Electromek ottimizza la visibilità sui progetti, migliora la comunicazione con i clienti e risparmia migliaia di ore all'anno grazie a Smartsheet

Dal 1976, Electromek Diagnostic Systems offre apparecchiature di diagnostica per immagini per radiologia e cardiologia, software di visualizzazione e servizi IT per i clienti del settore sanitario. L'azienda è specializzata in attrezzature mediche di diagnostica per immagini avanzate, come il sistema PACS (Picture Archiving and Communication System, sistema di archiviazione e trasmissione di immagini) e soluzioni a raggi X, e nella loro rivendita e manutenzione.

Electromek si affida ogni giorno al software di Smartsheet per gestire i progetti, i processi di gestione della qualità, le comunicazioni interne, le opportunità di vendita e la pianificazione del lavoro dei dipendenti. "Smartsheet è il mio strumento preferito per la gestione dei progetti", dice Rebekah Schreader, Head of Quality Management e Senior IT Project Manager. "Mi consente di gestire tutti i nostri progetti e inviare automaticamente informazioni a chi le richiede. In questo modo, sappiamo con precisione dove si trovano i progetti nella pipeline, chi se ne occupa e in che fase sono". 

In passato, Schreader e il personale di Electromek usavano fogli di calcolo, e-mail e altri processi manuali per programmare i progetti dei tecnici di assistenza e del personale IT dell'azienda. "Per la programmazione dovevo passare in rassegna decine di e-mail e scoprire in che zona doveva lavorare uno specifico dipendente quella settimana", ricorda Schreader. "Inoltre, non avevamo una directory condivisa per le informazioni sui progetti o sui clienti. Era tutto diviso e decentralizzato e dovevo aspettare che una persona di un altro dipartimento mi riferisse i dettagli di un progetto. Complicato, vero?" Senza una soluzione centralizzata, in Electromek ci si preoccupava di non poter soddisfare gli standard delle certificazioni dell'Organizzazione internazionale per la normazione (International Organization for Standardization o ISO). "Per ottenere la certificazione è necessario disporre di un sistema di gestione di alto livello e, di conseguenza, gestire numerosi documenti e moduli", spiega Schreader. "Dovevamo trovare un modo per archiviare quei documenti in un'unica posizione e permettere ai nostri tecnici di accedervi senza difficoltà".

Fare affidamento su Smartsheet per monitorare centinaia di progetti e programmi

Schreader ha scoperto Smartsheet mentre lavorava per un'altra azienda.

"Ho fatto conoscenza con Smartsheet per condividere informazioni sui progetti e ne sono rimasta subito incantata", dice. "Dopo averlo provato, mi sono resa conto che era molto facile da usare per creare progetti e piani, molto più rispetto ad altri strumenti".

Al momento, Electromek gestisce i progetti esistenti e futuri usando Smartsheet. Smartsheet contiene report, moduli, informazioni di contatto dei clienti e timeline dei progetti per ogni richiesta di assistenza e distribuzione del sistema PACS o di soluzioni a raggi X. Grazie a Smartsheet, ogni membro del team di progetto riceve notifiche automatiche quando i documenti su Smartsheet vengono modificati o aggiornati. Da quando l'azienda ha iniziato a monitorare i progetti con Smartsheet, sono stati creati 262 progetti per distribuzioni e servizi di assistenza del sistema PACS o delle soluzioni a raggi X.

Inoltre, Electromek integra Smartsheet con Microsoft Teams. Una persona può ricevere automaticamente aggiornamenti sul progetto in Teams quando vengono apportate modifiche su Smartsheet o cliccare su una finestra di Teams per avviare Smartsheet per ogni progetto. Inoltre, l'azienda usa Smartsheet per monitorare i problemi del dipartimento IT. "Se qualcuno ha una domanda o un problema di competenza del dipartimento IT, può inviare una richiesta, che verrà ricevuta su Smartsheet e su Teams", dice Schreader. "Questo semplifica il processo IT in generale".

