Howden promuove innovazione ed efficienza con Smartsheet

Per un'azienda globale consolidata come Howden, con progettazioni, ingegneri e soluzioni per la gestione di aria e gas per ottimizzare i processi vitali dei clienti, fattori quali collaborazione, efficienza e innovazione sono fondamentali. 

Ma con oltre 6.000 dipendenti in 26 paesi, e un'offerta di soluzioni in evoluzione che copre industrie complesse come quella energetica, chimica, delle infrastrutture e altre ancora, raggiungere questo risultato non è cosa semplice. Gli associati devono destreggiarsi tra molti progetti in rapido movimento. E come scoperto da Howden, più le operazioni diventano globalizzate, più è difficile assicurare che tutti siano allineati. 

Innovazione globale nella gestione dei progetti

Howden impiega un mix di ingegneri, controllori del programma, project manager e personale di supporto in tutto il mondo; tutti lavorano insieme per aiutare i clienti a consegnare soluzioni sostenibili per la gestione di aria e gas, spesso in ambienti complessi. 

Willie Vance, Technology Project Management Lead presso Howden Technology, fornisce supporto alla gestione dei progetti professionale in Howden Technology, cooperando con i colleghi in tutto il mondo per portare avanti i progetti. Tuttavia, negli ultimi anni, Vance e i suoi colleghi hanno riscontrato problemi specifici e sfide nei progetti.

Con un'innovazione così globale, tenere traccia di progetti, processi e dati è diventato un rompicapo molto serio. "Condividevamo fogli di calcolo Excel", afferma Vance. "Ma non era mai chiaro se stavamo guardando tutti lo stesso file o se il file fosse la versione più aggiornata. Ogni quindici giorni, durante le chiamate sugli avanzamenti con i colleghi in India e in Cina, a volte non era chiaro se eravamo tutti allineati."

Il team aveva inoltre problemi con i processi di reportistica manuali e lenti. I project manager e gli ingegneri presentavano le informazioni del progetto in diversi formati, tutti basati sulla preferenza personale.

Tutti questi problemi complicavano la gestione efficace del tempo dei dipendenti e la chiara visibilità nei progetti, il che rendeva ancora più difficile comprendere ed equilibrare i carichi di lavoro.

Una piattaforma per la collaborazione globale

Vance sapeva che Howden aveva bisogno di trovare un modo migliore di procedere, e che la soluzione doveva funzionare per tutti, considerando le varie preferenze e posizioni geografiche. Vance cercava una soluzione che potesse essere d'aiuto e che consentisse di parlare con i colleghi in tutta l'azienda. Un elemento chiave era la possibilità di visualizzare le informazioni in diversi modi, ad esempio una bacheca Kanban, garantendo al contempo che lavoro e progetti potessero essere chiaramente rappresentati a livello visivo con viste di tipo Gantt. 

Dopo aver cercato sul mercato, Vance ha identificato Smartsheet come una potenziale soluzione e le prove iniziali hanno mostrato rapidamente che la piattaforma si adattava alla perfezione all'azienda. 

"Siamo riusciti a sfruttare in poco tempo una serie di vantaggi: dalla creazione di una fonte singola per i dati a una pianificazione più ottimizzata, alla reportistica più rapida e a una più semplice visualizzazione delle attività", afferma Vance. "Abbiamo scoperto che potevamo usarlo in tantissimi modi innovativi, ad esempio automatizzando i vecchi processi e potenziando la cultura aziendale." 

Una fonte comune di verità per i progetti 

Vance si è rivolto a Smartsheet per garantire che tutti avessero accesso a dati accurati e aggiornati. Il team può ora acquisire e condividere le stesse informazioni negli stessi modi coerenti e standardizzati. Tutti possono interagire in modo efficiente con i dati giusti nelle chiamate giornaliere usando soluzioni su misura per il problema specifico da affrontare.  

Una piattaforma flessibile che può mostrare le stesse informazioni in modi diversi: Smartsheet ha anche migliorato il modo con cui il team gestisce i progetti.

"In un'azienda come Howden, si lavora con gruppi di persone eterogenei: da project manager a ingegneri. E se c'è una cosa che non piace agli ingegneri, è dover analizzare un diagramma di Gantt di 300 righe. Perdi completamente la loro attenzione. Fortunatamente, Smartsheet ha la flessibilità di garantire che tutti possano vedere le informazioni nel modo più adatto a loro."

