Come product marketing manager, ho un rapporto di amore-odio con i contenuti. Indipendentemente dal tipo di progetto a cui sto lavorando, ci sono sempre file da gestire, creare e su cui collaborare. E questo non riguarda solo gli esperti di marketing: se il tuo lavoro si basa sui contenuti, è sicuramente successo anche a te: cerchi un file, ti chiedi se sia la versione giusta, perdi un’ora in una call per rivedere le modifiche ai contenuti e, prima di poter finalizzare il lavoro, il tempo è finito. Senza gli strumenti giusti, queste sfide sono tanto inevitabili quanto faticose.
I contenuti sono fondamentali per ogni azienda e la capacità di organizzarli, rivederli e crearli per tutto il loro ciclo di vita è essenziale per sfruttarli al massimo delle loro potenzialità. Se navigare e agire sui file è difficile, qualsiasi flusso di lavoro che coinvolge dei contenuti finirà per risentirne. A causa dell’elevata domanda per un’ampia varietà di asset, da immagini e video a contratti e fatture, le aziende di tutti i settori sono sommerse più che mai dal lavoro. Oltre al numero crescente di file, i contenuti sono spesso suddivisi su sistemi diversi, completamente separati dal luogo in cui viene effettivamente pianificato, monitorato e condiviso il lavoro. Di conseguenza, i progetti dipendenti dai contenuti rimangono indietro e i file diventano rapidamente un punto debole.
“Nelle organizzazioni che non dispongono di un sistema per garantire a tutti gli stakeholder l’accesso, la revisione e la collaborazione sulla stessa versione di un asset, si riscontra una soddisfazione significativamente inferiore in merito al ciclo di vita dei contenuti.” - 2024 State of Content Collaboration Report (Rapporto sullo stato della collaborazione sui contenuti 2024)
Per creare un’esperienza CWM più completa, stiamo introducendo la libreria file. La libreria file, che verrà inizialmente implementata nei workspace, permette di concentrarsi sui file. Archiviando i contenuti vicino ai progetti e ai programmi, è molto più facile chiudere i cicli di feedback, finalizzare i contenuti più velocemente, e fare riferimento ai file necessari per portare avanti il lavoro.
La libreria file permette di archiviare i file nel contesto del lavoro, semplificando la ricerca, la condivisione e la collaborazione da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento, senza dover mai lasciare la piattaforma di gestione del lavoro. Con la libreria file puoi:
- Sfruttare la collaborazione asincrona con funzionalità integrate di annotazione e conversazione per semplificare le revisioni e le approvazioni dei contenuti. Gli utenti possono commentare, annotare e aggiungere una @mention direttamente su un’immagine, un video, una presentazione o un file PDF, il che permette di perdere meno tempo a destreggiarsi tra loop di feedback frammentati per dedicarlo allo svolgimento effettivo del lavoro. Ciò si traduce in meno riunioni, meno "avanti e indietro", e un percorso più fluido verso la versione finale, accelerando così l’intero processo.
- Sbloccare tutto il potenziale dei contenuti centralizzando i file insieme ai progetti, assicurandoti che siano facilmente accessibili e utilizzabili per il tuo team. Riduci il tempo impiegato per passare da un sistema all’altro e accedi ai tuoi file da dove hanno più impatto: vicino al tuo lavoro.
Assumere il controllo sull’accuratezza e sulla disponibilità dei file grazie a robuste funzionalità di controllo delle versioni, ricerca e tagging. Carica in blocco, tagga e gestisci il controllo delle versioni dei file per garantire al tuo team un accesso facile ai contenuti più aggiornati. In questo modo, avrai la certezza di mantenere la coerenza tra gli asset e presentare sempre un’identità del marchio unificata e coesa.
“Per me non ha molto senso archiviare i documenti in un’unità esterna, perché, se stiamo eseguendo tutto il lavoro in Smartsheet, possiamo archiviarli direttamente lì.” - Membro EAP, Libreria file
Non ci fermiamo qui. Smartsheet continua a investire in funzionalità che connetteranno, semplificheranno e miglioreranno ulteriormente i flussi di lavoro dei contenuti. Stiamo costruendo un futuro che potenzi i contenuti e li porti in vita, senza limitarsi alla loro organizzazione.
Per iniziare a caricare e collaborare sui file, vai al pannello del workspace all’interno di un workspace nuovo o esistente per accedere alla libreria file! La libreria file è attualmente disponibile per gli Early Adopter e sarà disponibile per tutti i clienti nel nostro nuovo modello di abbonamento utente alla fine di ottobre 2024.
Grazie!
Emily Davenport, Product Marketing Manager II