Electromek si affida a Smartsheet per monitorare e aggiornare i programmi dei dipendenti e le richieste di ferie. "I nostri tecnici dell'assistenza possono vedere i loro programmi aggiornati su Smartsheet e ricevere anche notifiche automatiche tramite e-mail sulle ferie delle persone del loro team", spiega Schreader. Il team di vendita di Electromek gestisce i clienti e monitora le nuove opportunità grazie a uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) integrato con Smartsheet. Electromek registra su Smartsheet anche tutte le richieste di assistenza per le nuove attrezzature.

L'azienda usa le dashboard di Smartsheet per avere una rapida panoramica dello stato e delle timeline dei progetti, nonché per richiedere e gestire l'utilizzo dei veicoli di assistenza. In un'altra dashboard vengono visualizzate informazioni aggiornate sui documenti procedurali e sullo stato di approvazione dei moduli di gestione. Electromek dispone anche di una dashboard rivolta ai clienti, che consente loro di accedere a elenchi dei contatti e pianificazioni dei progetti.

L'azienda ha iniziato a usare l'app per dispositivi mobili di Smartsheet per controllare i programmi dei dipendenti e le informazioni dei progetti. I tecnici dell'assistenza possono usare l'app per riepilogare le loro visite alle sedi dei clienti.

Visibilità sui progetti ottimizzata e migliore comunicazione con i clienti 

Usando Smartsheet per la gestione centrale, Electromek ha ottimizzato la sua visibilità sullo stato dei progetti e dei programmi.

"Grazie a Smartsheet siamo passati da processi decentralizzati a una soluzione di comunicazione totalmente ottimizzata", dice Schreader. "Abbiamo un elevato livello di visibilità su ogni progetto. Anziché dover consultare decine di pagine di appunti per trovare un dettaglio di un progetto, mi basta aprire la dashboard di Smartsheet e guardare i punti elenco principali per avere dati sempre aggiornati". 

Grazie a una migliore visibilità sui progetti, Electromek può vedere con chiarezza se i progetti non seguono il percorso stabilito, quindi i project manager e i clienti possono collaborare per rispettare le timeline.

"Possiamo comunicare molto meglio con i clienti perché tutti possono visualizzare dati in tempo reale sulle timeline", continua Schreader. "In generale, questo ci aiuta a migliorare la nostra assistenza clienti".

Ad esempio, Electromek può anticipare i problemi di avanzamento di un progetto e mantenere in carreggiata i progetti in sospeso. "Questo è fondamentale per il settore sanitario, perché il ritardo di un progetto potrebbe avere un effetto negativo sulla cura dei pazienti", dice Schreader. "Adottando un atteggiamento trasparente e mettendo a disposizione dei clienti le informazioni, possiamo creare aspettative e assicurare che i progetti stanno progredendo".

Nuova impostazione dei progetti ridotta da 30 ore a 30 minuti 

Sfruttare le automazioni e le dashboard di Smartsheet consente a Electromek di creare nuovi progetti in modo molto più semplice e veloce. "Dedicavo fino a 30 ore a settimana all'impostazione di un nuovo progetto, perché dovevo usare diversi strumenti di gestione e fogli di calcolo per aggregare le informazioni, leggere innumerevoli e-mail e appunti e consultare i calendari per scoprire la disponibilità dei tecnici per un determinato progetto", spiega Schreader. "Ora, con Smartsheet, posso impostare un progetto in soli 30 minuti". Nel 2022, Schreader ha creato 146 nuovi progetti con Smartsheet, risparmiando oltre 4.000 ore di lavoro all'anno.

Dedicando meno tempo alla creazione dei progetti, Schreader può concentrarsi sulle attività di gestione della qualità.

"L'anno scorso, ho creato più di 350 documenti di certificazione per i nostri tecnici", dice. "Non ce l'avrei mai fatta se Smartsheet non mi avesse aiutato a diminuire i tempi di creazione dei progetti".

Electromek ha in programma di realizzare una dashboard di Smartsheet per tecnici dell'assistenza, che sostituirà la lavagnetta usata per programmare appuntamenti e progetti. "Smartsheet ci offre molta flessibilità e non vediamo l'ora di continuare a crescere con la sua piattaforma", dice Schreader. "Smartsheet ci semplifica la vita".

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