Aspetta, può fare cosa? Cinque clienti mettono l’IA al lavoro in Smartsheet in occasione di ENGAGE 2026

Dan Humphries di Lilly Kinsale aveva un messaggio chiaro per chiunque si affrettasse a usare l’IA: non correggerà le operazioni incoerenti, le intensificherà. Chiunque abbia guardato un progetto pilota di IA bloccarsi su dati disordinati o su un processo di cui nessuno è completamente proprietario, sa che è vero.

ENGAGE 2026 casi d’uso dell’IA a colpo d’occhio

• Lilly Kinsale: Claude crea una visualizzazione di passaggio dal vivo su Smartsheet, risparmiando circa 30-35 minuti per membro del team principale day.
• Swampfox: Claude propone aggiornamenti del log RAID in un foglio di triage e il cliente li approva, li nega o li rielabora.
• Wizards of the Coast: una carta Claude controlla fino a 14.000 facce su un piano e riporta solo le cose mancanti.
• Compassion International: 35 fogli e 35 report sono diventati 3 report, ricostruiti in 30 minuti.
• Vista: un workspace, oltre 100 utenti e oltre 75 automazioni gestiscono gli accordi di trasferimento, senza bisogno di avviare l’IA.

L’intelligenza è diventata economica. L’esecuzione no. 

L’IA ha reso abbondante l’intelligenza. I modelli migliorano ogni pochi mesi e oggi quasi chiunque può creare qualcosa di utile con questi strumenti. Ma Claude, Copilot, ChatGPT, Gemini, Amazon Quick e gli altri hanno letto gli angoli più remoti di Internet, ma non sanno come lavori. Non conoscono il processo del tuo team, cosa è in scadenza lunedì, chi ne è responsabile o cosa è cambiato nel fine settimana. 

Così il lavoro è diventato più veloce, ma nulla è diventato più allineato. Ognuno inserisce prompt per conto proprio, gli output si accumulano senza che nessuno li abbia verificati e nessuno può dire chi abbia dato l’approvazione. Ogni output dell’IA senza governance è una decisione non registrata e, lasciata a se stessa, l’IA non accresce il valore. Moltiplica la frammentazione.

La soluzione non è un modello più intelligente. È ciò che le persone progettano intorno a esso: chi approva, chi deve approvare dopo, dove l’IA dovrebbe fermarsi. La domanda non è quale modello acquistare. È dove risiede il lavoro e chi è autorizzato a intervenire.

Cinque clienti ci hanno mostrato com’è tutto questo nella pratica. Si parte dalla scala aziendale, con Lilly Kinsale, dove un processo di produzione complesso ora viene gestito da un’unica visualizzazione condivisa. Poi quattro builder della Smartsheet Community mostrano come arrivarci, dal primo passo più semplice fino al lavoro in cui ogni numero deve essere corretto.

Cinque clienti, cinque modi per mettere l’IA al lavoro in Smartsheet 

Una visualizzazione del lavoro, prima della riunione del mattino (Lilly Kinsale)

Risparmia circa 30-35 minuti al giorno per ogni membro del team principale.

Lo stabilimento Lilly di Kinsale, nella contea di Cork, in Irlanda, produce principi attivi farmaceutici. Ogni volta che passa da un farmaco all’altro, il cambio di produzione coinvolge sicurezza, pulizia, manutenzione, automazione e operations. In passato, i dati risiedevano in cinque sistemi e su carta, quindi i pianificatori fornivano da tre a quattro aggiornamenti di stato di mezz’ora al giorno, raccontando ogni volta la stessa storia. Ora Smartsheet contiene ogni piano di cambio produzione e Claude crea una visualizzazione live su di esso tramite il connettore Smartsheet (MCP, il collegamento tra uno strumento di IA e i tuoi fogli). I team pubblicano aggiornamenti, la visualizzazione si aggiorna prima della riunione del mattino e l’intero reparto lavora dallo stesso display. Il consiglio di Dan: standardizza prima i tuoi piani, poi aggiungi l’IA.

Punto chiave: standardizza le strutture dei piani tra team prima di aggiungere l’IA.

Non cambia nulla finché Will non lo decide (Swampfox)

L’IA propone. Lui decide.

Will Jeffords è un consulente e un Overachiever della Smartsheet Community che lavora all’interno dei programmi dei suoi clienti. Will mantiene un registro RAID (rischi, ipotesi, problemi e dipendenze) per uno dei suoi grandi clienti, attività che prima richiedeva ore ogni settimana. Ora usa Claude per esaminare il suo foglio di pianificazione e suggerire aggiornamenti al registro RAID. Queste raccomandazioni vengono registrate in un foglio di triage separato, dove può approvarle, rifiutarle o rielaborarle una per una, sottoponendole a ulteriori stress test con l’aiuto dell’IA. Il risparmio di tempo ottenuto è stato significativo e ora sessanta delle settanta persone coinvolte in questo progetto dispongono di licenze Smartsheet. 

Punto chiave: prendi un elemento che aggiorni continuamente e lascia che l’IA proponga gli aggiornamenti in un foglio di triage.

