitale e l'organizzazione nel suo complesso è diventata più favorevole alle riforme e i cambiamenti del lavoro. Anche da questo punto di vista ritengo che l'adozione di Smartsheet abbia portato enormi risultati."

Attualmente, la divisione ICT ha 30 dipendenti. Mentre continua il lavoro di trasformazione digitale, l'azienda è impegnata ad acquisire nuove idee su come utilizzare meglio Smartsheet. In conclusione, Sato ha parlato delle sue ambizioni per il futuro:

"Smartsheet è stata la soluzione adottata nel primo periodo della strategia "cloud first" e credo che abbia portato una buona quantità di grandi risultati, considerando la visualizzazione e la condivisione in tempo reale di tutti i tipi di dati. Ha anche giocato un grande ruolo nel migliorare la produttività. Smartsheet potrebbe essere ulteriormente sfruttato in molti ambiti, quindi consiglio vivamente di utilizzarlo anche in altre divisioni interne e altre operazioni."