Reportistica più intelligente e veloce 

Prima di Smartsheet, Vance e i suoi colleghi dedicavano molto tempo a raccogliere informazioni sul progetto e aggiornamenti di stato per i meeting di revisione del progetto mensili. La dipendenza dai processi manuali significava che il team spendeva ore a raccogliere informazioni cronologiche in diversi formati, come fogli di calcolo Excel e PDF. Una volta compilati questi dati, non disponevano di un metodo standardizzato per allegare i file, aggiungere commenti o indicare il contesto. 

"Nella generazione dei report mensili, usiamo quattro blocchi di informazioni correlate a un progetto, ad esempio milestone principali, rischi e potenziali problemi, stato finanziario e azioni di mitigazione richieste per garantire che il progetto rimanga in carreggiata. Tutte queste informazioni vengono immesse in PowerPoint, un'attività che prima richiedeva almeno 30 o 40 minuti a slide", afferma Vance. "Con Smartsheet, abbiamo sviluppato un'applicazione che inserisce automaticamente queste informazioni per popolare le slide, riducendo il tempo necessario a meno di dieci minuti a slide. È un enorme risparmio di tempo, che potenzia veramente la nostra efficienza."

Risorse più efficaci 

I team di Howden sono sempre impegnati in numerosi progetti in rapido movimento. Ma gestire bene il lavoro non significa solo completare i progetti in modo rapido ed efficiente, per questo Howden vuole garantire ai suoi dipendenti di disporre del tempo e dello spazio necessari per fiorire. 

Resource Management by Smartsheet si è dimostrato uno strumento fondamentale per dare al team la visibilità sul carico delle risorse e per consentire di verificare che in un progetto fossero coinvolte le persone giuste, e se queste avevano un tempo sufficiente per eseguire il loro lavoro. Ciò ha consentito a Howden di lavorare con un approccio di gestione dei progetti Agile, di risolvere i problemi rapidamente e di sviluppare le soluzioni giuste. 

"Creare piani di progetto all'interno di Smartsheet e quindi immettere quei dati in Resource Management by Smartsheet ci dà realmente visibilità", riflette Vance. "Non solo sul profilo di una risorsa, ma anche sul budget del progetto. In passato non avevamo una tale visibilità: questa soluzione ci dà un potere veramente immenso."

Vance e il suo team hanno usato Smartsheet anche per migliorare i processi HR generali, come la pianificazione delle ferie, che è una parte fondamentale di una gestione efficace delle risorse. In passato, questa operazione veniva eseguita manualmente su moduli cartacei, un sistema "francamente arcaico", come sottolinea Vance. 

Vance ha quindi sviluppato un foglio di registrazione delle ferie automatizzato: a ogni richiesta in entrata, il foglio invia una e-mail automatica al rispettivo manager, che può esaminarla e approvarla. Il foglio di richiesta ferie è collegato a un planner che consente ai manager di vedere chi è in ferie e quando; al momento tale foglio è stato implementato per il team Renfrew, ma si sta considerando la sua implementazione ai team tecnologici Howden, più allargati, di Danimarca e Olanda.

Creare una forte cultura aziendale

La combinazione di tutti gli aspetti discussi sopra crea una migliore cultura di collaborazione e comunicazione all'interno dell'azienda. Ma Howden ha usato Smartsheet anche per alimentare nello specifico una forte cultura durante la pandemia da COVID-19, creando una piattaforma interna in cui gli associati potevano pubblicare aggiornamenti, trascorrere insieme del tempo spensierato e, ovviamente, tenere traccia della disponibilità e della posizione di ciascuno. 

"Dopo l'inizio del lockdown, abbiamo sviluppato una dashboard per la COVID-19", comunica Vance. "Ha aiutato le persone a comprendere le varie situazioni in altri paesi (ad es. restrizioni locali), aiutandoci a lavorare meglio insieme. Ma, di base, ci ha aiutato a unirci come una vera comunità, cosa di cui avevamo tutti bisogno durante i difficili periodi di lockdown." 

Infine, ciò riflette quanto si sia dimostrato fondamentale Smartsheet per Howden. Vance si sta già preparando per aiutare i suoi colleghi in tutto il mondo a sfruttare i vantaggi di Smartsheet, aiutandoli a creare applicazioni valide per garantire loro di disporre di funzionalità su misura. 

"Le persone della nostra community globale stanno iniziando a capire il potere di Smartsheet", aggiunge Vance. "Ogni volta che pianifichiamo un nuovo progetto o una nuova iniziativa, il presupposto da cui partiamo ora è: usiamo Smartsheet. E per noi, è la direzione giusta." 

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro caso di studio.