Fino a 14.000 facce di carte, controllate in background (Wizards of the Coast)

Solo ciò che manca, segnalato mentre il team prosegue con altre attività.

Ogni release di Magic: The Gathering comprende da 8.000 a 14.000 facce di carte e i fan notano ogni errore. Jean-Alix Duplantier, creative manager con 22 anni di esperienza come graphic designer, e il team confrontavano manualmente le illustrazioni della release in un foglio Smartsheet con il server di stampa (strumento/prodotto/software?), riga per riga. Ora una skill di Claude (un set di istruzioni salvato, così l’IA svolge ogni volta un’attività a modo tuo) se ne occupa e segnala solo ciò che manca. Il team ha quindi chiesto: “Potrebbe essere eseguito autonomamente?” Ora viene eseguito in base a una pianificazione. Wizards ha una regola rigorosa: niente IA generativa nel lavoro creativo. L’IA controlla. Le persone creano.

Punto chiave: pianifica con l’IA un controllo manuale di routine.

Da due settimane a 30 minuti (Compassion International)

35 fogli e 35 report sono stati ridotti a 3 report.

Matt Austermiller ha 15 anni di esperienza con Excel e VBA e circa 3 mesi con l’IA. Lo scorso dicembre ha costruito in modo laborioso una timeline per la leadership relativa a decine di progetti: 35 fogli, 35 report, due settimane di lavoro e una soluzione fragile. Quest’anno il suo team ha ottenuto l’accesso a Kiro di Amazon, lo ha collegato a Smartsheet e ha ricostruito l’intera soluzione in 30 minuti. Ora è più solida e viene eseguita come attività programmata (un agente che lavora da solo a un orario stabilito) alle 8:00 ogni giorno, quasi senza manutenzione. Ha preso in prestito l’idea da Cicero, Chief Evangelist di Smartsheet, una persona che crea soluzioni fin dal primo giorno. Non tutti i successi sono stati attribuiti all’IA: l’aggiunta di una nuova colonna a selezione multipla ha sostituito 35 caselle di spunta, garantendo una migliore qualità e tracciabilità dei dati.

Punto chiave: aggiorna la soluzione esistente con piccole ottimizzazioni e con l’IA per ottenere un grande impatto. 

Quando “abbastanza vicino” non è abbastanza (Vista)

Un workspace. Oltre 100 utenti. Oltre 75 automazioni.

Claire Williams guida un team finanziario presso Vista Equity Partners, una società di private equity, dove un numero sbagliato ha conseguenze concrete. Il suo team gestisce gli accordi di trasferimento: un singolo accordo completato innesca una catena di attività in un’organizzazione di oltre 750 persone. Claire ha prima mappato il processo ideale, poi ha affrontato il problema più difficile e ha aggiunto alcune semplici automazioni. Alla fine è diventato un unico workspace connesso con controlli, autorizzazioni e collegamenti a Salesforce, eFront e ai dati contabili. Il suo punto di vista: il lavoro finanziario complesso può essere controllato e automatizzato solo con Smartsheet, per lo più con funzionalità di cui le persone già dispongono. Non è partita dall’IA. Ha iniziato mettendo il lavoro, le regole e le approvazioni in un unico posto.

Punto chiave: mappa prima il processo ideale, quindi trova lo strumento più adatto.

Il titolo professionale che non esiste ancora

Drew Garner, Chief AI Officer di Smartsheet, ha chiesto ai clienti di ENGAGE di prestare attenzione a un titolo professionale che non esiste ancora. L’ha chiamato “architetto dei flussi di lavoro”, ovvero la persona che decide dove l’IA può aiutare, dove un essere umano mantiene il controllo e come tutto questo porta a risultati reali. 

Questi clienti sono architetti dei flussi di lavoro a tutti gli effetti. Il team di Dan ha standardizzato il piano prima di aggiungere l’IA. Will ha formalizzato il processo di approvazione umana delle raccomandazioni dell’IA. Jean-Alix ha definito confini chiari su ciò che l’IA può e non può fare. Matt ha aggiornato la configurazione della sua soluzione prima di configurare l’IA per gestire le attività ricorrenti. Claire ha delineato il suo flusso di lavoro ideale e le sue regole prima di aggiungere l’IA.

Le persone e i team nella posizione migliore per avere successo sanno già come si svolge davvero il lavoro, chi approva cosa, dove si interrompono i passaggi di consegna e dove i dati diventano obsoleti. Execution Hub dà loro gli strumenti per farlo: gli agenti redigono e controllano, gli esseri umani decidono e approvano, il tutto in un unico ambiente governato.

Inizia oggi

Scegli una cosa che aggiorni regolarmente e crea un foglio di triage per gestirla. Lascia che l’IA formuli suggerimenti, quindi decidi cosa utilizzare. Non è necessario imparare prima tutto sull’IA. Inizia in modo semplice. Non sai da dove iniziare o come realizzarlo? La Smartsheet Builders Series illustra le opzioni per scegliere quando e come utilizzare Smart Assist, le automazioni, MCP e l’API.

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