Come le dashboard possono dare vita ai dati dinamici nelle tue presentazioni

Se hai già usato le dashboard in Smartsheet, saprai quanto sono efficaci nel mantenere informati vertici e team con dati in tempo reale, offrendo loro le informazioni necessarie per apportare eventuali aggiustamenti al mutare dei dettagli. Ma per fare una presentazione a un meeting, le dashboard sono davvero il modo più efficace per comunicare e condividere informazioni?

Da quando è stato creato più di 30 anni fa, Microsoft PowerPoint è diventato il programma di presentazione per eccellenza, seguito da vicino da Presentazioni Google e Keynote di Apple. Abbiamo imparato ad apprezzare questi programmi per la loro facilità d'uso, perché consentono anche all'utente più inesperto di mettere rapidamente insieme una presentazione completa di grafica e altri elementi visivi. Se devi condividere informazioni statiche come un piano o materiali che non subiranno variazioni, un programma di presentazione come PowerPoint rappresenta un metodo efficace per condividere i dettagli.

Tuttavia, se hai la responsabilità di presentare informazioni in rapida evoluzione o parametri aggiornati su base regolare, che siano aggiornamenti settimanali o report mensili, probabilmente conoscerai bene le difficoltà di dover aggiornare una presentazione, in particolare se i dati provengono da diverse fonti. Ci saranno problemi di controllo delle versioni, cifre o contenuti formattati in modo incoerente, e il tuo team potrebbe incontrare delle difficoltà ad analizzare correttamente i dati. Le informazioni possono diventare rapidamente datate e i dati inseriti in una presentazione spesso diventano obsoleti non appena vengono aggiunti in uno slide show.

Alla luce di queste difficoltà, cosa fare quando si devono presentare questi aggiornamenti e informazioni ai vertici dirigenziali, o semplicemente al tuo team?

Usare le dashboard Smartsheet per i dati in tempo reale

Se sei incaricato di svolgere meeting settimanali di aggiornamento o di illustrare lo stato dei meeting aziendali ai vertici, oppure di presentare i dati ai team esecutivi o ad altri gruppi della tua organizzazione, fornire dati accurati e in tempo reale è la chiave per mantenerli informati così che possano rispondere velocemente a situazioni mutevoli e dinamiche. Il modo migliore per riuscirci è usare le dashboard Smartsheet.

L'operazione più impegnativa da cui partire è la configurazione, ossia creare la dashboard in modo che contenga le informazioni necessarie, capire come far emergere e visualizzare i dati, sviluppare diagrammi e organizzare il tutto in una vista che sia chiara e concisa e al tempo stesso visivamente gradevole. Ma, una volta completata, la tua dashboard potrà fungere da elemento fondativo determinante per mantenere tutti al corrente, con un impegno continuo minimo da parte tua, in particolare se devi mostrare dei dati già presenti in Smartsheet.

Adottare un approccio ibrido per gestire un'unica fonte di verità

Se hai una serie di materiali (ad esempio, slide show PowerPoint con i piani annuali, note di riunioni, documenti su procedure e politiche) e devi condividere informazioni e dati in tempo reale (ad esempio, fatturato, andamento dei mercati finanziari), l'uso di una presentazione e di una dashboard nei meeting potrebbe essere l'approccio su misura che fa al tuo caso.

Incorporando la tua presentazione nella dashboard, puoi creare un'esperienza impeccabile per gli stakeholder offendo un unico punto che contiene tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Carica la tua dashboard e da qui accedi alla presentazione in PowerPoint o Keynote e presentala ai destinatari, quindi torna alla dashboard per mostrare i dati e i numeri più aggiornati.

Per i team che lavorano da remoto, inclusi molti lavoratori aziendali nell'attuale clima di pandemia da COVID-19, può essere particolarmente utile adottare un approccio ibrido e mantenere un'unica fonte di verità. Offre infatti ai team un unico punto di consultazione, in modo che tutti siano informati e possano ottenere gli aggiornamenti necessari a svolgere il loro lavoro.

Come decidere cosa usare

Al momento di scegliere tra le dashboard Smartsheet e un programma di presentazione, la strada da percorrere diventerà più chiara se ti poni un'importante domanda:

I dati o le informazioni che devo presentare cambiano con cadenza regolare o frequente?

Se la risposta è affermativa, è probabile che la scelta migliore sia una dashboard.

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